Processo Civile Telematico: definizione
Il Processo Civile Telematico è l’insieme dei servizi di deposito e di notifica degli atti giudiziari svolti per via telematica, nonché l’insieme di tutte le operazioni di cancelleria effettuate con lo stesso metodo. Il suo acronimo è PCT ed è attualmente previsto dall’ordinamento giuridico italiano.
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Le fasi della rivoluzione della giustizia in Italia
L’introduzione di un sistema di invio e deposito degli atti per via telematica, nonché la possibilità di svolgere le procedure di cancelleria di base da remoto, è una naturale evoluzione dell’organizzazione giuridica, che si apre alle nuove tecnologie. Il mondo cambia e la tecnologia diventa sempre più uno strumento al servizio della società.
In realtà, l’idea di introdurre le innovazioni tecnologiche nel mondo della giustizia non è così recente ma deriva da una prima rivoluzione attuata quasi vent’anni fa, alla fine degli anni Novanta, agli albori dei sistemi di comunicazione e di trasmissione telematici.
Infatti, il dispositivo di modifica delle procedure è contenuto nella Legge 59/97: all’articolo 15 della suddetta, infatti, si conferisce pieno valore a tutti gli atti della Pubblica Amministrazione trasmessi per via telematica, aprendo le porte per una rivoluzione sostanziale nel mondo della burocrazia.
L’intento di questa decisione era quello di sveltire e semplificare i processi burocratici del nostro Paese, eliminando le lunghe attese agli sportelli e alleggerendo il compito dei cancellieri e degli impiegati. In questo modo si è dato il via alla grande opera di digitalizzazione, che ancora non si è conclusa, ma che ha permesso alla Pubblica Amministrazione di risparmiare diversi miliardi di euro.
Questo dispositivo è stata la base per la digitalizzazione di numerosi procedimento e rappresenta anche le fondamenta della rivoluzione digitale giudiziaria, che tuttavia si è concretizzata solo 4 anni dopo con il d.p.r. 123/2001.
Con questo Decreto, il Presidente della Repubblica ha regolamentato l’utilizzo degli strumenti informatici e telematici in ambito giudiziario, con particolare riferimento al processo civile, amministrativo e per i contenziosi che si svolgono presso la Corte dei Conti.
Il d.p.r. 123/2001 ha posto i paletti per la rivoluzione, che si è tuttavia compiuta definitivamente con gli emendamenti successivi, fino al momento in cui alcune pratiche burocratiche giudiziarie telematiche sono state rese definitivamente obbligatorie a partire dal 30 luglio 2014.
Le tappe dell’introduzione del Processo Civile Telematico
Il percorso non è stato semplice. E’ stata necessaria una prima fase di test, condotta nel 2006 dopo diversi rinvii, che ha evidenziato tutte le lacune di un procedimento ancora inadatto a sopportare l’enorme carico di lavoro della giustizia italiana. Inoltre, vennero rilevate anche diverse lacune nella regolamentazione degli standard di redazione degli atti, il che causò un enorme caos nella burocrazia giuridica italiana ma siamo in Italia ed era quanto meno prevedibile che succedesse un fatto simile.
La regolamentazione e i nuovi standard furono introdotti solo nel 2008 ma l’attesa è stata giustificata da una massiccia opera di cambiamento e semplificazione che ha, effettivamente, portato a un miglioramento netto al procedimento tecnico di redazione degli atti e di fruizione dei servizi telematici.
A quel punto, la sperimentazione e l’attuazione del Processo Civile Telematico in Italia erano pronte a partire in tutti i tribunali del Paese e non solo in quelli pilota, fino a giungere all’obbligatorietà alla fine del giugno 2014, dopo un lungo susseguirsi di decreti e modifiche.
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Il concetto di obbligatorietà del Processo Civile Telematico
Una volta partita, la rivoluzione non può essere fermata. E’ un concetto valido per qualsiasi settore, tanto più in un macchina perfetta come quella giuridica o che, si presume, dovrebbe essere perfetta. Per evitare la nascita di una situazione ancor più confusionaria per i funzionari delle cancellerie, in cui una parte degli atti giunge sotto forma cartacea e una per via telematica, è stato necessario inserire l’obbligatorietà del Processo Civile Telematico, rendendo nulli tutti i documenti giunti presso le cancellerie in forma diversa.
