Come ottimizzare al meglio la segreteria di uno studio legale


Uno studio professionale necessita di una struttura snella ma organizzata secondo comportamenti e procedure, condivise dai soci e dallo staff, in grado di indirizzare le attività in modo uniforme

Gli studi professionali a causa dell’instabilità del mercato si trovano ad essere maggiormente vulnerabili e di conseguenza avvertono il bisogno di elaborare efficaci ed efficienti strumenti difensivi. Necessario è pianificare investimenti in attività di marketing, organizzazione, formazione continua e a tutti i livelli per formare una propria clientela per poter rimanere nel mercato.

Le strutture preparate e solide sono quelle che continuano a sviluppare l’attività in modo competitivo elaborando strategie vincenti per controbattere le minacce in alcuni casi ancor prima che queste si verifichino.

I professionisti, sia che operino in strutture ridotte sia che operino in organizzazioni di più grandi dimensioni devono saper cogliere le opportunità che si manifestano in periodi cosiddetti difficili, al fine di rendere lo studio capace di raggiungere gli obiettivi di primaria importanza, assicurando, però, redditi sufficienti per remunerare il lavoro prestato dai soci e collaboratori.

In quest’ottica per uno studio professionale è necessario dotarsi di una struttura snella ma organizzata secondo comportamenti e procedure, condivise dai soci e dallo staff, in grado di indirizzare le attività in modo uniforme.

Organizzazione strategica dello studio legale

Organizzare segreteria studio legale

L’organizzazione strategica può essere definita come la capacità di gestire e coordinare tutte le risorse disponibili (umane e non) in modo efficace ed efficiente per raggiungere gli obiettivi prestabiliti in sede di pianificazione.

Importanza fondamentale rivestono le risorse umane con le proprie competenze conoscenze, soprattutto in relazione al rapporto con la clientela che riguarda, per ovvie ragioni , non solo i professionisti, ma anche ai collaboratori e al personale di segreteria.

Il professionista dovrà quindi obbligatoriamente arricchirsi di caratteristiche caratteriali e comportamentali che gli permetteranno di gestire, coordinare e soprattutto delegare.

Ne consegue che per uno studio professionale avere un buon assetto organizzativo equivale ad avere molti vantaggi tra i quali, sicuramente, il perseguimento, da un punto di vista professionale, della soddisfazione della clientela grazie all’erogazione di servizi di qualità o e ancora una migliore distribuzione dei costi sostenuti dallo studio. Al fine di raggiungere il posizionamento evitando sprechi, ultima ma non meno importante, una maggiore disponibilità di tempo libero per il professionista da destinare alla famiglia o allo svago.

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Delegare: abilità fondamentale

Perché si ottenga una gestione dell’ufficio ottimale è necessario delegare determinate mansioni.

Tra le mansioni “delegabili” ci sono soprattutto la gestione delle telefonate in entrata, l’aggiornamento dell’agenda appuntamenti, la gestione della corrispondenza, etc.

Oggi ci sono molte soluzioni che permettono di delegare queste mansioni in maniera facile e veloce, anche senza dover assumere personale in sede.

Tra queste, la soluzione che finora ha avuto un riscontro migliore, sia per la capacità di adattarsi ai più diversi settori lavorativi è quella dei servizi di segretariato a distanza, conosciuti anche come segreterie virtuali, permettono a un professionista di avvalersi del contributo di una segretaria in carne ed ossa (quindi non stiamo assolutamente parlando di un’assistente virtuale) che svolge le proprie mansioni da una posizione dislocata, e che comunica in tempo reale con il datore di lavoro tramite un’interfaccia online, accessibile da desktop o da dispositivi mobili.

I vantaggi di questo tipo di servizi di segreteria consistono per lo più nel fatto che le mansioni vengono delegate soltanto quando se ne ha bisogno, e di conseguenza anche i costi mensili sono proporzionati all’utilizzo effettivo che se ne fa.

Questa flessibilità dà la possibilità di decidere autonomamente quando incaricare la segretaria di rispondere al telefono per noi, o di prendere appuntamenti con i nostri clienti, semplicemente fornendo istruzioni per via telematica, inserendo un messaggio all’interno del portale o tramite la app.

Organizzare l'archivio di uno studio legale

Organizzare archivio studio legale

Nell’ archivio di uno studio legale si trova di tutto! dalle pratiche relative ai casi seguiti dagli avvocati e dai consulenti dello studio, alla documentazione prodotta dalla difesa e dalla controparte, la documentazione fornita dal cliente, i vari documenti prodotti e usati nel corso dello svolgimento della pratica, le sentenze finali. In sostanza ogni fascicolo conserva la "storia complessiva" di un caso.

Le pratiche vengono conservate per alcuni anni dopo la chiusura della causa a titolo cautelativo (il cliente può richiedere copia dei documenti; ci possono essere dei ricorsi) o come riferimento da utilizzare in casi simili.

Una volta chiusa la pratica si può senz'altro procedere a uno sfoltimento della consistenza del fascicolo conservando solo i documenti che segnano i passaggi importanti del procedimento. 
Di solito, la figura professionale che si occupa di gestire l’archivio è la segretaria.

Esistono dei software gestionali, sviluppati negli ultimi anni, che permettono di creare, ordinare e gestire i documenti sia in analogico che in digitale.

Il problema è che non esiste ancora un ambiente interamente digitale, perché certi documenti (per esempio le sentenze) sono ancora cartacei e firmati con sottoscrizione autografa. In questo caso la riproduzione analogica è funzionale a un reperimento e a una fruizione più veloce, ma la pratica non può definirsi "elettronica". Coesistono quindi fascicolo cartaceo e fascicolo informatico.

Per un archivio cartaceo di spazio e particolari condizioni di conservazione e di accesso: luoghi non troppo umidi, la possibilità di consultazione per le persone che se ne occupano, garanzie minime di riservatezza. Di solito mancano sia i luoghi idonei che le risorse per assicurare queste condizioni.

Gli archivi digitali hanno problemi di server sicuri e affidabili, richiedono spesso il ricorso a società esterne a cui sono affidate la conservazione e la gestione dell'archivio, la certificazione dei processi di conservazione. Dunque è sbagliato pensare che gestire un archivio digitale costi necessariamente di meno.

Esiste uno studio legale perfetto?

Sicuramente no, ma ci sono esempi di strutture, che grazie alla migliore combinazione di risorse, umane, materiali e conoscenze riescono ad ottenere vantaggi competitivi duraturi nel tempo rispetto alla concorrenza.

Inoltre un buon assetto influenza positivamente il personale di studio perché ognuno sa cosa fare, quando, come e in quanto tempo.

Importante per verificare se lo studio ha un valido assetto organizzativo è procedere ad un audit interno volto a capire se le persone alle quali sono demandate le attività hanno ben chiare le procedure e i comportamenti da tenere sia internamente che verso la clientela, allo scopo di scoprire l’esistenza di aree di miglioramento sulle quali intervenire.

In definitiva, avere clienti soddisfatti crea consensi e favorisce un passaparola positivo per arricchire la propria rete.

Matteo Migliore - Fondatore di LEGALDESK

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Gestionale avvocato


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