Le tipologie di documenti informatici in uso nel PCT


Come distinguere le diverse tipologie di documento informatico, per comprendere in quali casi sia necessario attestarne la conformità

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Le tipologie di documenti informatici in uso nel PCT

Infografica documenti informatici PCT

Con l'avvento del Processo Civile Telematico, una delle prime difficoltà che gli avvocati hanno trovato, sia nel caso di deposito telematico che nel caso di notifica a mezzo PEC, è quello di distinguere le diverse tipologie di documento informatico, soprattutto per comprendere in quali casi sia necessario attestarne la conformità.

Il nostro ordinamento, nel Codice dell'Amministrazione Digitale, ha identificato 4 tipologie di documenti informatici con i quali, avvocati ed altri operatori del diritto devono confrontarsi nello svolgimento della propria attività professionale:

  1. documento informatico
  2. copia informatica di documento analogico
  3. duplicato informatico
  4. copia informatica di documento informatico

DOCUMENTO INFORMATICO - Art. 20 CAD

Documento Informatico Processo Civile Telematico

E' possibile definire il Documento Informatico, come quel documento che l'avvocato genera direttamente attraverso il programma di videoscrittura e che trasforma direttamente in formato .pdf, senza effettuare alcuna scansione.

Tutti gli atti che l'avvocato predispone e per i quali è previsto l'obbligo del deposito telematico, devono essere realizzati in tale modalità. Rientrano tra essi: l'atto di citazione, l'atto di appello, le memorie, le comparse, i ricorsi ecc.

Tali atti non dovranno mai essere stampati e poi scansionati, ma convertiti direttamente dal PC in .pdf e sottoscritti digitalmente.

Come depositarlo nel PCT:

  1. scrivere il documento con un programma di scrittura
  2. trasformare il file in .pdf
  3. firmare digitalmente il file (.p7m)
  4. depositare con LEGALDESK il file .p7m, senza attestarne la conformità

Copia informatica di documento analogico cartaceo - Art. 22 CAD

Copia Informatica Documento Analogico

Tale documento lo otteniamo dopo aver scansionato un documento cartaceo ed averlo trasformato in un file .pdf. Si definisce copia informatica, in quanto l'originale è costituito dal documento analogico che è stato oggetto di scansione.

Rientrano in tale tipologia di documenti, ad esempio, i file .pdf che abbiamo ottenuto dalla scansione dei documenti cartacei che dobbiamo depositare telematicamente per provare la fondatezza delle ragioni del nostro assistito, i file .pdf che abbiano ottenuto dalla scansione di atti e provvedimenti cartacei la cui conformità è stata rilasciata dalla cancelleria.

In tali casi, non sarà necessario effettuare la sottoscrizione digitale del documento .pdf ottenuto dalla scansione, ma si dovrà effettuare l'attestazione della conformità alla copia conforme cartacea.

Come depositarlo nel PCT:

  1. scansionare il documento cartaceo e salvarlo in .pdf
  2. effettuare l'attestazione di conformità del documento
  3. depositare con LEGALDESK il file .pdf e l'attestazione di conformità

Duplicato Informatico - Art. 23 bis comma 1 CAD

Duplicato Informatico

Il duplicato informatico assume il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui è stato tratto.

Ipotizziamo di aver depositato una comparsa conclusionale nel fascicolo telematico ed averla sottoscritta digitalmente. Quando accediamo nel fascicolo informatico del procedimento, possiamo visualizzare il file depositato, oppure estrarre il duplicato informatico. Nella seconda ipotesi, ciò che estrarremo, sarà un file identico a quello che precedentemente abbiamo depositato. Esso è identico, sia dal punto di vista formale (sarà in formato .p7m, come quello depositato), sia dal punto di vista sostanziale (avrà lo stesso contenuto).

Per tale motivo, qualora dovessimo estrarre un duplicato informatico per una notifica, non dovremo attestarne la conformità, ma dovremo solo scrivere una relata di notifica.

Qualora stampassimo il duplicato informatico per effettuare una notifica cartacea, dovremo attestarne la conformità, perché lo stesso diverrebbe copia cartacea di documento digitale.

Come notificarlo digitalmente nel PCT

  1. scaricare dal fascicolo telematico il documento in .p7m
  2. effettuare la relata di notifica del documento e firmarla digitalmente
  3. inviare la PEC contenente la relata di notifica firmata digitalmente ed il documento in .p7m

Come notificarlo digitalmente nel PCT

  1. scaricare dal fascicolo telematico il documento in .p7m
  2. stampare il documento ed attestarne la conformità (a penna)
  3. scrivere la relata di notifica e firmarla (a penna)
  4. notificare il documento, l'attestazione di conformità e la relata di notifica

Copia Informatica di documento informatico - Art. 23 bis comma 2 CAD

Copia Informatica Documento Informatico

Per comprendere tale tipologia di documento, è opportuno riprendere l'esempio fatto precedentemente. Se avessimo scaricato dal fascicolo telematico la copia informatica della comparsa conclusionale depositata, avremo avuto un file che "non è uguale" a quello depositato inizialmente, in quanto la comparsa presente nel fascicolo telematico ha estensione .p7m ma, tale estensione non è presente nella copia informatica che avrà estensione .pdf.

Per tale motivo, se dal fascicolo informatico estraessimo le copie informatiche per effettuare una notifica a mezzo PEC, dovremo attestarne la conformità e successivamente scrivere la relata di notifica.

Come notificarlo digitalmente nel PCT:

  1. scaricare dal fascicolo telematico il documento in .pdf
  2. effettuare l'attestazione di conformità del documento
  3. effettuare la relata di notifica del documento e firmarla digitalmente
  4. inviare la PEC contenente la relata di notifica firmata digitalmente, l'attestazione di conformità firmata in .p7m ed il documento in .pdf

Come notificarlo cartaceamente nel PCT:

  1. scaricare dal fascicolo telematico il documento in .pdf
  2. stampare il documento ed attestarne la conformità (a penna)
  3. scrivere la relata di notifica e firmarla (a penna)
  4. notificare il documento, l'attestazione di conformità e la relata di notifica

Conclusioni

Tutti questi documenti a atti si possono depositare digitalmente tramite la funzione PCT di LEGALDESK.

Vuoi sapere come depositare un atto in meno di 3 minuti:
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