Software per l’avvocato: vuoi evitare di fare 7 errori grossolani?
Quando hai iniziato a lavorare lo hai fatto consapevole del fatto che avresti dovuto faticare parecchio per fare carriera, ma tu sei una persona ambiziosa e non ti sei mai risparmiato.
Ora hai uno studio elegante, dei dipendenti, lavori a pieno ritmo e sei soddisfatto della tua vita. Tanto lavoro, fortunatamente, e poco tempo libero. Così, dopo aver parlato con alcuni dei tuoi colleghi, ti sei finalmente deciso a ottimizzare il tuo lavoro.
Per questo hai deciso di sfruttare la tecnologia, ma da che parte cominciare? Ci sono dei software che possono davvero cambiarti la vita, ma devi scegliere con attenzione. Ecco i 7 errori che un avvocato (ma non solo!) solitamente fa quando deve scegliere un software che lo aiuti nella gestione del lavoro.
1. Hai i documenti solo sul tuo PC, niente backup e niente disponibilità fuori studio
Un errore che gli avvocati compiono molto spesso è quello di cercare la soluzione più semplice per il problema più semplice, finendo poi per rendere difficile il problema con una soluzione che di semplice ha davvero poco, insomma, si complicano la vita. Esempio: studio condiviso, supporto di archiviazione condiviso. Disastro imminente: un disco si rompe. Addio lavoro di mesi.
Eh già, questo capita più spesso di quanto tu possa credere, per cui se anche tu stai usando un sistema di archiviazione e backup con dei dischi esterni, pensaci. Sai cosa stai rischiando? Virus, disfunzioni, anomalie, tutte cose che possono mandare in fumo mesi, se non anni, di lavoro. Eppure tu e i tuoi colleghi pensavate che fosse tutto molto sicuro. Sbagliato.
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2. Non hai tutte le funzioni che ti servono
Parliamoci chiaro, quando troviamo dei software gratis o free da scaricare e da utilizzare online, il nostro cervello ci fa i complimenti (e non negarlo!). Ti senti figo perché caspita, hai trovato un programma che ti permette di fare alcune cose e non paghi niente. Ma ne sei davvero sicuro? Tu sei un avvocato, e sai perfettamente che al 90% significa promozione, e che promozione, molto spesso, significa che ti verrà dato un qualcosa per un periodo limitato, o con funzioni limitate.
Adesso ti chiedo solo di immedesimarti in questa situazione: hai trovato un software che ti consente di gestire, per esempio, l’importazione di pratiche dal Polisweb. Pazzesco, in un click fai quello che di solito impieghi almeno un’ora e mezza a fare fisicamente. Felice e gongolante inizi a utilizzare il software e tac! Dopo una settimana felice ti chiede di abbonarti. Addio programma free, era solo una promozione. Peccato.
Un’altra cosa che ti può capitare, invece, è quella di trovare un programma che ti sembra perfetto, ma poi quando lo vai a utilizzare ecco un trionfo di scritte in grigio, quelle “incliccabili” che tu le guardi e ti viene voglia di lanciare il tablet o il laptop dalla finestra. Cioè, tu sai che li c’è un qualcosa di strafigo che potevi utilizzare, ma che in questa versione free non puoi, se vuoi usarla devi pagare! Perché , davvero , senza se e senza ma, non c’è quasi niente.
3. Il software non si integra con altri sistemi
Un altro errore che un avvocato fa abbastanza spesso è quello di cogliere al volo la prima occasione che capita con la convinzione che sia il colpo di genio dell’anno. Purtroppo però non è così. Pensa per esempio al momento in cui trovi sul web un software free, ti accelera il battito, e senza pensarci troppo: click! Hai cliccato su download senza nemmeno contare fino a tre. Installazione ok, e vai, hai un programmino niente male che ti aiuta a gestire gli impegni e dici poco?
Ok, ora però devi caricare dei documenti che hai su Google Drive). E devi anche sincronizzare il calendario. Bene, inizi a esportare e ti accorgi che i due sistemi non sono compatibili, in poche parole non puoi interagire con gli altri sistemi. Che bella notizia! E la convenienza? E pensare che avevi fatto un bell’affare.
