Gestione del tempo: come gestire l'attività del tuo studio legale


Come gestire le attività del tuo studio e dei tuoi collaboratori che ti portano l'80% del risultati ed evitare inutili perdite di tempo

Tempo di lettura: 5 minuti



Qual è il tuo alleato sul lavoro? Il pc, i tuoi collaboratori, il tuo smarthphone?

NO… niente di tutto ciò! Molto spesso crediamo che tutto quello che è intorno a noi possa darci quel valore aggiunto di cui abbiamo bisogno, ma in realtà dobbiamo restringere il nostro campo di ricerca e focalizzare che il miglior alleato di te stesso... SEI TU! Si hai letto bene, tu puoi migliorare con effetti tangibili la tua performance, i tuoi risultati e migliorare i rapporti coi clienti!

Siamo portati a pensare che solamente grandi azioni portino a grandi risultati! Beh ci sbagliamo! I vantaggi più concreti e fruibili nella vita lavorativa di tutti i giorni in realtà derivano dal porre la nostra attenzione sui giusti aspetti, giusti processi e sui dettagli che fanno la differenza tra noi e la concorrenza. Vediamo insieme alcuni punti dove con piccoli cambiamenti possiamo avere grandi risultati:

  1. come gestire le attività che portano l’80% del fatturato
  2. saper quali attività delegare e quali seguire in prima persona
  3. come decidere quali siano le attività da svolgere prima e quali dopo
  4. come creare dei processi efficienti per attività ricorrenti
  5. ottimale gestione del tempo
Gestione del tempo

Gestire le attività: fai solo quelle che ti portano l'80% del fatturato

Prima di vedere come gestire in maniera ottimale le attività che forniscono l’80% del fatturato della nostra attività, preoccupiamoci di individuare correttamente queste attività.

I parametri per decretare in modo oggettivo la lista di questa attività sono di natura economica e di gestione dei processi. Nello specifico dobbiamo ricavarci un estratto delle entrate dell’ultimo anno e individuare le attività che hanno maggiormente influito nella costruzione del nostro attivo.

Una volta stilata questa graduatoria dobbiamo analizzare il nostro effort legato a tali attività:

  1. quante ore di lavoro servono per generare un’operazione di ricavo?
  2. una volta generata la prima operazione di ricavo di un’attività poi questa è in grado di generare le altre operazioni in maniera consequenziale da permettere una diminuzione dell’effort(sforzo)?
  3. la risorsa dedicata ad una specifica attività è la più indicata in base al rapporto tra costo e fatturato atteso?

Rispondiamo insieme alla prima domanda

Una delle analisi fondamentali per valutare il rapporto costi/benefici di un’attività è quella di andare a quantificare le ore di lavoro che sono necessarie per generare un’operazione di ricavo.

Se ad esempio crediamo che le attività che generano i maggiori ricavi in termini economici per singola transazione siano quelle che effettivamente concorrono a creare in maniera ottimale il nostro fatturato totale dobbiamo prima verificare che per portare avanti tali attività non siano necessarie troppe ore di lavoro che potrebbero essere altresì impiegate in maniera più profittevole.

Esempio: L’attività A prevede un anno di lavoro per completare la transazione e generare un ricavo di 100. L’attività B prevede 4 giorni corrispondenti a 15 ore di lavoro di lavoro per completare la transazione e generare un ricavo di 5.

A prima impressione saremmo portati a investire il nostro tempo e quello del nostro team nell’attività A perché siamo attratti dall’alto ricavo generato da una singola transazione a scapito dell’attività B che invece genera un’entrata molto inferiore.

Ma siamo sicuri di utilizzare il giusto criterio per decidere?

NO….e ve lo dimostriamo!

Fissiamo per assunto che un anno di lavoro sia pari a 1.500 ore di lavoro, quindi l’attività A genera un ricavo di 100 con un effort di 1.500 ore, ma la domanda giusta che dobbiamo porci è: che ricavo potrei generare se destinassi lo stesso numero di ore all’attività B?La matematica non è un’opinione, scopriamolo subito:

Se utilizzassi 1500 ore per l’attività B potrei raggiungere un ricavo finale di 500!

