Le 5 cose che devi sapere su un gestionale in cloud come avvocato


Cosa è il cloud? Da quanti anni c’é? Tecnicamente cosa significa? Che problemi ho con un server in studio? Un server in studio è attaccabile? Ti aiuto a scoprirlo

Tempo di lettura: 4 minuti



Cos'è il cloud?

Il cloud computing è un sistema di gestione dei dati raggiungibile attraverso Internet, su richiesta, sempre disponibile e al di fuori della propria rete.

Ehhh? Cosa hai detto Matteo?

Ok, per semplificare, vuol dire che tu non hai bisogno di server o PC in studio, ma che utilizzi sistemi esterni, ridondanti e scalabili.

Ti spiego ogni punto, perché è fondamentale

  • sistemi esterni i tuoi dati ed i servizi per leggerli e scriverli si trovano su macchine (PC) fuori dalla tua rete locale, sono su Internet e per questo sempre raggiungibili
  • ridondanti significa che i tuoi dati e tutti o una parte dei sistemi di lettura e scrittura, sono ripetuti e dislocati in varie parti del mondo, il che li mette al sicuro da attacchi informatici, terroristici, incendi o calamità naturali, non perdendoli mai
  • scalabili all'aumentare delle richieste di accesso ai dati e degli utenti che usano il sistema, le prestazioni rimangono invariate

Ecco come avviene la comunicazione tra il tuo PC o telefono e i sistemi in cloud

Cos'è il cloud per un avvocato

Da quanto esiste il cloud?

In realtà il cloud computing esiste da quando esiste Internet, ha assunto il significato attuale ad indicare che la maggior quantità di risorse e di elaborazione non si trova sulla macchina o il dispositivo mobile dell'utente, ma i dati e le informazioni vengono elaborate principalmente sui sistemi e macchine esterne, tipicamente più potenti, scalabili e in luoghi sicuri.

Usare un software in cloud si traduce in 3 grossi vantaggi

  1. anche se il tuo PC o il tuo telefono sono vecchi o non recenti, puoi usarli comunque, per molto tempo, senza essere costretto a cambiarli e spendere soldi
  2. i tuoi dati sono sempre disponibili, ovunque tu sia, in qualsiasi momento tu acceda al sistema e da qualunque dispositivo
  3. puoi lavorare facilmente con colleghi e collaboratori, anche in altri studi, in altre città o nel mondo

Cosa significa tecnicamente?

Ogni parte del sistema cloud a questo punto è composto da una moltitudine di macchine, di PC, che comunicano con te e fra loro.

Da sistemi di salvataggio dei dati come database e hard disk virtuali, che sono sempre ridondanti (vedi sopra), e quindi assolutamente sicuri, virtualmente inattaccabili e con backup sempre disponibili, per evitare qualsiasi perdita.

Le macchine in cloud sono molto più sicure perché è il gestore, nel nostro caso Microsoft con il cloud Azure, che si occupa di mantenerle efficienti, mantenere sempre aggiornato Windows e impedire che i virus danneggino o distruggano i dati.

Ti spiego in modo dettagliato come funziona il cloud di LEGALDESK in questa guida.

Cos'è il cloud per un avvocato

Perché il server in studio è una maledizione: i problemi?

Che problemi ho con un server in studio?

Facciamo insieme un elenco oggettivo di problemi reali

  1. l'hard disk si può danneggiare in modo irreparabile, eh, sì, anche se sei in RAID con 25 dischi, per capire cos'è il RAID leggi qui
  2. l'hard disk si può danneggiare in modo irreparabile, eh, sì, anche se sei in RAID con 25 dischi, per capire cos'è il RAID leggi qui
  3. un virus può distruggere o rendere illeggibili i dati, criptarli per chiederne il riscatto o peggio può diffonderli su Internet
  4. in caso di incendio il server o i PC possono andare distrutti irrimediabilmente
  5. il server o i PC ti possono essere rubati
  6. se non disponi di un'assistenza tecnica dedicata professionale e quindi molto costosa, il rischio di attacco da parte di hacker o estranei è molto facile
  7. condividere i dati all'esterno della rete o tra gli stessi PC in locale richiede soluzioni articolate e difficili da gestire, sempre se non si pagano un sacco di soldi

Un server di studio è attaccabile?

La risposta la conosciamo entrambi, ovviamente è sì!

Un server o il tuo PC, da soli, sono facilmente attaccabili, non sono un posto sicuro dove conservare tutti i tuoi dati. Possono essere rubati o danneggiati da virus o andare persi a causa di rotture dei dischi fissi o ancora ti possono rubare il PC o il notebook.

Il cloud ti mette al riparo da tutti questi rischi e ti permette di lavorare sereno, con i tuoi dati e i tuoi documenti al sicuro. Sì perché ricorda che hai almeno due tipi di dato da gestire e che produci mentre lavori, i dati diretti, come le pratiche, l'agenda, le anagrafiche, i preventivi, le fatture e... i documenti.

I data center di Microsoft

I tuoi dati diretti si trovano, salvati in forma ridondata, quindi ripetuta diverse volte (fino a 4), sulle nostre macchine, nelle webfarm, delle specie di "fattorie", di Microsoft.

Pensa che presso i data center arrivano in continuazione container pieni di macchine che vengono collegate alla rete, in pochi minuti, e raffreddate tramite sistemi a liquido. E' un processo incredibile... Ne parliamo in un altro articolo!

Per i tuoi documenti devi utilizzare un sistema di un grosso gestore, con una reputazione d'acciaio, Google Drive, Dropbox e OneDrive sono i produttori più importanti sul mercato.

LEGALDESK si affida e questi per salvare, condividere, proteggere i tuoi documenti. Non fare l'errore enorme di tenerli solo in locale o affidarli a piccole società, che non offrono garanzie o un nome consolidato.

Ma Google Drive per l'avvocato è la migliore soluzione per archiviare i documenti in cloud e condividerli con i colleghi e i clienti.

Miglior software per avvocati: il cloud

Il cloud è la migliore soluzione per i SAAS

Certamente conosci i software che si installano, come Outlook, Thunderbird, Word e altri. Questi software salvano tutti i dati o quasi sul tuo PC, e ne sfruttano pesantemente la memoria e le capacità di calcolo.

Il cloud è nato per servire i SAAS.

Cosa è un SAAS?

È un Software As A Service, cioè software come servizio, è un servizio, come la carta di credito, l'abbonamento telefonico o l'energia elettrica.

I software SAAS come LEGALDESK, sono dei software "a noleggio", ne usi sicuramente diversi, magari senza neanche saperlo. Gmail, Microsoft Office 365, LinkedIn, le webmail come Aruba e Libero.

Con un SAAS, un gestionale in cloud per avvocato, hai grossi vantaggi

  • paghi molto meno, perché non hai costi di energia per PC sempre accesi
  • ti basta una connessione Internet a basso costo
  • hai sempre il software aggiornatissimo
  • puoi connetterti dal qualsiasi dispositivo e da qualsiasi posto
  • i tuoi dati sono molto più sicuri, in quanto i sistemi di crittografia e ridondanza sono super controllati
  • di solito, in qualsiasi momento, puoi esportare tutti i tuoi dati

Riassumendo quindi il cloud è il sistema migliore da utilizzare, è più economico, più sicuro e sempre disponibile.

Scopri nel video come gestire al meglio il tuo studio legale


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