Allora pensi che questo è accaduto perché hai scaricato un programma gratuito, del resto non si può avere tutto. E su, spendiamolo qualche euro, e compri un software che ti hanno detto è perfetto, ha tutto e sì, si integra come deve con tutti gli altri sistemi. Poi vai a scaricare gli aggiornamenti e non si aggiorna. Un altro buco nell’acqua.
4. L’assistenza non c’è o non è preparata
Attento a questo punto, perché è fondamentale: un buon programma senza una buona assistenza non è un buon programma. Immagina che tu non riesca a fare qualcosa e hai bisogno urgente di un aiuto, ma non riesci a contattare l’assistenza.
Mandi una mail e chissà quando ti rispondono, oppure trovi finalmente il numero di telefono e scopri che è a pagamento, morale: avresti speso meno con un software più caro, ma che ti mette a disposizione un servizio di assistenza funzionale. Quindi questo è un aspetto che non puoi assolutamente valutare in modo superficiale.
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5. Il programma è lento o diventa sempre più arretrato
Una delle catastrofi preannunciate dei software economici è che nascondono sempre, o quasi sempre, l’inghippo. Ricorda sempre, tu hai quello che paghi. Il rischio quindi è che il programma non funzioni bene. Hai presente quanto è bello quando stai facendo un lavoro urgente e ti serve un dato, ma il software s’inceppa e tu guardi lo schermo immobile del PC, o del tablet, senza poter fare altro che riavviare?
Ti serve una cosa del genere? Ovviamente no, perché non solo un programma inefficace non ti aiuta, ma ti rallenta il lavoro creandoti ulteriori problemi che diversamente non avresti avuto, e tu, ormai, non puoi fare altro che disinstallare il programma e acquistarne uno che paghi, ma che è davvero efficiente e funzionale.
6. Il software non è aggiornato: rimane all’età della pietra
Questo è un problema che molto spesso viene sottovalutato. Trovi un bel programmino, spendi poco, e poi scopri solo in seguito che non avrai mai aggiornamenti. Ma perché? La motivazione più frequente è che si tratta di un programma che è solo una parte di quello che è il prodotto di punta dell’azienda, una specie di prototipo, che quindi viene venduto a un prezzo molto basso, o addirittura gratuito, per far conoscere il prodotto sul quale l’azienda sta investendo. E tu, dato che non puoi aggiornare, ma quel programma ti piaceva, sei indotto all’acquisto.
Non hai accesso dal telefono: vuoi una Ferrari, o una 126 scassata?
Oggi siamo sempre più in movimento. Ci spostiamo con frequenza e dobbiamo avere necessariamente tutto a portata di mano. Pensa di essere in viaggio. Un collega ti chiama e ti dice che ha bisogno di un determinato documento nell’immediato, oppure ti contatta un cliente e hai bisogno di visionare la sua pratica. Hai il tuo smartphone hi-tech, ma il programma che stai utilizzando non è mobile(o responsive) e tu non riesci a visualizzare correttamente la documentazione che ti occorre. Questo è gravissimo perché è come se avessi un’auto sportiva che va a 50 km orari.
Dopo aver visto questi 7 punti ti sarai fatto un’idea del perché ti serve assolutamente un software all’altezza del tuo lavoro e dei tuoi impegni, un gestionale come LEGALDESK che ti permette di avere sempre tutto a portata di mano, un ufficio in tasca ovunque ti trovi e che ti consenta di lavorare bene sempre, senza se e senza ma, al giusto prezzo.
Ricapitoliamo tutti i punti:
- hai i documenti solo sul tuo PC, niente backup e niente disponibilità fuori studio
- non hai tutte le funzioni che ti servono
- il software non si integra con altri sistemi
- l’assistenza non c’è o non è preparata
- il programma è lento o diventa sempre più arretrato
- il software non è aggiornato: rimane all’età della pietra
- non hai accesso dal telefono: vuoi una Ferrari, o una 126 scassata?
Sei sicuro di voler correre tutti questi rischi e di perdere un sacco di tempo? Quando qualcosa è , spesso la paghi molto, molto di più.
