Com’è noto, dal 1° gennaio 2019 scatta l’obbligo di fatturazione elettronica fra privati che estende gli standard messi a punto per la Pubblica Amministrazione all’emissione delle fatture tra i titolari di partita Iva.
In quest’ottica, per i professionisti sarà cruciale scegliere un gestionale che permetta loro di gestire efficacemente il flusso di fatture in entrata e in uscita.
La soluzione proposta da LEGALDESK aiuta gli avvocati a generare, trasmettere e conservare le fatture elettroniche in modo semplice e veloce.
Il software appositamente creato per gli studi legali supporta la firma digitale e permette di realizzare preventivi e fatture da inviare al Sistema di Interscambio in conformità alla normativa vigente.
Vediamo come funziona passo per passo la gestione del passaggio alla fattura elettronica per l’avvocato nel 2019.
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Che cos’è la fattura elettronica?
La fattura elettronica è un documento digitale generato attraverso un sistema informatico che permette di emettere la fattura, apporvi la firma digitale, trasmetterla al Sistema di Interscambio (SdI) e conservarla ai fini fiscali.
Il primo passo è stato fatto nel 2015, quando la fattura elettronica è diventata obbligatoria in tutti i rapporti con la Pubblica Amministrazione. Le fatture PA sono strutturate secondo un linguaggio standard XML, firmate digitalmente e conservate a norma di legge per 10 anni in seguito ad apposizione di un’ulteriore firma digitale e di una marca temporale sull’archivio elettronico.
A breve, per effetto della Legge di Bilancio 2018, la fatturazione elettronica diventerà obbligatoria anche nelle relazioni tra privati.
Ciò significa che tutte le prestazioni di servizi e cessioni di beni tra titolari di partita Iva residenti, stabiliti o identificati in Italia dovranno essere documentate tramite emissione di fatture elettroniche.
L’obbligo scatterà dal 1° gennaio 2019, insieme a quello di emissione della e-fattura per cessione di carburanti per autotrazione, con eliminazione della scheda carburante, già previsto per il 1° luglio e posticipato di 6 mesi.
L’unica esclusione all’obbligo di fatturazione elettronica riguarda le piccole partita Iva in regime forfettario o di vantaggio e le operazioni nei confronti di soggetti esteri.
In quest’ultimo caso, è comunque necessario inviare telematicamente i dati riguardanti le fatture entro il quinto giorno del mese successivo a quello di emissione del documento.
Con il termine Fatture B2B si identificano le fatture emesse da un’impresa verso un’altra impresa. Ve ne sono di tre tipi: quelle analoghe alle fatture emesse verso la Pubblica Amministrazione, quelle inviate via EDI, che non devono essere necessariamente contrassegnate con la firma digitale ma devono essere prodotte in formato strutturato e conservate a norma e, infine, quelle “non cartacee”, che non devono essere né firmate né realizzate su formato strutturato.
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Vantaggi della fattura elettronica
Due sono gli obiettivi principali della fatturazione elettronica: contrastare l’evasione fiscale e semplificare gli aspetti burocratici legati ai controlli fiscali.
I documenti prodotti con questo nuovo metodo di fatturazione sono tracciabili e ciò permette di aumentare l’efficienza dei controlli finalizzati al contenimento dell’evasione fiscale.
Oltre a questi vantaggi, c’è anche la possibilità di generare risparmi di risorse pubbliche derivanti dalla semplificazione dell’iter burocratico. Grazie al Sistema di Interscambio, l’Agenzia delle Entrate potrà analizzare i flussi di fatturazione in un lasso di tempo ridotto (3 mesi contro i 18 mesi necessari per la fatturazione cartacea).
Il passaggio alla fatturazione elettronica rappresenta un evidente miglioramento dei processi amministrativi e contabili e un passo fondamentale per portare a compimento il processo di digitalizzazione da parte di tutte le imprese nazionali.
I vantaggi di questa rivoluzione non sono riservati soltanto al fisco italiano ma interessano anche le aziende e i professionisti. I benefici derivano soprattutto dal risparmio in termini di costi amministrativi legati alla riduzione del lavoro manuale e all’eliminazione dell’archivio cartaceo.
La digitalizzazione si riflette positivamente anche sulla qualità dei rapporti con i clienti grazie alla riduzione dei tempi di accertamento dell’arrivo, presa in carico e pagamento delle fatture, nonché alla limitazione degli errori nel ciclo di vita delle fatture.
I vantaggi della dematerializzazione del ciclo amministrativo riguardano sia le grandi imprese sia le piccole partite Iva e rappresentano un’enorme opportunità di risparmio, di aumento dell’efficienza e di miglioramento delle relazioni non solo con gli enti pubblici ma anche tra imprese stesse.
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Fattura elettronica per l’avvocato
Gli ultimi anni hanno visto una forte spinta alla digitalizzazione della Giustizia, e di conseguenza l’utilizzo di strumenti digitali sta diventando una necessità per l’esercizio della professione di avvocato.
Oggi la procedura di consultazione, invio e deposito atti avviene tramite il sistema chiamato Polisweb a cui si può accedere previa iscrizione e tramite software autorizzati. I vantaggi di questo sistema si possono misurare soprattutto in termini di risparmio di tempo grazie alle file evitate in cancelleria.
