Salvare un PDF firmato digitalmente per preservare il valore legale


I PDF consentono di procedere con la firma digitale di ogni genere di documento. Questo è, senza alcun dubbio, un vantaggio notevole che mette a disposizione solo questo formato

Che le nuove tecnologie abbiano letteralmente rivoluzionato il nostro vivere quotidiano è cosa nota. Ad essere ben noto è anche il fatto che proprio le nuove tecnologie hanno consentito di rendere molto più sicuro ogni genere di rapporto tra privati, aziende ed enti pubblici.

Proprio le nuove tecnologie, infatti, offrono la possibilità di mettere al sicuro i propri dati, ricorrendo a particolari soluzioni che, oltre ad essere sicure, sono facili da utilizzare. Uno di questi è, ad esempio, la firma digitale che, com’è noto, conferisce valore legale ad ogni genere di documento.

Un aspetto da non trascurare riguarda il fatto che proprio la firma digitale offre la possibilità di trattare ogni genere di documento come se avessimo a che fare con un atto sottoscritto in maniera tradizionale. Ma vediamo di scendere più nel dettaglio e di capire quale è il valore legale di un documento PDF firmato digitalmente

Firma digitale PDF: ecco cosa c’è da sapere

Firma digitale PDF: ecco cosa c’è da sapere

Prima di entrare nei particolari del PDF e della firma digitale voglio dirti come mantenere il valore legale se vi è la necessità di cambiare il nome ad un PDF.

Un "trucco", diciamo così, per permetterti di mantenere l'impronta nei file PDF di chi l'ha creato, è quello rinominare il file utilizzando la funzione rinomina. Questa funzione non modifila la struttura del file cosa che accade invece con la funzione salva con nome anche se non si cambia minimamente il contenuto del file.

In questo modo si preserva la firma ed il valore legale del file.

Se ti stai chiedendo quale sia l’effettivo valore legale di un documento salvato in PDF e firmato digitalmente vuol dire che hai un minimo di competenze in fatto di nuove tecnologie e, dunque, sai che attraverso il formato PDF si ha la possibilità di procedere, appunto, con la firma digitale il file in questione.

A tale riguardo, è bene tenere conto del fatto che proprio i formati PDF risultano essere particolarmente sicuri. Entrando più nello specifico, il PDF offre la possibilità di utilizzare i documenti in questione in maniera del tutto sicura sia ricorrendo alla firma digitale che, in alternativa, alla cosiddetta crittografia.

Per quanto riguarda la crittografia, essa viene messa a disposizione da ogni genere di software PDF attualmente in commercio e, tra l’altro, è utile sottolineare che sono presenti anche versioni cosiddette freeware. La crittografia, è fondamentale fare un rapido excursus in modo tale da chiarirsi le idee a riguardo.

Proprio la crittografia, infatti, è caratterizzata da due diverse tipologie, quella a 40 bit e quella a 128 bit. In entrambi i casi, si ha la possibilità di godere di una sicurezza non indifferente basata, com’è noto, su particolari algoritmi che mantengono del tutto integri i vari files.

Ma passiamo alla firma digitale e al suo valore legale. I PDF, copme detto poco sopra, consentono di procedere con la firma digitale di ogni genere di documento. Questo è, senza alcun dubbio, un vantaggio notevole che mette a disposizione solo questo formato.

Grazie alla firma digitale si ha la possibilità di procedere con la verifica dell’identità di colui che ha proceduto a sottoscrivere il documento in questione.

Inoltre, si ha anche l’opportunità di avere la certezza del fatto che il PDF non abbia subito alcun genere di modifica dopo aver apposto la firma, cosa che, invece, potrebbe accadere con formati tra cui, ad esempio, il Doc.

Alla luce di ciò, non è assolutamente difficile riuscire a capire il motivo per il quale il PDF venga considerato così sicuro rispetto ad ogni altro genere di formato. 

