La fattura elettronica è entrata in vigore per le partite iva fin dal luglio 2018 relativamente all’acquisto di carburanti, indipendentemente che tu abbia un’auto, un veicolo commerciale o un tir.
Per fare chiarezza, la fattura elettronica sostituisce quella che prima era la scheda carburante, essendo un documento con valore fiscale che il gestore della stazione di servizio emette nel momento in cui ti rechi a pagare il rifornimento.
Il numero di targa può venire riportato per facilitare la tracciabilità ma la Agenzia delle Entrate non ne obbliga la specifica.
L’innovazione comporta sicuramente il rischio di stravolgere in maniera radicale il modo di operare dei titolari di stazioni di servizio e dei possessori di partita iva.
I gestori devono contabilizzare in maniera diversa gli importi pagati da chi acquista carburante se questi sono professionisti.
Parimenti anche chi possiede la partita iva deve aver diritto alla contabilizzazione fiscale delle spese, ma per dedurle dai redditi è richiesto un pagamento con carte di credito o simili al fine di documentare l’importo con la fattura elettronica ricevuta dal punto vendita.
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La fatturazione elettronica per i servizi extra
Molti gestori non hanno solo i carburanti, ma anche la vendita di olio motore, accessori per l’auto e lavaggio carrozzeria. In questi casi il costo dei servizi di cui ti avvali deve essere conteggiato nel totale del documento elettronico, anche se non vi è l’obbligatorietà.
In pratica se ti rechi solo a comprare i tergivetro nuovi per la tua auto, la fatturazione elettronica non è obbligatoria, ma se al tempo stesso fai anche carburante ecco che l’intero corrispettivo deve comparire nel documento.
Come si emette la fattura elettronica
Il metodo di emissione della fattura elettronica ricalca in tutto e per tutto quello già utilizzato per la pubblica amministrazione. Nello specifico, l’emissione si compone di due fasi:
1) l’esercente trasmette i dati al sistema di interscambio.
2) l’esercente riceve la fattura in formato elettronico.
Gli scambi avvengono attraverso la posta certificata oppure direttamente dal web attraverso il portale dell’Agenzia delle Entrate.
Metodi alternativi molto diffusi sono contenuti nelle varie App per smartphone dedicate e in appositi software per computer (Legaldesk, ad esempio, il gestionale per gli uffici legali, è in grado di gestire in maniera semplice e intuitiva la fatturazione elettronica delle tue prestazioni professionistiche).
L’emissione vera e propria della fattura elettronica avviene nel momento in cui il sistema ha verificato con successo tutti i controlli eseguiti e nel momento in cui il documento arriva al destinatario, il mittente riceve una notifica di recapito.
Da questo istante in poi il documento è rivestito della sua ufficialità. La notifica può essere intesa come negativa qualora il controllo abbia ravvisato una anomalia nei dati trasmessi dall’esercente, il qual dovrà prodigarsi per la correzione e la rettifica.
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Il recapito della fattura del carburante
La fatturazione elettronica avviene con la compilazione di un file predefinito in formato XML, unica possibilità ammessa dal sistema. Per avere veridicità, il documento deve essere firmato digitalmente dal gestore e deve essere mandato al sistema entro il giorno in cui si è verificata la prestazione (l’acquisto di carburante da parte del cliente) e quindi viene emessa fatturazione.
Il processo non varia rispetto a quanto descritto, tranne nel caso in cui la compagnia petrolifera abbia messo a disposizione dei clienti una applicazione per smartphone, oppure attraverso il web.
In questo caso il tempo di ricezione può variare leggermente, anche sulla base dell’indirizzo di posta elettronica utilizzato dal cliente. Al fine di proteggere sia il gestore che il titolare di partita iva, il sistema genera sempre in automatico un duplicato in modo che eventuali problemi di natura tecnica non possano inficiare più di tanto la trasmissione dei documenti.
All’interno del documento, oltre ai dati relativi alla ragione sociale aziendale, devono essere inserite le informazioni relative alla quantità del carburante acquistato, la qualità e la tipologia.
I casi particolari della fatturazione elettronica carburante
E’ ovviamente impensabile che sia sempre il titolare a richiedere la fattura elettronica dato che potrebbe capitare che questo non usufruisca fisicamente del veicolo. Un furgone, infatti, potrebbe essere guidato anche da un dipendente.
In questo caso la fattura elettronica può essere richiesta dal guidatore per conto dell’azienda per la quale lavora a patto che abbia sostenuto il pagamento con una sua carta di credito personale (per la quale poi riceverà rimborso). Deve però risultare la tracciabilità dei rimborsi dall’azienda al dipendente.
Anche in caso di utilizzo di buoni carburanti o carte ricaricabili per effettuare il pagamento di benzina o gasolio la fatturazione elettronica è obbligatoria, ma unicamente per i casi in cui tali strumenti di pagamento siano classificabili come monouso.
Esistono infatti carte o buoni che consentono non solo l’acquisto di carburante, ma anche di servizi accessori quali lavaggi, tergicristalli e olio motore. In caso di carte multi utilizzo la fatturazione elettronica non è obbligatoria.