Pertanto, così come disposto dal d.l. 179/2012 e confermato dal d.l. 90/2014, i difensori delle parti costituite a processo civile devono necessariamente provvedere all’inoltro telematico di tutti gli atti processuali e dei documenti allegati entro i termini stabiliti dai giudici, pena l’invalidità degli stessi.
Le funzioni del Processo Civile Telematico
Fatte le doverose premesse sugli aspetti burocratici e legislativi del Processo Civile Telematico, con le conseguenti implicazioni dello stesso sul sistema giuridico italiano, ovviamente l’impiego di software per il Processo Civile Telematico favorisce anche il tuo lavoro e quello di tutti gli operatori del settore.
Nello specifico, infatti, gli avvocati e i consulenti tecnici chiamati dalle parti, oltre a procedere con il deposito digitale di atti e documenti, possono consultare gli stessi via Internet, mediante autenticazione univoca. Ogni avvocato, infatti, è in possesso di una chiave d’ingresso univoca ai server dei tribunali italiani, che dovresti avere sempre con te e non cedere mai per nessun motivo, nemmeno ai colleghi. Ogni documento che viene lavorato presso la cancelleria di un singolo palazzo di giustizia confluisce in un archivio digitale unico che può essere consultato esclusivamente se si è in possesso dei codici di accesso.Per via telematica possono (e devono) essere inoltrate anche le perizie da parte dei tecnici e dei periti per ogni tipologia di processo e di rito (anche penale). Non devono essere inoltrate telematicamente le perizie richieste in Corte d’Appello e in Corte di Cassazione, perché per questo grado di giudizio non è stata ancora stabilita l’obbligatorietà.
Particolare rilevanza ha il Processo Civile Telematico anche per le parti in causa, che possono accedere ai registri del tribunale limitatamente al processo che li vede protagonisti ed esclusivamente per quanto riguarda gli atti di parte.
Grazie alle funzionalità del Processo Civile Telematico, i difensori e le parti in causa ricevono le notifiche e le comunicazioni dal tribunale direttamente mediante sulla loro casella di posta certificata, senza recarsi presso le cancellerie.
I legali possono procedere anche al pagamento delle tasse e delle spese processuali per via telematica utilizzando uno strumento di pagamento digitale riconosciuto e valido. La ricevuta di pagamento è un documento digitale che dev’essere conservato come prova da esibire su richiesta o in caso di contestazione.
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Come fare per utilizzare gli strumenti del Processo Civile Telematico?
Ovviamente, ogni studio legale deve dotarsi di una connessione Internet sicura e affidabile, possibilmente protetta dall’attacco di hacker. Al giorno d’oggi, è impensabile che uno studio legale non abbia una connessione web e un computer, da qui passa gran parte del lavoro degli avvocati moderni. Quanti computer ci sono nel tuo studio?
Per la fruizione dei servizi del Processo Civile Telematico, però, sarebbe preferibile anche l’impiego della banda larga: ti sarai accorto che le connessioni sono sempre più affollate e questo causa inevitabili rallentamenti che possono influire sul tuo lavoro, soprattutto quando ti trovi a dover inviare fascicoli molto voluminosi.
Inoltre, utilizzare una rete sicura mette al riparo i dati che lo studio legale scambia con il tribunale e assicura una fruizione corretta dei servizi di PCR.
Per la redazione degli atti basta essere in possesso di uno dei tanti programmi di videoscrittura ma per digitalizzare gli atti dovrai essere in possesso anche di uno scanner. Questo è l’unico sistema che un avvocato o un perito ha a sua disposizione per convertire un documento cartaceo in digitale, unico formato valido per l’invio telematico.
Questi sono gli strumenti di base che puoi reperire facilmente e che rappresentano le dotazioni minime che un avvocato dovrebbe possedere per lo svolgimento del suo lavoro.
