Molti avvocati quando ci chiamano per la prima volta ci chiedono: “I dati sono davvero sicuri in cloud? Ci possono essere dei problemi?” Perché mettere i dati in cloud? Quali sono i vantaggi?
Ovviamente si, i dati in cloud sono assolutamente sicuri ed è la soluzione migliore.
Server nello studio legale: come funzionava prima?
L’alternativa a questa soluzione quale era?
Era avere un server in studio dove avevi tutti i tuoi dati, i tuoi backup. Dovevi pensare tu o il tecnico o l’azienda che pagavi per mantenerli in sicurezza. Questa soluzione ha diversi svantaggi.
Ci possono essere molti problemi tecnici per cui rischi di avere i dati danneggiati in modo irreparabile.
Tutti i dischi anche se ne hai più di uno che funziona contemporaneamente si possono danneggiare in un server a causa di uno sbalzo di tensione, incendio magari anche piccolo che danneggia i dischi, uno sbalzo di temperatura.
Ed è capitato molte volte ai nostri clienti che si verificasse questo tipo di scenario.
Un altro caso è, l’avrai sentito sicuramente, quello dei cryptovirus.
Sono dei virus che attaccano il tuo sistema e che immediatamente vanno a criptare tutti i contenuti dei tuoi documenti, per cui ad un certo punto tu quando vai ad aprirli non trovi più il testo in chiaro ma criptato. Questo tipo di attacco ha lo scopo di permettere all’hacker di richiederti un riscatto quindi pagare per poter ottenere nuovamente i tuoi dati.
Utilizzare invece un sistema in cloud anche per i documenti, quindi non solo per tutti i dati che già noi archiviamo sui nostri sistemi cloud che si appoggiano in particolare su server Microsoft e il sistema si chiama Azure.
Vediamo perché il cloud è sicuro
Il sistema in cloud intanto che cosa è? E’ un sistema che si appoggia su molte macchine, quindi server virtuali, che conservano i tuoi dati
- dati relativi alla pratica come parte e controparte, il valore della causa, il giudice
- dati relativi all’agenda e quindi gli eventi, le attività, le sequenze. Tutto quello che definisce la tua giornata lavorativa
- possiamo trovare anche le email e quindi tutte le email che salvi associandole alla pratica
Come funziona il cloud?
Tutti questi dati sono dati che finiscono in cloud. Quindi in tutti questi sistemi server che sono ridondati.
Che cosa vuol dire ridondati?
Vuol dire che non si trovano mai su una sola locazione fisica, ma sono ripetuti svariate volte e dislocati geograficamente.
I tuoi dati non si trovano solo su un server fisico in Italia, ma sono distribuiti in Italia, in Europa, negli USA, in locazioni tra l’altro che sono mantenute segrete proprio per aumentare l’affidabilità degli stessi. Il caso in cui tutti questi dati vengano contemporaneamente attaccati, persi, distrutti è praticamente impossibile
Quali sono i vantaggi dei sistem cloud
I tuoi dati, i tuoi documenti si trovano su Google Drive, Dropbox, OneDrive con Office 365, una piattaforma che sta prendendo molto piede sul mercato Italiano che è di Microsoft e quindi i tuoi documenti, al pari dei tuoi dati, si trovano su questi sistemi cloud.
Ma quali vantaggi si hanno?
Il vantaggio è enorme perché intanto perché non hai più i costi del sistema server,
Quindi un server anche se non può non sembrare, anche se è una macchina piccolina, può costare diverse migliaia di euro all’anno, considerando i costi di alimentazione energetici, i costi di manutenzione e le volte in cui il tecnico deve uscire perché comunque può andare in crash, possono esserci problemi tecnici di diversa natura.
Quindi alla fine dell’anno mediamente un server può costare dai 2000 euro in su. Ci sono server che costano anche 10000 euro se hanno sistemi ridondati.
L’UNICO MODO PER PROTEGGERSI DAVVERO DAI VIRUS È USARE UN SOFTWARE IN CLOUD. PROVA LEGALDESK, IL GESTIONALE PER AVVOCATI IN CLOUD!
Come si abbassano i costi per l’avvocato con il cloud
I costi vengono abbattuti da un sistema di archiviazione di documenti in cloud come Google Drive, Dropbox o OneDrive e il grosso vantaggio relativo ad esempio ad i virus è che se tu per esempio prendi un virus, tutti i sistemi di questo tipo ti consentono di ritornare alle versioni precedenti del documento e quindi se i tuoi dati vengono criptati, tu puoi tornare semplicemente alla versione precedente e quindi recuperare in un battito di ciglia tutti i dati che avevi e senza perdere nemmeno un’ora di lavoro.
Il grande vantaggio di questi sistemi cloud è che ti rendono disponibili i documenti intanto condivisi tra tutti i colleghi di studio se ne hai oppure volendo anche con i tuoi clienti e poi sono disponibili da qualsiasi dispositivo, quindi appena esci dallo studio, siccome l’archiviazione e la sincronizzazione dei documenti è costante, tu li ritrovi subito su tutti i tuoi dispositivi.
Per fare un esempio, chiudi il notebook uscendo dall’ufficio ma li hai subito disponibili attraverso un dispositivo mobile che è tipicamente il tuo telefono o anche il tuo tablet. Di conseguenza questo è un altro grosso vantaggio: avere i tuoi documenti in qualsiasi momento accessibile a qualsiasi dispositivo.
Perché il cloud è la soluzione per te
Per ottenere lo stesso vantaggio con un tuo server devi implementare una soluzione che diventa molto costosa, quindi chiamare un tecnico, una società specializzata e chiedere di replicare questo sistema che ti ricordo è gratuito utilizzando Dropbox, Google Drive o un OneDrive entro certi limiti di utilizzo.
Questi limiti sono veramente ampi, di solito non vengono sforate le quantità di spazio che vengono messe a disposizione da questi sistemi perché sono almeno 15 GB e ti assicuro che li dentro di roba ce ne sta veramente tanta.
La risposta alla domanda precedente, “i miei dati sono davvero al sicuro?” Eh si!
