La notifica a mezzo PEC nel processo telematico


Come dare a un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata, fornendo agli utenti la prova dell’invio e della consegna dell’e-mail al destinatario

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Cos’è la PEC

Con il DPR n. 68 dell'11 febbraio 2005 (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 97 del 28 aprile 2005), la posta elettronica è diventata “certificata” (PEC), intendendo con tale termine “ogni sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica attestante l'invio e la consegna di documenti informatici”.

Con tale strumento si è potuto dare a un messaggio di posta elettronica, lo stesso valore legale di una tradizionale raccomandata con avviso di ricevimento, fornendo così agli utenti la prova dell’invio e della consegna (o mancata consegna) dell’e-mail al destinatario.

Come funziona

Il termine "Certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore della casella PEC del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna. Inoltre, in ogni avviso inviato dai gestori è inserito anche un riferimento temporale che certifica data ed ora di ognuna delle operazioni descritte.

I gestori certificano, quindi, con le proprie ricevute che il messaggio: è stato spedito, è stato consegnato (o non è stato consegnato), non è stato alterato.

In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i gestori del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative.

È bene precisare che, la posta elettronica certificata offre la garanzia della consegna del messaggio, ma non della sua lettura da parte del destinatario. Pertanto nulla è detto sul fatto che il destinatario abbia letto o meno il messaggio PEC, ma si hanno garanzie sull'avvenuto recapito. Ciò, in termini legali, è proprio come una raccomandata con ricevuta di ritorno, ma con in più la prova certa del contenuto.

Altra precisazione che merita di essere fatta è che la PEC ha valore legale, solo se la mail PEC viene inviata a un'altra mail PEC; se invece il destinatario è in possesso solo di posta elettronica di tipo ordinario, la PEC non avrà alcun valore probatorio.

Pertanto, nel circuito PEC vengono rilasciate tre ricevute ai fini della certificazione del messaggio di posta elettronica certificata:

  • Di accettazione, che attesta l'avvenuto invio della mail dal gestore di posta elettronica certificata del mittente.
  • Di presa in carico, che attesta il passaggio di responsabilità tra due distinti gestori di posta certificata, mittente e destinatario. Questa ricevuta viene scambiata tra i due gestori e non viene percepita dagli utilizzatori del servizio.
  • Di avvenuta consegna, che attesta che il messaggio è giunto a buon fine e che il destinatario ne ha piena disponibilità nella sua casella.

Tale meccanismo, permette anche di conoscere l’esito negativo della procedura. In tal caso esistono tre tipi di avvisi rilasciati dal sistema PEC:

  • Di non accettazione (per virus o utilizzo di un mittente falso o utilizzo di destinatari in copia nascosta, vietati dalla PEC, o altri problemi).
  • Di mancata consegna, che sarà inviata al mittente entro 24 ore.
  • Di rilevazione di virus informatici.

Notifica a mezzo PEC

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La facoltà di notificazioni di atti civili, amministrativi e stragiudiziali per gli avvocati e procuratori legali è previsto dalla Legge 21 gennaio 1994, n. 53, che all’art. 1 stabilisce che “l'avvocato o il procuratore legale, munito di procura alle liti a norma dell'articolo 83 del codice di procedura civile e della autorizzazione del consiglio dell'ordine nel cui albo è iscritto a norma dell'articolo 7 della presente legge, può eseguire la notificazione di atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale a mezzo del servizio postale, secondo le modalità previste dalla legge 20 novembre 1982, n. 890, ovvero a mezzo della posta elettronica certificata salvo che l'autorità giudiziaria disponga che la notifica sia eseguita personalmente”.

L’utilizzo della posta elettronica certificata come mezzo per l’esecuzione delle notifiche, poi, è possibile grazie alla disciplina contenuta nel Decreto 3.4.2013 n. 48 recante “modifiche al D.M. n. 44/2011, concernente le regole tecniche per l’adozione nel processo civile e nel processo penale delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione”. Tale decreto è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 9.5.2013, ed è entrato in vigore dal 24 maggio 2013.

L’avvocato può eseguire la notificazione a mezzo della Posta Elettronica Certificata purché:

  1. sia in possesso di un indirizzo di Posta Elettronica Certificata risultante dal ReGInde (Registro Generale degli Indirizzi Elettronici)
  2. sia già in possesso, ovviamente, di procura rilasciata dal cliente a norma dell’articolo 83 del codice di procedura civile;
  3. sia in possesso di un dispositivo di firma digitale.
  4. il destinatario sia a sua volta titolare di un indirizzo di PEC risultante pubblici elenchi quali lo stesso ReGInde, oppure dal Registro delle Imprese, INI-PEC.

Che cosa deve fare materialmente l’avvocato per eseguire la notifica a mezzo PEC

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Preliminarmente è necessario predisporre l’atto o gli atti da notificare.