Le esclusioni ammesse
Attualmente la fatturazione elettronica in realtà riguarda solo alcuni carburanti, quali benzina e diesel, mentre sono esenti gpl, metano e carburanti alternativi. Questi saranno soggetti alla nuova procedura a partire da gennaio 2019.
Allo stesso modo, sono esentati dalla fattura elettronica i rifornimenti di impianti di riscaldamento, di gruppi elettrogeni e di rasaerba (o eventuali strumenti simili).
Altra esclusione riguarda gli imprenditori con partita iva che appartengono al regime de minimis o a forfet.
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Cosa deve fare il cliente
Per ricevere la fattura elettronica il cliente deve innanzitutto informare il gestore della stazione di servizio delle volontà di avere il documento sotto forma elettronica (l’esercente non può sapere se tu hai partita iva se non glielo comunichi) e pagare obbligatoriamente con la carta di credito (o di debito).
Ma non finisce qui, dato che è necessario che venga comunicato al gestore l’indirizzo della posta elettronica certificata ove lui possa mandare la fattura elettronica. Sarà lo stesso benzinaio che andrà a compilare i dati inserendo l’indirizzo pec nel campo apposito del modello che dovrà in seguito trasmettere al sistema dell’Agenzia delle Entrate.
Infine è necessario effettuare quella che viene chiamata identificazione, ovvero attribuire il codice formato da 7 caratteri che dovrà essere comunicato al gestore ai fini della compilazione del documento elettronico.
Preparare l’apparato tecnologico
L’obbligatorietà definitiva della fatturazione elettronica la si avrà a partire dal gennaio 2019 e darà modo a tutte le aziende e le ditte individuali (professionisti idraulici, elettricisti e altri possessori di partita iva) di poter pagare i loro rifornimenti ai veicoli adibiti all’utilizzo per la professione, attraverso la fattura elettronica.
La domanda che molti si stanno ponendo è se il tessuto imprenditoriale e le stazioni di servizio siano preparate o meno a questa evoluzione che è vista, ancora oggi, come una complicanza gratuita per le imprese.
Le varie associazioni di categoria hanno chiesto, qualche mese fa, la proroga per dare tempo alle aziende di attrezzarsi con gli strumenti tecnologici consoni alla pratica. Per questo, il secondo semestre del 2018 è stato di transizione a quello che avverrà a partire dal giorno 1 gennaio 2019.
L’impatto sulle imprese potrebbe essere più complicato del dovuto. L’iter è davvero complesso. L’azienda venditrice compila la fattura elettronica e la invia all’Agenzia delle Entrate mediante il sistema. La stessa Agenzia verifica l’esattezza della compilazione e se tutto corretto manda il documento all’azienda acquirente intestataria della fattura, ma nel contempo invia una notifica all’esercente informando che il destinatario ha ricevuto la fattura.
Il pericolo è che in un Paese tradizionalista come quello italiano, i meccanismi richiedano un po’ più di tempo per essere oliati nel migliore dei modi e si possano manifestare delle difficoltà.
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L’importanza del software e della piattaforma
Le aziende dovranno dotarsi di un programma online per poter gestire la mole di lavoro che richiederà la compilazione e l’emissione delle fatture elettroniche.
Ci sono software semplici che svolgono il minimo indispensabile richiesto, il compito più semplice e comunque efficace per il rispetto della normativa, altri invece si presentano più completi e in grado di offrire al cliente possibilità differenti.
Un esempio è avere a disposizione un sito che oltre al servizio di fatturazione elettronica possa dare la possibilità di gestire online il magazzino, oppure di rilasciare dei report trimestrali (o addirittura mensili) sull’andamento del fatturato in base alle fatture elettroniche emesse e ricevute.
Le imprese dovranno prendere accordi con chi tiene loro la contabilità (il commercialista) per poter meglio avere un piano operativo ordinato e omogeneo. Ci sono programmi che costano pochissimi euro al mese, altri che invece richiedono un esborso un po’ più rilevante, anche se mediamente non si superano i 28-20 euro mensili per un sistema già abbastanza completo e capace di aiutare l’utente a ricavare dati importanti e indicanti l’andamento delle vendite aziendali.
Non solo quindi carburanti, ma qualsiasi cosa possibile per una piccola e media impresa e possessori di partita iva.
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Come Legaldesk può aiutare l’avvocato professionista
Legaldesk è il software in grado di gestire in tutto e per tutto uno studio legale, semplificando l’organizzazione e la pianificazione. Lavorando tramite computer (ma anche tramite app) è semplice tenere sotto controllo gli appuntamenti e le pianificazione delle spese, la compilazione di parcelle e, appunto, delle fatture.
Il software è compatibile con i cloud principali (alcuni software per la fatturazione elettronica lavorano proprio con il cloud), con i programmi di posta elettronica più diffusi e consente la lettura e la gestione generale della posta elettronica certificata.
Inoltre con Legaldesk è possibile gestire l’anagrafica clienti e le partite iva. Si gestiscono le attività contabili, le fatture e si possono completare modelli pre compilati.
Grazie alle potenzialità di questo gestionale, affrontare il cambiamento è più semplice. Prepararsi alla fatturazione elettronica, con Legaldesk, per gli avvocati è più facile.
