Scadenza firma digitale: come rinnovare nel modo corretto?


Sono passati più di tre anni dall’avvento del processo telematico ed ora gli avvocati si scontrano con un altro problema: la scadenza della firma digitale. Cosa fare ora?

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Scadenza firma digitale: come fare il deposito telematico di atti

Sono passati più di tre anni dall’avvento del processo telematico nel nostro ordinamento ed ora gli avvocati si scontrano con un altro problema: la scadenza della firma digitale.

In questo articolo analizzeremo due ipotesi che possono verificarsi: la prima attiene al deposito telematico di un documento con firma scaduta, la seconda è, invece, il deposito telematico di un documento inviato con firma in scadenza.

Deposito telematico di un documento con firma digitale scaduta

Premesso che il vostro token di firma non dovrebbe consentirvi di effettuare tale operazione, qualora ciò non accadesse, firmare un documento con una firma scaduta, determina la nullità del deposito, in quanto equivale a depositare un atto che non è firmato (tale eccezione può essere rilevata da controparte o d’ufficio dal Giudice).

Anche le istruzioni ministeriali, consigliano di depositare nuovamente l’atto con un certificato valido.

Deposito di un documento con firma digitale in scadenza

La questione diviene più delicata quando effettuiamo un deposito di un documento con una firma che, nel giorno del deposito è valida ma, all’atto dei controlli automatici da parte del sistema telematico, risulta in scadenza.

Esempio classico è il deposito di una comparsa o di una memoria in data 23 Settembre 2017, con una firma che scade in data 24 Settembre 2017 con controlli automatici effettuati in data 25 settembre 2017.

In tal caso, può capitare che la p.e.c. dei controlli automatici contenga un messaggio di errore con la dicitura: “Certificato firma scaduto. Sono necessarie verifiche tecniche da parte dell’ufficio ricevente”.

Il messaggio non si riferisce ad un errore nella firma dell’atto principale ma può dipendere dal fatto che alcuni degli allegati informatici sottoscritti digitalmente contengono una firma apposta nel corso di validità di un certificato che risulta scaduto al momento della verifica automatica fatta dal sistema dei registri di cancelleria all’atto del deposito.

In pratica nel momento in cui il sistema dei registri di cancelleria controlla le firme presenti all’interno della busta telematica, se anche una sola di queste è stata apposta con un certificato di sottoscrizione nel frattempo scaduto il sistema lo segnala come possibile errore che ovviamente la cancelleria può sanare controllando che la firma sia stata apposta in pendenza di validità del certificato(quindi l'avvocato ha avviato il processo del rinnovo della firma digitale).

Il controllo viene effettuato in automatico perché il codice dell’amministrazione digitale D.Lgs. 82 del 2005 all’art. 24, co. 4-bis – Firma digitale, così recita:

“L’apposizione a un documento informatico di una firma digitale o di un altro tipo di firma elettronica qualificata basata su un certificato elettronico revocato, scaduto o sospeso equivale a mancata sottoscrizione, salvo che lo stato di sospensione sia stato annullato. La revoca o la sospensione, comunque motivate, hanno effetto dal momento della pubblicazione, salvo che il revocante, o chi richiede la sospensione, non dimostri che essa era già a conoscenza di tutte le parti interessate.”

Per tale motivo il messaggio non costituisce un messaggio di errore vero e proprio ma segnala soltanto che l’ufficio prima di accettare il deposito deve controllare la data di apposizione della firma sul documento e verificare che essa sia stata apposta durante il periodo di validità del certificato.

Il caso particolare: il mandato

Il problema della firma digitale scaduta su un documento, si ravvisa principalmente sul pdf immagine del mandato, ove è stata apposta firma digitale da parte dell’avvocato ai fini dell’autenticazione.

Può capitare, soprattutto se il mandato conferito consente all’avvocato di difendere il proprio assistito in ogni fase e grado del giudizio, che nel deposito del mandato la firma risulta scaduta.

L’art. 83 c.p.c. sancisce l’autentica del mandato da parte del difensore con l’apposizione al pdf immagine della firma digitale.

Pertanto, il mandato non deve essere firmato con il nuovo token di firma. La cancelleria, dopo aver verificato che l’apposizione della firma sul documento è stata effettuata durante il periodo di validità del certificato, consentirà il deposito dello stesso all’interno del fascicolo telematico.

Per altre informazioni sulla firma digitale e su come configurarla nuovamente, successivamente al rinnovo, a questa pagina hai dei contenuti di approfondimento:
come configurare la firma digitale e la PEC

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