I documenti informatici da notificare possono essere di due tipi:

  1. documenti informatici, vale a dire quei documenti creati direttamente dall’avvocato in forma elettronica con un normale programma di videoscrittura. tali documenti devono essere firmati digitalmente con la “chiavetta” o con la “smart card”. Una volta generato il pdf, va apposta all’atto la firma digitale dell’avvocato notificante, il che determina la creazione di un file firmato che deve poi essere allegato al messaggio di invio della notifica.
  2. copie informatiche di atti originariamente formati su supporto analogico, si tratta delle riproduzioni informatiche di atti originali in forma cartacea, che possono essere ottenute tramite la scansione del documento stesso. Quando si procede alla notifica di copie informatiche di atti “tradizionali”, nella relata di notifica deve essere inserita l’attestazione di conformità della copia telematica all’atto cartaceo da cui essa è tratta.

Anche la relata di notifica va redatta come documento pdf ed è costituita da un documento informatico separato rispetto agli atti da notificare, che va sempre sottoscritta con firma digitale.

Il contenuto obbligatorio della relazione di notificazione è determinato dall’art. 3 bis, commi 4, 5 e 6, della legge 53 del 1994:

Il messaggio deve indicare nell’oggetto la dizione: «notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994».

L’avvocato redige la relazione di notificazione su documento informatico separato, sottoscritto con firma digitale ed allegato al messaggio di posta elettronica certificata. La relazione deve contenere:

  1. il nome, cognome ed il codice fiscale dell'avvocato notificante;
  2. gli estremi del provvedimento autorizzativo del consiglio dell'ordine nel cui albo è iscritto;
  3. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
  4. il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  5. l'indirizzo di posta elettronica certificata a cui l'atto viene notificato;
  6. l'indicazione dell'elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
  7. l'attestazione di conformità di cui al comma 2.

Per le notificazioni effettuate in corso di procedimento deve, inoltre, essere indicato l'ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l'anno di ruolo.

L’invio del messaggio Pec

La notificazione, ai sensi dell’art. 3 bis della Legge avviene “mediante allegazione dell’atto da notificarsi al messaggio di posta elettronica certificata”, quindi le modalità pratiche di esecuzione sono le seguenti:

  1. creare un messaggio PEC nel programma di posta elettronica ovvero utilizzando i servizi di Webmail dei gestori PEC;
  2. compilare il campo destinatario con l’indirizzo PEC del destinatario;
  3. compilare l’oggetto del messaggio con la dicitura obbligatoria: “Notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”;
  4. allegare al messaggio l’atto da notificare e la relata di notificazione
  5. Prima di inoltrare la PEC l’avvocato dovrà accertarsi di aver selezionato, nella PEC, quale tipo di ricevuta di avvenuta consegna, quella COMPLETA, così come previsto dal comma 6 dell’art. 18 del DM 44/11 così come modificato dal DM 48/2013.
  6. invio del messaggio.

Perfezione della notifica

La procedura di invio di un messaggio PEC comporta la ricezione di due ricevute di conferma:

  1. la ricevuta di accettazione, inviata dal proprio gestore PEC, che conferma la presa in carico del messaggio, e contiene i dati che costituiscono prova dell’avvenuta spedizione, con l’indicazione di data ed ora dell’operazione;
  2. la ricevuta di avvenuta consegna, inviata dal gestore PEC del destinatario, che conferma la consegna del messaggio nella casella di posta elettronica del destinatario e certifica quindi l’esatto momento della consegna (data ed ora) dell’operazione e contiene una copia integrale del messaggio inviato, compresi gli allegati.

nell’ipotesi in cui sorgessero problemi nella consegna in casella del messaggio al destinatario, il mittente si vedrà recapitare entro 24 ore un avviso di mancata consegna con l’indicazione dei motivi del mancato buon fine.

Prova dell’avvenuta notifica

La prova della regolarità di una notificazione che avviene col mezzo telematico è necessariamente essere costituita dai files informatici del messaggio inviato: ricevuta di accettazione e ricevuta di avvenuta consegna, quest’ultima che contiene anche la copia del messaggio inviato e gli allegati.

Tali documenti informatici, sono tuttavia surrogabili (in caso di impossibilità di procedere al deposito telematico) dalle stampe analogiche dei files allegati ai messaggi di notifica, nonché dei messaggi di invio, accettazione e ricevuta di avvenuta consegna, muniti in calce dell’attestazione di conformità degli atti sopra indicati ai documenti informatici da cui sono tratte.

Ultimi problemi

Alle notifiche via PEC si applicano i limiti ex art. 147 c.p.c.?

Tale norma dispone espressamente che le notificazioni non possono farsi prima delle ore 7 e dopo le ore 21. Il DL 179/2012 è stato modificato dall’art. 45 bis L. 11 agosto 2014 n. 114 (conversione in Legge del DL 90/2014), con l’introduzione dell’art. 16 septies. Tale norma prevede che “la disposizione dell’articolo 147 del codice di procedura civile si applica anche alle notificazioni eseguite con modalità telematiche”. Con la conseguenza che, quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo

Per le notifiche via PEC è necessaria la marca da bollo?

Per le notificazioni telematiche ai sensi dell’art. 10, comma 1, della Legge 53/1994, come modificato dal DL 90/2014, non è dovuta l’imposta di bollo ivi prevista.

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