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Tipologie di firme digitali

Per quanto riguarda le firme digitali che possono essere apposte in un PDF è bene tenere conto del fatto che esse possono essere sia visibili che invisibili.

Le firme visibili non sono altro che firme che vengono visualizzate all’interno del documento e che, volendo, possono essere identiche alla propria firma tradizionale o, al contrario, possono essere rappresentate da un logo, un timbro o ogni altro genere di simbolo.

In merito, invece, alle firme invisibili, esse non vengono visualizzate all’interno del documento ma sono comunque molto sicure e, soprattutto, possono essere facilmente visualizzabili. Inoltre, è bene tenere conto del fatto che le firme invisibili hanno il medesimo valore di quelle visibili.

Nulla, dunque, cambia tra l’una e l’altra tipologia di firma se non la palese volontà di far vedere o meno l’apposizione della stessa all’interno del documento che si intende sottoscrivere e mettere in sicurezza.

Come utilizzare la firma digitale

Come utilizzare la firma digitale

Un aspetto molto importante della firma digitale vede protagonista la sua facilità di utilizzo. Se hai intenzione di apporre la firma digitale ad un particolare documento devi, per prima cosa, procedere con la creazione di un apposito file chiamato Digital ID.

Questo file dovrà, poi, essere utilizzato per procedere con la firma e se ne dovrà conservare il certificato attraverso il quale si ha la possibilità di controllare l’autenticità della firma.

Proprio il certificato, infatti, deve essere inserito all’interno del documento in questione in modo tale da garantire la massima sicurezza. Il certificato a sua volta non è altro che un file che viene creato dall’utente e che serve alle terze parti di controllare che la firma sia autentica.

Nel caso in cui non avessi la possibilità di procedere con la creazione di un Digital ID, potrai richiedere ad una Certification Autority di procedere per tuo conto. In questo secondo caso, è bene che tu sappia che si tratta di una procedura decisamente molto semplice oltre che sicura.

In buona sostanza, è come se decidessi di firmare un documento al cospetto di un notaio. Nell’eventualità in cui, poi, avessi necessità di ancora più sicurezza potrai associare al Digital ID un dispositivo hardware come, ad esempio, una comunissima smart card.

Così facendo, solo chi entrerà in possesso di tale smart card avrà la possibilità di procedere con l’apposizione della firma in questione.

Un aspetto da non trascurare riguarda, poi, il fatto che per riuscire ad apporre la firma è necessario che nel PDF sia presente l’apposito campo che può essere creato solo attraverso l’utilizzo di un particolare software.

Come avrai avuto modo di capire, dunque, per firmare un documento in PDF in maniera digitale devi, per prima cosa, andare alla ricerca dei giusti strumenti in modo tale da procedere in maniera agevole e senza troppi passaggi.

Un ultimo dettaglio che non deve essere trascurato riguarda, infine, le differenze tra la firma di approvazione e quella di certificazione.

Per quanto riguarda la firma di approvazione, essa serve per procedere, appunto, con l’approvazione di un documento come, ad esempio, un contratto. Nel secondo caso, invece, la firma viene utilizzata per certificare l’autore del documento in questione.

In pratica, la firma di certificazione serve per garantire l’integrità del documento e chiarire eventualmente quali possono essere le modifiche da effettuare.

A questo punto, ti sarà chiaro il fatto che il PDF è uno strumento decisamente molto sicuro e utile per chi ha deciso di optare per la soluzione della firma digitale.

Sul mercato, però, sono presenti anche altre alternative come, ad esempio, il P7M, l’IRM e la famosissima PEC.

A questi punto, se sei tra coloro che hanno necessità di sottoscrivere un documento informatico non devi fare altro che andare alla ricerca della soluzione che fa al caso tuo, partendo dal presupposto che il PDF è, di sicuro, l’alternativa migliore per riuscire a mettere al sicuro ogni genere di documento in maniera semplice e rapida. 

Matteo Migliore - Fondatore di LEGALDESK

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Categoria

Tecnologia



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