I vantaggi del cloud per lo studio legale


Il cloud rappresenta la soluzione ideale per studi legali di piccole e medie dimensioni, che hanno bisogno di spazi virtuali per detenere informazioni e che vogliono ottenere il controllo dei propri dati in ogni momento della propria giornata lavorativa

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I vantaggi del cloud per lo studio legale

Il cloud computing rappresenta un sistema di memorizzazione ed elaborazione delle risorse, che sfrutta la crescente velocità delle infrastrutture di connettività della rete, usandole per assicurare il collegamento a server esterni, gestiti da un terzo che viene chiamato “cloud provider” che garantisce un servizio di memorizzazione e manutenzione dei dati per conto del cliente. È possibile suddividere tale sistema in tre diverse categoria a seconda dei servizi che offre.

Il cloud rappresenta una soluzione ideale per studi legali di piccole e medie dimensioni, che hanno bisogno di spazi virtuali per detenere informazioni e che vogliono ottenere il controllo dei propri dati in ogni momento della propria giornata lavorativa. Ma quali sono i vantaggi che l'utilizzo del Cloud determina in uno studio legale?

Custodia dei dati

l'utilizzo del sistema cloud, determina la possibilità di conservare dati in luoghi geografici differenti. La scelta da parte di uno studio legale di utilizzare tale sistema, determina un'ulteriore garanzia per la custodia dei propri dati, soprattutto se il gestore cloud ha stabilimento in Italia, in quanto sarà tenuto al rispetto delle misure di sicurezza sancite dal Codice in materia di protezione dei dati personali, il d.lgs. 196/2003 e, dal 25 Maggio 2015, al rispetto del nuovo regolamento in materia di protezione dei dati personali n. 2016/679.

Qualora, invece, il titolare dello studio legale optasse per l'utilizzo di un servizio cloud collocati in diverse nazioni, è opportuno ottenere l'autorizzazione da parte del cliente a spostare e frammentare i propri dai anche al di fuori dell'ordinamento originario.

C'è da considerare però che di fatto questa condizione si verifica senza esclusione per qualsiasi cliente, dal momento in cui si comunica con lui attraverso qualsiasi mezzo che sia su Internet e non solo, alcuni esempi:

  • SMS, in quanto possono transitare su sistemi cloud con server al di fuori dell'Italia
  • invio e ricezione di email, sia per quanto riguarda i provider nazionali che ovviamente Gmail o Office 365
  • chat attraverso Facebook
  • chat attraverso WhatsApp, anche se i dati vengono criptati e teoricamente non sono decifrabili
  • scambio di documenti attraverso i sistemi di condivisione come Dropbox, Google Drive o OneDrive, disponibile su tutti i PC

I dati al sicuro

Il fornitore del servizio di Cloud si assume, la responsabilità di preservare la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati. Tali obblighi sono, però, commisurati al tipo di servizio offerto ed al regime contrattuale adottato.

In particolare la scheda di documentazione del garante Privacy, stabilisce che: “i trattamenti di dati personali richiedono, infatti, una ponderazione dei rischi legati alla sicurezza ed alla fruibilità delle informazioni. Pertanto, vanno tenute in debito conto le particolari caratteristiche delle nuove tecnologie, allo scopo di governare i potenziali pericoli che possono derivare da utilizzi scarsamente consapevoli e da modelli innovativi adottati con metodi, prassi e processi non ancora sufficientemente consolidati e in grado di mitigare le eventuali criticità. È quindi opportuno, anche nei casi di Cloud computing, razionalizzarne le peculiarità al fine di individuare i potenziali rischi insiti in tali servizi e quindi poter adottare efficaci e specifiche misure di prevenzione. Nel caso del Cloud computing, il trasferimento dei dati dai computer locali, nella fisica disponibilità e nel diretto controllo esercitabile dal titolare, verso sistemi remoti di proprietà di un terzo fornitore del servizio, presenta, accanto a potenziali utilità, anche i seguenti aspetti che necessitano di specifica attenzione […]”.

l'avvocato affida i dati ai sistemi di un fornitore remoto, perdendone il controllo diretto ed esclusivo, affidando la riservatezza e la disponibilità delle informazioni allocate sulla nuvola ai meccanismi di sicurezza adottati dal service provider. Tale piattaforma sarà in grado di tutelare con maggior successo la sicurezza dei dati personali contenuti all'interno dei fascicoli elettronici.

I dati personali oggetto di trattamento sono custoditi e controllati, anche in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico, alla natura dei dati ed alle specifiche caratteristiche del trattamento, in modo da ridurre al minimo, mediante l'adozione d'idonee e preventive misure di sicurezza, i rischi di distruzione o perdita, anche accidentale, dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Il risparmio del cloud eliminando il server

l'avvocato, inoltre, evita di acquistare e mantenere apparecchiature costose, che resterebbero di fatto sottoutilizzate; con tale soluzione, adegua il servizio alle proprie mutevoli esigenze senza effettuare investimenti fissi, beneficiando dell'affidabilità di una grande infrastruttura, fruendo di funzionalità avanzate per l'archiviazione, il recupero dei dati e la sicurezza. l'avvocato potrà, infine, accedere al servizio semplicemente connettendosi alla rete, disponendo quindi dei propri dati ovunque esso sia purché abbia un computer oppure uno smartphone connesso alla rete.

Come funziona il backup dei dati?

Il sistema cloud è in grado di conservare una copia di backup dei dati salvati all'interno della “nuvola virtuale”, consentendo all'avvocato di non perdere i dati personali e sensibili dei propri clienti. Con l'utilizzo del servizio in cloud, l'avvocato avrà sempre a disposizione una copia dei propri dati, in quanto è lo stesso servizio che dispone una copia backup dei dati in esso contenuti.

In conclusione, il cloud computing presenta una serie di vantaggi per i quali l'avvocato avrebbe l'interesse ad iscriversi. Il titolare di uno studio legale, rinuncia al possesso di proprie risorse hardware e software, al di là della strumentazione minima per accedere alla rete, ed ha la possibilità di utilizzare le infrastrutture hardware e le applicazioni software acquisendole attraverso Internet, secondo i propri bisogni.

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