Avvocato e smart working: la guida definitiva

Ti alzi la mattina, ti fai la doccia, ti pettini, ti vesti elegante, esci, bevi un caffè al volo al bar e poi schizzi in tribunale.

Quelle cose che spesso ti possono essere sembrate addirittura antipatiche, oggi, a causa della quarantena forzata, adesso sono state sostituite, in molti casi, da una leggera e malinconica sensazione di rimpianto per lo stress che fino ad una ventina di giorni fa, quasi ti dava fastidio.

E mentre la luce in fondo al tunnel si avvicina e cerchiamo di capire quali saranno le misure che verranno prese per recuperare il terreno perduto durante la chiusura dei tribunali; una “nuova parola” che avrai già sentito altre volte (probabilmente sottovalutandone l’importanza), ora fa parte del linguaggio comune:

lo SMART WORKING.

Sono più di 20 anni che lavoro da casa, anche se ho sempre avuto uffici per i collaboratori con tutte le mie aziende, e negli ultimi 9 anni che lavoro con gli avvocati, oggi questo argomento è ancora più importante:
voglio spiegarti alcune delle mie migliori strategie per essere efficiente senza stress e lavorare con il pilota automatico inserito.

Perciò metti il telefono su silenzioso, blocca 10 minuti di tempo e rimani con me, perché stai per scoprire quali sono i trucchi e le regole per organizzare la tua giornata come quella di un marine e lavorare meglio di quando ti barrichi in studio e che puoi applicare anche se ti distrai facilmente, cedi agli spuntini troppo spesso, non resisti alle notifiche del telefono e tua moglie e i bambini ti chiamano di continuo.

Per lavorare in smart working devi rispettare una serie di regole in modo costante e inflessibile, sennò la tua produttività va a farsi friggere.

La professione di avvocato è molto particolare, delicata, articolata e ricca di insidie mentali. Quando lavori, specie quando parli con i clienti e scrivi gli atti, devi mettere il 100% delle tue capacità mentali su quello e basta.

Perciò, prima di vedere come fare per riuscire a resistere alle lusinghe del tuo partner, agli spuntini e alle continue distrazioni dello spazio domestico, per produrre più risultati di quando sei barricato nel tuo studio legale e anche se fino ad oggi il massimo dello smart working a cui sei riuscito è stato leggere le email dal PC di casa.

Faccio una breve digressione e vediamo perché le mie tecniche di digitalizzazione del team, mi hanno permesso di realizzare il software per avvocati oggettivamente più ergonomico e facile da usare d’Italia (pur lavorando ad orari insoliti, che hanno DA SEMPRE rispettato la mia regola di lavorare tanto ma dove mi pare e senza mai essere costretto a spostarmi da casa mia).

Il mio spirito è sempre stato libero e ribelle, altrimenti non avrei fatto l’imprenditore dall’età di 17 anni, anche durante l’università. Fin dai primi anni della mia carriera lavorativa ho infranto quasi tutti gli schemi precostituiti:

1. Lavorare ad orari fissi
2. Lavorare solo dal lunedì al venerdì
3. Lavorare sempre e solo in ufficio
4. Parlare con le persone solo faccia a faccia
5. Avere qualcuno che mi dica cosa fare durante la giornata

Queste cose non le ho MAI fatte.

Ci sono altri 3 fattori che mi mettono nella condizione di dover necessariamente screditare i formatori improvvisati, i ragazzini che vivono ancora a casa con i genitori e quelli che studiano 3 e-Book su Amazon, che si sentono in diritto di parlare di un lavoro che per essere insegnato professionalmente, deve essere stato vissuto, in modo empirico in anni di prove ed errori:

1. L’avvocato è prima di tutto un libero professionista, anche se in alcuni casi può essere un imprenditore, hai quindi bisogno di una routine specifica
2. Lavoro con gli avvocati da 9 anni e in questo arco di tempo ho parlato e ascoltato PERSONALMENTE più di 2500 avvocati da ogni posto (anche il più sperduto dello stivale italico) e per questo conosco le peripezie alle quali devi fare fronte durante la giornata con il tuo lavoro di avvocato, so quali sono le cose che ti fanno perdere tempo, quelle che ti fanno innervosire e anche cosa letteralmente ODI fare nel tuo studio, figurarsi a casa tua;
3. Ho investito SOLO negli ultimi 6 anni più di 30.000€ per studiare e formarmi con i migliori “esperti di organizzazione” del pianeta. Alcuni sui libri, altri in corsi di giorni dal vivo e altri ancora in video corsi. Ma tutte persone eccezionali specializzate a capire le basi di abitudini che portano a ottenere risultati ben al di sopra della media;