Si avete letto bene! Ben 5 volte il ricavo generato dall’attività A che era stata la nostra scelta iniziale spinti dall’alto valore per singola transazione, ma come vi abbiamo dimostrato al termine dello stesso periodo di tempo il verdetto si ribalta!

Pensate sempre al tempo, a come è giusto impiegare il vostro tempo e quello del vostro TEAM.

Dovete sempre valutare le attività come abbiamo fatto insieme ora e trarre conclusioni oggettive che sappiano identificare la giusta lista di attività su cui investire il vostro tempo. Abbiamo ricavato un razionale oggettivo, la prima attività contro ogni previsione ha generato un’entrata inferiore rispetto alla seconda attività eseguita per lo stesso tempo!

Adesso concentriamoci sulla seconda domanda

Un altro parametro da tenere sotto controllo è quello relativo al grado di automazione che possono raggiungere le attività.

Ragioniamo con un altro esempio: per fare l’attività A occorrono 100 ore di lavoro per generare la prima transazione attiva pari a 10 ma poi occorreranno solo 5 ore di lavoro per ogni altra transazione.

L’attività B invece richiede 10 ore per generare la prima transazione pari a 7 e altrettante ore per tutte le altre transazioni.

Se vogliamo destinare 210 ore totali per ogni attività scopriamo quanti ricavi andranno a generare le singole attività: L’attività A tolte le prime 100 ore per la prima transazione avrà a disposizione altre 110 ore che verranno impiegate a blocchi di 5 per le altre transazioni, in totale 22 transazioni che moltiplicate 10 danno un ricavo di 220 + 10 della prima transazione= 230

L’attività B invece richiede sempre 10 ore per ogni transazione, quindi genererà un totale di 21 transazioni per un totale di 147!

Anche in questo caso avremmo destinato d’istinto il nostro tempo sull’attività B perché ci siamo fatti influenzare dal gran numero di ore iniziali che occorrevano alla prima attività per generare la prima transazione a fronte di un decimo del tempo per la seconda attività.

Quello che dovevamo osservare invece era la curva di produttività che nel primo caso saliva vertiginosamente per via di un ottimo effetto di scalabilità sui processi iniziali mentre per la seconda attività la curva rimaneva uguale ai valori della prima transazione.

Questo dimostra quanto nella maggior parte dei casi le apparenze ci inducono ad avere decisioni errate.

Rispondiamo ora al terzo quesito che dobbiamo porci quando valutiamo un’attività

Il profilo della risorsa che utilizziamo per portare avanti un’attività fa tutta la differenza del mondo!

Se utilizziamo una risorsa senior per gestire un’attività dove è richiesta una grande quantità di ore sappiamo che il ricavo atteso dovrà coprire tutti i costi della risorsa senior e generare anche un margine commisurato all’effort messo in campo.

Se invece riusciamo ad affidare gran parte di queste attività a risorse junior ma sulle quali abbiamo già un buon grado di fiducia verificata potremmo utilizzare la risorsa senior solamente per le fasi critiche oppure per le fasi dove sia strettamente indispensabile.

In questo modo riusciremmo ad ottenere 3 vantaggi:

  1. Aumentare il margine
  2. Formare sul campo risorse junior con l’obiettivo di farle diventare senior nel medio termine
  3. Ottimale gestione dei tempi e del calendario lavorativo del team

Anche questo altro importante aspetto pone l’attenzione su quanto sia importante ragionare in questi termini prima di accettare un’attività e di decidere quale risorsa dedicargli e con quali costi fissi generati.

Oggi abbiamo imparato quale sia il giusto mindset che dobbiamo avere per decidere quali attività svolgere e quali parametri utilizzare per valutare il loro reale impatto in termini oggettivi.

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