Le copie di cortesia nel Processo Civile Telematico
Il Processo Civile Telematico, ha portato con se una serie di innovazioni, come la PEC, la Firma digitale, i depositi telematici ed ha mutato il modo in cui l’avvocato svolge la sua professione. Oltre alle modifiche imposte dalla legge, con il processo telematico è nata la c.d. “Copia di cortesia”, che consiste nella possibilità, da parte dell’avvocato che ha depositato telematicamente l’atto, di depositare una copia cartacea all’interno del fascicolo presente in Tribunale.
In questo articolo, analizzeremo le copie di cortesia, come strumento di vantaggio per un magistrato e di svantaggio per un avvocato.
I vantaggi della copia di cortesia per un magistrato
Con il processo telematico, l’avvocato non ha più l’onere di recarsi in cancelleria per depositare gli atti del processo. In questo modo, può depositare 24 ore su 24, in quanto il sistema è sempre accessibile. Per effetto di questa rivoluzione digitale, il Giudice riceve sulla propria Consolle del Magistrato, tutti gli atti degli avvocati ed i relativi documenti depositati.
Il Magistrato si deve, pertanto, abituare al nuovo sistema. Dovrà cambiare il suo modo di lavorare, leggendo direttamente dalla consolle del magistrato atti spesso complessi che rimandano a documenti prodotti e che possono essere consultati online, ma che spesso vengono prodotti senza alcun ordine predeterminato. Secondo alcuni Magistrati, in questo modo i tempi di consultazione si allungano perché non esiste un sistema predeterminato che imponga regole nella produzione e nella formazione dell’indice dei documenti prodotti.
Per questo motivo è nata l’idea delle copie di cortesia. Dal nome dato, essa è la cortesia che l’avvocato fa al giudice per aiutarlo nella riconversione informatica.Benché rappresenti una copia non autenticata, è per il magistrato strumento utile per la stesura di provvedimenti, ordinanze e sentenze.
Va detto, però, che il recente decreto legge 27 giugno 2015, n. 83, ha modificato l’art. 16 bis del d.l. 179/2012, stabilendo che con decreto non avente natura regolamentare il Ministro della giustizia stabilisce misure organizzative per l’acquisizione anche di copia cartacea degli atti depositati con modalità telematiche nonché per la riproduzione su supporto analogico degli atti depositati con le predette modalità, nonché per la gestione e la conservazione delle predette copie cartacee. Con il medesimo decreto sono altresì stabilite le misure organizzative per la gestione e la conservazione degli atti depositati su supporto cartaceo a norma dei commi 4 e 8, nonché ai sensi del periodo precedente. Come il Ministero ha subito chiarito con un comunicato stampa del 4 agosto Il regolamento, già in lavorazione dagli uffici del ministero, avrà il principale obiettivo di una più corretta gestione delle copie cartacee che negli uffici giudiziari ad oggi vengono prodotte, indipendentemente, ed anzi a prescindere, dall’esistenza di protocolli di prassi sulle copie di cortesia. In altri termini il decreto ministeriale sul Processo civile telematico detterà alle cancellerie le regole per le modalità di acquisizione e conservazione del materiale cartaceo (che ai sensi dell’articolo 16 bis del dl 179/2012 e dell’articolo 156 cc viene legittimamente prodotto allo stato della normativa vigente) ed indicherà in maniera esplicita che le copie di cortesia oggetto dei vari protocolli non saranno più gestite e accettate dalle cancellerie.
Il comunicato stampa ha voluto fugare i timori di una parte dell’Avvocatura su una legalizzazione ed istituzionalizzazione delle copie di cortesia, che la norma contenuta nel decreto legge lasciava ipotizzare. Secondo il D.M. tali copie non potranno essere gestite ed accettate dalle cancellerie, mentre verrà disciplinata la formazione di copie cartacee all’interno degli uffici che, ci si augura, mettano i giudici in grado di lavorare sulla carta se lo desiderano, senza gravare gli avvocati di oneri impropri.
Gli svantaggi della copia di cortesia per un avvocato
Se analizzassimo il deposito delle copie di cortesia da parte di un avvocato, ci ritroveremo ad analizzare un sicuro svantaggio che esse hanno arrecato alla professione forense. Il deposito della copia di cortesia, alla quale deve necessariamente precedere il deposito telematico, comporta che il professionista effettui il duplice compito del deposito telematico e quello cartaceo, vanificando una delle indiscutibili utilità per cui il processo telematico è nato: poter effettuare il deposito di atti e documenti, avendo la gestione dello studio legale senza doversi recare fisicamente al Tribunale oppure alle sezioni distaccate.
A ciò si aggiunga che la “copia di cortesia”, sulla quale il magistrato dovrebbe studiare, è una semplice copia cartacea informale dell’atto o del documento depositato telematicamente priva, quindi, di qualsiasi conformità all’originale e libera da qualsiasi vincolo di forma, che non sostituisce nÈ si aggiunge al deposito telematico, costituendo soltanto una modalità pratica di messa a disposizione del giudice di atti processuali trasposti su carta al punto che, così come specificato nella circolare del 28 ottobre 2014 del Ministero della Giustizia, le copie in questione non devono essere inserite dal Cancelliere nel fascicolo processuale e, ove gli atti e documenti così messi a disposizione del magistrato vengano, comunque, materialmente inseriti nel fascicolo cartaceo, il Cancelliere non dovrà apporvi il timbro di deposito o altro equivalente, onde non ingenerare confusione.
Il caso copie di cortesia: Tribunale Milano sez. II Civile sentenza n.534/2015
l’utilizzo delle copie di cortesia ha di fatto creato due contrapposti schieramenti, quello dei favorevoli e quello dei contrari. Su un punto, però, i due diversi orientamenti convergono: la natura facoltativa della copia di cortesia. Detto in altri termini, essendo di cortesia e non disciplinata nelle disposizioni sul processo telematico, non può essere imposta.
A tale “consolidato orientamento”, però non è pervenuto il Tribunale di Milano che, con sentenza 15 Gennaio 2015 n.534, ha ritenuto configurabile l’ipotesi prevista dall’ art. 96, comma 3, c.p.c. per la parte che ha depositato la memoria conclusiva solo in forma telematica in assenza dell’ulteriore deposito della “copia di cortesia” cartacea così come previsto dal protocollo d’intesa tra il Tribunale di Milano e l’Ordine degli Avvocati di Milano del 26 giugno 2014 in quanto ciò ha reso più gravoso per il Collegio l’esame delle difese.
Per questa motivazione, il Tribunale ha condannato la parte “inadempiente” ex art. 96, comma 3, c.p.c. al pagamento dell’importo di Euro 5.000,00.
Tale sentenza, ha rappresentato un caso isolato però è utile per comprendere come una cortesia può trasformarsi in una “costosa” imposizione.