Negli anni ne ho studiati davvero tanti, dal metodo inventato da Toyota negli anni ’70 (agile e Scrum) per organizzare la produzione — avendo sempre il magazzino perfettamente rifornito — ma senza avere più pezzi di quelli necessari, che applico fin dal 1999 in tutte le mie aziende, passando per il formatore internazionale più preparato in ambito di procedure aziendali, delega e digitalizzazione delle aziende, Stephen Covey.

E continuo a studiare, 1 ora al giorno, è parte delle mie routine, perché l’universo del lavoro auto organizzato e dello smart working in team è sconfinato e ogni giorno si può migliorare dell’1%, che dopo 10 anni genererà risultati enormi.

Il mio mantra personale nel lavoro, è che posso anche lavorare e PRODURRE anche per 14 ore al giorno (visto che amo lavorare e amo lavorare con gli avvocati), l’importante è che possa continuare a farlo da casa, senza avere vincoli di orari, badge da timbrare, ne ordini da prendere.

In Italia sono stato uno dei primi imprenditori a credere nel lavoro da remoto e nella reale possibilità di rendere più libero me stesso e le persone che lavorano con me, per poter stare con i loro affetti e nei loro confort. Anche quando era visto come anticonvenzionale e inefficace. Ma così abbiamo sviluppato LEGALDESK, con un team distribuito in diverse città d’Italia, che vivono da nord a sud.

Spesso lavoro molto più della media, anche perché mi posso risparmiare ore nel traffico, attese nei ristoranti all’ora di pranzo, code varie e tempi morti, ma lo faccio con le modalità che preferisco, perché negli anni sono diventato super efficiente e produttivo grazie alla creazione di una routine consolidata ma flessibile.

Anche se NON sono un avvocato, seguendo da ormai un decennio e in maniera molto oculata le dinamiche e le evoluzioni della tua professione, sono onesto, quando dico che NESSUNO in Italia ha più cognizione di causa di me, se si tratta di parlare di smart working per avvocati.

Per questo posso fornirti la consulenza più completa e specifica in Italia su come organizzare le tue giornate e il tuo lavoro, anche rispetto a tutti gli “esperti informatici che provano a venderti questi servizi”, come se bastasse usare Gmail e Google Drive.

Ti confesso che è stata mia moglie qualche sera fa dopo cena a consigliarmi di aiutare i miei clienti avvocati ad imparare ad essere efficaci ed efficienti nel lavorare in modalità “smart working“, ora che siamo tutti obbligati a farlo a casa.

L’abilità più importante da addestrare è la consistenza, cioè la capacità di essere produttivi in modo costante, con meno sbalzi e cali possibili nel tempo.

Vista la situazione di stallo di oggi, ho deciso di creare il servizio di consulenza che ho chiamato “Avvocato Migliore”, un ciclo da ripetere continuamente per ottenere risultati eccezionali.

Dopo che ho investito più di 30.000€ in formazione, solo negli ultimi 6 anni, e 20 anni di carriera imprenditoriale sulle tematiche di lavoro agile (da leggere in inglese, è una metodologia) e auto organizzato, voglio fornirti un metodo strutturato per farti diventare un asso nel lavoro da casa, senza distrarti e ottenendo risultati straordinari.

Voglio consegnarti un sistema di lavoro testato e funzionante, in questo oceano di informazioni, confuse e incomplete, salvaguardando la tua salute e il tuo tempo, che altrimenti verrebbero sprecati.

Cosa vuol dire VERAMENTE smart working? Usiamo spesso parole in inglese, ma senza tradurle in italiano e quindi non ne capiamo davvero il senso

Mentre c’è lo STOP delle attività e tanti avvocati si sono completamente fermati in preda all’ansia e al panico, puoi sfruttare questa occasione per SUPERARE TUTTI I TUOI COLLEGHI (CONCORRENTI) e organizzarti per lavorare meglio di quanto tu abbia mai fatto.

Piccolo consiglio fondamentale: stai alla larga dalle continue notizie allarmistiche dei telegiornali e da tutte quelle informazioni negative che ti avvelenano la mente.