Per gestire la fatturazione elettronica ci si può avvalere di intermediari abilitati tramite delega oppure di un software gestionale dedicato.
Il programma deve essere in grado di calcolare il totale della fattura, generare il file in formato XML, controllare che non vi siano errori e inoltrare il documento al Sistema di Interscambio gestito dall’Agenzia delle Entrate.
Il gestionale dovrà inoltre permettere la conservazione in digitale delle fatture emesse e ricevute.
I gestionali più evoluti sono quelli che integrano in un’unica piattaforma diversi servizi, compreso quello della fatturazione elettronica.
Uno dei migliori è LEGALDESK, software cloud appositamente creato per gli avvocati. LEGALDESK semplifica la fatturazione elettronica da parte dei professionisti nei confronti della Pubblica Amministrazione (FatturaPA), di imprese, professionisti con partita Iva e consumatori.
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Fattura elettronica per l’avvocato 2019: passo per passo
L’iter di compilazione della fattura elettronica per l’avvocato è più o meno generalizzabile a tutti i gestionali. La procedura per fatturare è la seguente:
1. Redigi la fattura o la nota di credito inserendo i dati nell’apposito form
Per prima cosa procedi con l’inserimento dei dati nel modo più classico possibile. LEGALDESKprovvederà a calcolare l’importo della fattura considerando l’Iva, la ritenuta d’acconto e gli eventuali oneri. In qualsiasi momento, premendo il pulsante “Genera documento”, potrai controllare di aver compilato tutti i campi obbligatori e se ci sono degli errori da correggere. Se il destinatario è un ufficio della Pubblica Amministrazione, la ricerca avviene tramite il meccanismo dell’autocompletamento.
2. Genera il file in formato XML
Il software genera la fattura elettronica nell’unico formato accettato, cioè XML, conformemente a quanto richiesto dal Sistema di Interscambio.
3. Apponi la firma digitale con riferimento temporale
Prima di essere inviato, il documento dovrà essere firmato digitalmente affinché ne sia attestata l’autenticità, la provenienza e l’integrità. LEGALDESK supporta diversi kit per la firma digitale: smart card, generatore di codici, token USB, PIN OTP.
4. Invia la fattura al Sistema di Interscambio
La fattura elettronica per l’avvocato non viene inviata direttamente al destinatario, bensì trasmessa al Sistema di Interscambio, la piattaforma di smistamento automatico predisposta dall’Agenzia delle Entrate per ricevere le fatture in formato XML, effettuare controlli sui file ricevuti e inoltrarli al destinatario.
Le fatture elettroniche possono essere inoltrate al SdI attraverso posta elettronica certificata (PEC) oppure procedura web messa a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. L’indirizzo PEC a cui mandare il file XML firmato è sdi01@pec.fatturapa.it. Come oggetto può essere utile specificare i riferimenti della fattura, o anche solo FatturaPA.
5. Controlla l’esito della trasmissione
L’avvenuto recapito al destinatario è comunicato attraverso la ricevuta di consegna. Se la fattura trasmessa non ha superato i controlli previsti, l’SdI invia una notifica di scarto.
Conservazione della fattura elettronica a norma
La conservazione delle fatture elettroniche deve avvenire nel rispetto di quanto previsto dal decreto 17 giugno 2014 in materia di obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.
Il citato decreto, a sua volta, si rifà alla disciplina contenuta nell’art. 71 del Codice dell’Amministrazione Digitale. La conservazione delle fatture emesse deve essere effettuata entro tre mesi dalla scadenza prevista per la dichiarazione dei redditi relativa all’anno di formazione dei documenti.
Ad oggi è possibile scegliere tra diverse modalità di conservazione. Una di queste è il servizio gratuitoreso disponibile dall’Agenzia delle Entrate che permette di conservare automaticamente il flusso di dati in uscita (fatture attive) o in entrata (fatture passive) gestito tramite SdI.
Per usufruire di tale servizio è necessario richiedere l’adesione accedendo autonomamente, o tramite intermediario abilitato, all’area riservata del portale dell’Agenzia delle Entrate. L’ente preposto ai controlli fiscali si impegna a conservare le fatture per un periodo di 15 anni.
Va fatto notare che anche i soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica devono essere in grado di ricevere le fatture elettroniche inviate da coloro che ricadono nell’obbligo, senza la possibilità di materializzarle. Tale vincolo comporta la necessità anche per loro di effettuare la conservazione a norma.
Il servizio di conservazione dell’Agenzia delle Entrate rappresenta un utile strumento ai fini fiscali e civilistici.
Tuttavia non è in grado di coprire al 100% le esigenze di conservazione dei documenti digitali degli studi legali (è consultabile solo tramite credenziali Entratel, non è integrabile con i gestionali aziendali, non ha altri servizi inclusi, ecc.).
L’obbligo della fatturazione elettronica può rappresentare un’occasione per riorganizzare in chiave digitale i propri processi amministrativi e contabili attraverso l’uso di un software potente ed evoluto come LEGALDESK.
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