L’attività di investigazione privata è uno dei settori in cui più si manifesta l’esigenza di bilanciamento tra la protezione dei dati personali e gli altri diritti costituzionalmente garantiti, tra cui quello alla difesa ex art. 24 Cost..
Infatti, le investigazioni private sono spesso finalizzate all’acquisizione di dati e informazioni utilizzabili in giudizio dalle parti.
Pertanto, il “Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive” o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziari (provvedimento del Garante n. 60 del 6 novembre 2008, Gazzetta Ufficiale 24 novembre 2008, n. 275), nacque dalla necessità di definire delle procedure di comportamento che potessero contribuire a regolare, nel rispetto della normativa vigente, le pratiche che riguardano alcuni aspetti della complessa attività forense e investigativa.
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Privacy nelle investigazioni private
Già nel D.lgs. 196/2003 (Codice della protezione dei dati personali), erano previste diverse disposizioni riguardanti il settore in esame:
- l’art. 13, c. 5, lett. b, che stabilisce una deroga all’obbligo di informativa preventiva all’interessato presso il quale sono raccolti i dati personali, allorquando “i dati sono trattati ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397, o, comunque, per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento”;
- l’art. 24, c. 1, lett. f, secondo cui non sussiste obbligo di acquisire il consenso scritto dell’interessato per il trattamento dei dati effettuato “ai fini dello svolgimento delle investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, nr. 397, o, comunque, per far valere o difendere in sede giudiziaria un diritto, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento, nel rispetto della vigente normativa in materia di segreto aziendale e industriale”.
È bene precisare che anche in questo campo la regola è costituita dal diritto alla protezione dei dati personali ex art. 1 del Codice, mentre l’eccezione è rappresentata da tutto ciò che limita questa situazione giuridica, cioè il trattamento dei dati personali, che è pertanto minuziosamente e formalisticamente disciplinato dalla normativa, che prevede numerose misure di garanzia e controllo.
Di conseguenza, bisogna che il trattamento sei dati sia “necessario” (ex art. 3 del Codice), per la potenziale lesività per la dignità personale che ne deriverebbe.
Correlati al requisito della necessità sono “la pertinenza” e “la non eccedenza” dei dati rispetto alle finalità per le quali sono trattati. Il mancato rispetto di tali modalità determina l’inutilizzabilità dei dati personali acquisiti, come stabilito dall’ art. 11.
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Privacy investigatore privato: legittimità
Per quanto attiene all’investigazione privata è fondamentale valutare la legittimità dello scopo per cui vengono raccolti i dati. Sarà, pertanto, consentito il trattamento dei dati per scopi tutelati dalla legge. Solo in questo caso, nel caso di investigazioni private, potrà derogarsi agli obblighi di informativa all’interessato e di consenso del medesimo per la raccolta dei dati.
Tuttavia, tale regime derogatorio, è ammesso solo qualora i dati vengano raccolti per finalità meramente difensive e qualora vengano conservati per un tempo limitato e strettamente necessario al conseguimento della suddetta finalità.
Con l’art. 135 del Codice sulla privacy venne demandato al Garante il compito di promuovere la sottoscrizione di un codice di deontologia e di buona condotta per il trattamento dei dati personali effettuati per svolgere le investigazioni difensive di cui alla legge 7 dicembre 2000, n. 397 o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria, in particolare da liberi professionisti o da soggetti che esercitano un’attività di investigazione privata autorizzata in conformità alla legge.
Così il Codice di deontologia e di buona condotta per i trattamenti di dati personali effettuati per svolgere investigazioni difensive o per far valere o difendere un diritto in sede giudiziaria (varato nel 2008) ha fissato le cautele che avvocati e investigatori privati devono utilizzare nel trattamento dei dati personali dei clienti , alla fase propedeutica l’instaurazione di un giudizio fino alla fase successiva alla sua definizione.
Avvocati e investigatori privati, infatti, potranno informare la clientela una tantum, anche oralmente in modo semplice e colloquiale sull’uso che verrà fatto dei loro dati personali. L’informativa scritta potrà anche essere affissa nello studio o pubblicata sul sito web.
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Sicurezza dei sistemi informatici per lo studio legale
Il codice ha specificato che sia gli avvocati che gli investigatori privati devono adottare adeguate misure di sicurezza dei sistemi informatici per evitare accessi abusivi o furti di dati e custodire con cura fascicoli e documentazione, in modo da evitare che personale non autorizzato o estranei possano prenderne visione.
Per ciò che attiene agli avvocati, questi dovranno fornire anche concrete istruzioni al personale di studio affinché si pongano speciali cautele in caso di utilizzo di tutti quei materiali che contengono dati personali (registrazioni audio-video, tabulati telefonici, email, perizie ecc.) e devono vigilare affinché tutte le informazioni vengano raccolte in modo adeguato, evitando ogni tipo di rischio per il cliente.
A conclusione del procedimento o in caso di revoca del mandato, tutti i documenti raccolti, vengano conservati in originale o in copia, solo se risultino necessari per altre esigenze difensive della parte assistita o dell’avvocato.
Dal canto loro, gli investigatori, non possono intraprendere di propria iniziativa investigazioni, ricerche o altre forme di raccolta dei dati: le investigazioni devono essere conferite loro per iscritto.
L’incarico ricevuto deve essere poi eseguito personalmente, la possibilità di avvalersi di collaboratori deve essere espressamente prevista (e approvata) all’atto del conferimento.
Anche per quanto riguarda la categoria degli investigatori, una volta conclusa l’attività investigativa, e comunicati i risultati al difensore o a chi ha conferito l’incarico, i dati raccolti devono essere cancellati.
L’attività forense, così come quella investigativa, comporta una serie di adempimenti doverosi per garantire il rispetto dei dati con cui si viene inevitabilmente a contatto: il rispetto del Codice costituisce, pertanto, condizione essenziale per la liceità e correttezza del trattamento svolto.