Se ti dico che una “persona è smart”, significa che è particolarmente sveglia, che ha intuito, un’ottima capacità di eseguire i suoi compiti in maniera efficacie ed efficiente.

Smart in italiano significa intelligente, e una delle definizioni di intelligenza è la capacità di adattare l’ambiente circostante alle proprie esigenze con il minor sforzo possibile.

Efficacia ed efficienza, sono come due tigri da ammaestrare, da domare e da piegare al nostro volere per fargli fare quello che vogliamo e ottenere il risultato che vogliamo.

Le distrazioni possono STRANGOLARTI come farebbe una piovra con i suoi tentacoli SOFFOCANDO LA TUA PRODUTTIVITÀ

A casa hai la televisione, il frigorifero con tutti gli spuntini che ti chiamano e quel divano tentatore, più altre mille distrazioni.

Così rischi che al posto di fare un lavoro più agile, veloce e brillante, puoi rischiare facilmente di finire a bruciare montagne di tempo, per poi trovarti con meno lavoro e meno risultati prodotti.

Ma quindi come si fa ad EVITARE TUTTE LE DISTRAZIONI e soprattutto come si fa a farle evitare ai collaboratori che durante la giornata spariscono?

Guarda, so molto bene cosa vuol dire avere lo staff che lavora da casa, visto che io lavoro così praticamente da sempre:

• So cosa vuol dire avere persone che all’improvvisto spariscono e magari ti rispondono dopo ore, con giustificazioni palesemente inventate;
• So cosa significa vedere persone che cominciano a produrre la metà di quello che producevano prima;
• E so quanto è difficile essere autodisciplinati quando si è a casa a lavorare.

I weekend viaggio sempre all’estero con la mia famiglia, mia moglie e i miei 4 figli, nei paesi confinanti raggiungibili in poche ore di viaggio, Svizzera, Austria, Francia e Slovenia. Questo perché sapersi rilassare e staccare completamente il cervello è fondamentale per lavorare bene il resto del tempo, quando ce n’è davvero bisogno.

Insomma, come aveva detto Rosco, un operaio metallurgico in una puntata dei Simpson, “Noi lavoriamo sodo e ci divertiamo sodo“.

Lo svago è importante, va fatto per essere in equilibrio, perché scarichi le tensioni e permetti alla tua mente di ricaricarsi, ma deve essere programmato e limitato a dei blocchi che decidi tu. Non deve invadere il tempo che hai programmato per svolgere le attività importanti.

Il fatto è questo: se ti svaghi quando lo decidi, ti fa bene, ti distende e ti rilassa, perché permette al cervello di riorganizzarsi ed uscire da impasse, dai quei cicli di idee ripetitive che non risolvono il problema e utilizzare il cosiddetto pensiero laterale. Cioè vedi i problemi da punti di vista differenti e trovi soluzioni alternative a cui non eri riuscito a pensare. Quando invece ti fai prendere dalle distrazioni, invece che continuare ad eseguire il task che ti sei assegnato, diventi frustrato perché la parte razionale del tuo cervello sa e ti dice con insistenza che stai facendo qualcosa che non va bene, che non ti edifica.

Il semplice fatto di eseguire il rituale di prepararti, ti mette nella condizione mentale giusta, per affrontare una nuova giornata lavorativa.

Nulla più di piccole routine e piccole abitudini come queste, possono permetterti di evitare perdite di tempo e di focalizzarti su quello che vuoi avere ottenuto alla fine della giornata.

Potrebbe sembrarti sciocco lo so…

Eppure, è un po’ come se tu stessi dicendo al tuo cervello che stai andando a lavorare, quei “rituali” inconsciamente dicono alla tua mente inconscia, che stai entrando in “modalità avvocato” e ti proiettano direttamente all’interno degli schemi di pensiero, che ti facevano ottenere risultati fuori casa.

Mantenere e rinforzare quelle piccole abitudini come:

• Farsi la barba;
• Farsi la doccia;
• Indossare giacca e cravatta;
• E qualsiasi altra cosa facevi prima di uscire di casa, precedentemente allo stop;

Fiondano la tua mente nella modalità “sto andando a lavorare” e in più, anche se magari non ne hai bisogno, ti aiutano a tenere alta l’autostima l’immagine di te stesso che hai immagazzinato in testa.

Pensaci un attimo:
avresti stima di un tuo collega che viene in ufficio da te col pigiama?