Tuttavia, tutto questo non è sufficiente ed è necessario che ti procuri anche strumenti specifici per la corretta fruizione dei sistemi del Processo Civile Telematico.
Entrando nel dettaglio della questione, tutti i documenti e gli atti che devono essere inoltrati al tribunale competente per via telematica devono essere sottoscritti, alla pari di quelli consegnati sotto forma cartacea. Per fare ciò, devi essere in possesso di un dispositivo per la firma digitale che contiene tutte le chiavi di autenticazione e i certificati della firma, unico sistema riconosciuto per dimostrare la proprietà degli atti inoltrati. Quello stesso sistema di autenticazione (solitamente sotto forma di pendrive o scheda magnetica) è anche la chiave per accedere ai server del tribunale, ed l’unico metodo di riconoscimento dal sistema giudiziario.
Un altro strumento indispensabile per utilizzare i servizi del Processo Civile Telematico è la casella di posta elettronica certificata, la cosiddetta PEC, che da qualche anno è diventata obbligatoria per tutte le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, sia che provenga da privati che da professionisti.
Sei stato obbligato qualche anno fa ad aprirne una e la peculiarità di questa casella di posta elettronica, che nei fatti funziona come una casella mail tradizionale e non richiede competenze differenti, sta nelle modalità con le quali il messaggio viene inoltrato al destinatario, ossia protetto e criptato con certificati particolari che rendono questo tipo di comunicazione del tutto assimilabile a una raccomandata postale tradizionale, col vantaggio che è gratuito, non occorre recarsi alle poste e la consegna è immediata. Quindi, l’invio degli atti e dei documenti nell’ambito del Processo Civile Telematico deve avvenire esclusivamente mediante posta elettronica certificata, pena l’invalidamento.
Inoltre, così come per la spedizione postale vengono utilizzate le buste di carta specifiche, allo stesso modo per l’invio dei documenti e degli atti per via telematica, il Processo Civile Telematico prevede l’impiego di una busta telematica, un agglomerato di file e del documento datti atto in XML che include tutto il contenuto. Devono essere create con programmi specifici facilmente reperibili sul mercato. Queste buste presentano anche un indice e il certificato della firma digitale.
Infine, l’aspetto forse più importante del Processo Civile Telematico riguarda l’accesso al PDA, la struttura che fa capo direttamente al Ministero della Giustizia e che consente l’accesso agli atti e ai documenti esclusivamente ai soggetti autorizzati alla consultazione. Grazie al PDA è possibile accertare che il soggetto sia effettivamente autorizzato all’accesso mediante il certificato di autenticazione. Avvocati, praticanti e figure legate all’ambito giuridico possono richiedere l’accesso al PDA in uno degli sportelli autorizzati e riconosciuti dal Ministero della Giustizia.
Conclusioni sul Processo Civile Telematico
L’introduzione del Processo Civile Telematico in Italia, sebbene sia stata accompagnata dall’inevitabile strascico di polemiche nella sua fase di avvio, è senza dubbio una delle riforme più importanti apportate al nostro sistema giuridico. I vantaggi sono indubbi per tutte le parti coinvolte in un contenzioso giudiziario, perché si possono accorciare i temi dei procedimenti e le lungaggini burocratiche che caratterizzano la nostra PA sono state in parte ampiamente snellite dalla lunga serie di servizi offerti al PCT.
Ovviamente, è un sistema ancora in evoluzione che richiede diversi perfezionamenti e modifiche per migliorare la fruibilità ma è comunque un metodo funzionale e pratico per accedere a gran parte dei servizi del nostro sistema giuridico.
Se sei un avvocato di lungo corso, che ha conosciuto il sistema giudiziario prima dell’introduzione dell’obbligatorietà e i sistemi telematici, hai certamente notato le sostanziali differenze con il passato, hai sicuramente apprezzato lo snellimento delle procedure e tutti i benefici che la digitalizzazione del sistema e l’introduzione del Processo Civile Telematico hanno portato nel tuo lavoro.