Il tuo cervello proietta l’immagine di te che tu gli dai, se quando ti vesti e indossi “la divisa di avvocato”, immediatamente i tuoi neuroni e le tue sinapsi attivano i circuiti mentali che ti catapultano in una nuova modalità di pensiero.

Quasi sicuramente col tempo cominceresti a credere che si sta trascurando e che se non si prende cura di sé, figuriamoci se lo farà con gli altri e con i suoi clienti, lavorando in maniera professionale.

Ed è esattamente questo il punto:
devi decidere con quali modelli mentali vuoi impostare la tua nostra mente, essere consapevole dei pregiudizi e dei bias, cioè delle scorciatoie, a volte distorte, che utilizzi per ragionare a livello razionale e irrazionale.

Perciò mantenere questi rituali ti aiuta ad ottenere diversi benefici:

1. Mette la tua mente in “modalità lavoro” e inconsciamente ti indispone rispetto alle perdite di tempo;
2. Ti aiuta a tenere alta la tua autostima;
3. Ti aiuta ad evitare la sensazione di disagio, che proveranno tutti gli altri avvocati che dovranno ricominciate con il solito tram tram, quando tutto questo sarà finito, per colpa della necessità di dover ricominciare a fare tutto quello che facevano prima di uscire di casa.

Bene…
direi che hai 3 valide ragioni per MANTENERE i tuoi rituali e le tue routine e se fai questo piccolo sforzo, sarai già 3 passi avanti rispetto a tutti gli altri legali, mentre ti districhi in questo momento di stop forzato, per imparare a sfruttare le opportunità che si nascondono dietro ad ogni crisi, se guardare oltre le difficoltà.

Ovviamente non basta pettinarsi e lavarsi i denti e un’altra cosa che ho sempre fatto in 20 anni di lavoro autonomo e organizzato secondo le mie regole è…

Programma LA GIORNATA LA SERA PRIMA con le mappe mentali per alzarsi e ottenere risultati con il “pilota automatico” SENZA fiammare tempo con le distrazioni

Una buona pianificazione è l’anticamera di una giornata che porta ottimi risultati.

Già pianificando, a volte l’organizzazione della giornata salta a causa di imprevisti, cali di energia, errori nelle stime etc.. pensa se navighi a vista e vai a braccio. Diventa un vero disastro.

Hai mai programmato il giorno dopo e trovarti alla sera a non aver fatto nulla di quanto avevi pianificato?

È OBBLIGATORIO organizzarsi per non finire nelle sabbie mobili della quotidianità.

Bene…

Perché il semplice fatto di organizzare la giornata successiva il giorno prima, io pianifico tutti i giorni da 9 anni alle 19,50 circa:

1. Da un senso di direzione alla tua mente e gli impartisce implicitamente l’ordine di portarti lì dove vuoi tu;
2. Toglie la nebbia della confusione dai tuoi pensieri e ti aiuta ad avere chiaro in testa che cosa devi fare per raggiungere i risultati che vuoi ottenere;
3. Ti permette di avere un metro di misura per valutare il tuo lavoro e sentirti appagato e motivato a fare ancora meglio, quando porti a termine quello che ti eri prefissato.

Senza contare che il fatto di iniziare e finire un lavoro, ti aiuta oltre che a sentirti soddisfatto e appagato, anche ad essere propenso a pensare positivo.

Non è cosa da poco, non trovi?

Ma come si fanno le mappe mentali di cui parlavi poco sopra per organizzare la tua giornata in modo che fili liscia come l’olio?

Da anni uso un’applicazione per creare le mappe mentali (codificate da Tony Buzan) che si chiama XMind, disponibile per Windows, Mac, iPhone e Android. Praticamente la puoi usare ovunque, come LEGALDESK.

È molto facile da capire e ci sono anche dei video tutorial per imparare a farle, se non ti sei mai districato nella realizzazione delle mappe mentali.

Le mappe mentali sono uno strumento di sintesi, che ti aiuta a schematizzare qualsiasi cosa, nella forma più intuitiva per la tua mente, in modo che poi ti risulti facile ricordarti qualsiasi cosa, senza doverti rileggere pagine di appunti o noiose todo list.

Per farti capire meglio, qui sotto ti metto un esempio di una mia mappa mentale in cui puoi vedere come io organizzo le mie giornate e come dovresti fare anche tu per ottenere risultati grandiosi con lo smart working per avvocati professionisti.

Se la guardi con attenzione, ti accorgi che non ho organizzato solo gli obbiettivi lavorativi, ma ho aggiunto quelli personali e quelli famigliari.

Questo perché per essere motivato a non perdere tempo, non hai solo bisogno di sapere cosa vuoi ottenere, ma ti serve sapere anche PERCHÈ vuoi ottenerlo.

La mappa ti serve a mantenere il timone per diventare la persona che vuoi essere.

E di solito il perché vuoi ottenere risultati, NON è legato solo alla soddisfazione personale; ma è anche e soprattutto legato a quello che puoi e vuoi fare nella tua vita privata e nella tua vita famigliare, grazie a quello che hai ottenuto con il lavoro.

Perciò, se dopo 9 anni di lavoro agile (in inglese) da casa, se ti consiglio di fare la stessa cosa, è perché funziona e funziona anche alla grande per evitare di perdere tempo.

Con la sola tecnica (che non è l’unica che uso) delle mappe mentali per pianificare lo smart working puoi:

1. Lavorare in maniera IPER focalizzata col pilota automatico;
2. Avere sempre chiaro in testa perché fai quello che fai e cosa vuoi ottenere;
3. E monitorare la bontà e l’efficacia del lavoro svolto da te e dai tuoi collaboratori, diventando più appagato, soddisfatto e contento della tua vita.

Sì, sì, ovviamente per evitare perdite di tempo e per fare funzionare lo smart working per avvocati meglio del lavoro fatto in ufficio, non sono sufficienti dei rituali e una buona pianificazione, poi ti servono anche gli strumenti pratici.

Strumenti come LEGALDESK, il nostro software in cloud che su un’unica applicazione ti permette di:

1. Gestire pratiche;
2. Inviare i depositi telematici in modo super semplificato;
3. Fare ricerche e importazione delle pratiche sul Polisweb;
4. Accedere alla tua email e alla tua PEC;
5. Gestire la contabilità e la fatturazione;
6. Avere tutto con in agenda e ricevere le notifiche sul telefono.

Senza contare che LEGALDESK è in cloud e che NOI ogni giorno salviamo in automatico più volte TUTTI i tuoi dati per te.

In poche parole, anche se si dovessero rubare TUTTI i computer o più facilmente dovessero danneggiarsi: con LEGALDESK avresti in pochi minuti accesso ad ogni minima cosa del tuo archivio, perché ogni dato è salvato in cloud.

Oppure, senza che succedano sciagure come quelle sopra, pensa a quanto sarebbe stato comodo se da quando è iniziata la quarantena, tu avessi potuto accedere ad ogni singolo dato che custodisci nel tuo studio, comodamente da casa tua, o da qualsiasi altra casa.

Se non hai ancora il piacere di sperimentare questa comodità, sappi che sempre più avvocati stanno affidando la gestione del loro smart working professionale a LEGALDESK, proprio per questa ragione.

Senza contare che i clienti che lo hanno provato lo rinnovano nel 98,2% dei casi ogni anno da 9 anni, perché secondo loro la nostra assistenza è la migliore d’Italia.

Infatti, con LEGALDESK hai un TUTOR personale che ti mette nella condizione di sfruttare al massimo il software, facendolo diventare la tua segretaria personale in smart working SENZA stipendio.

Lo paghi una volta sola, molto meno di uno stipendio, e LEGALDESK non si ammala, non rimane incinta e nemmeno ha infortuni.

Se proprio succede qualcosa al software, tu scrivi al tuo tutor che solitamente ti soccorre in pochi minuti, come un infermiere a domicilio e nella peggiore delle ipotesi arriva da te entro la fine della giornata, per assicurarsi che tu possa finire il tuo lavoro.

Tranquillo…

LEGALDESK non si ferma mai.

Sia che ci si lavori in una persona, sia che ci si lavori in 10 avvocati e i collaboratori dello studio.

Se vuoi ottenere risultati superiori a quelli che solitamente ottieni lavorando in studio:

1. Devi avere rituali potenzianti e devi fare in modo che il tuo staff faccia la stessa cosa (fagli leggere questo articolo);
2. Devi organizzare la giornata la sera prima e se hai dei collaboratori devi farlo insieme a loro, in modo che gli obbiettivi siano condivisi e che il senso di direzione sia unanime;
3. E devi focalizzare le tue energie su una cosa alla volta, in modo che le tue energie non vengano disperse e che le attività vengano completate, usando LEGALDESK come gestionale.

Okay…