Condivisione dei documenti: come usarla all'interno dello uno studio legale


Oggi il lavoro in team è fondamentale: scopri come condividere i documenti con il cloud

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Come sta cambiando il modo di lavorare nell'era digitale? Siamo sempre più tecnologici, sempre più connessi e sempre più mobile. Questo a prescindere dal lavoro che si fa. Siamo sempre più sul pezzo, in qualsiasi parte del mondo ci si trovi. Possiamo vedere tutto e gestire numerose operazioni semplicemente con un touch del nostro smartphone. Ma il prezzo da pagare qual è? Sicuramente il dover gestire tempi sempre più contratti, mole di lavoro sempre più importante e con la conseguenza che, se non si fa ricorso alle nuove tecnologie, si finisce per finire sotto stress e avere un calo delle proprie prestazioni professionali con conseguenze anche serie.

La tecnologia ci fa risparmiare tempo

La tecnologia, in generale, può semplificarci la vita e farci risparmiare moltissimo tempo. Oggi sempre più si lavora in team, questo significa che abbiamo la necessità di informare i nostri collaboratori con una certa rapidità. Prova a immaginare come sarebbe difficile comunicare, per esempio, la variazione di un progetto a un partner o collaboratore distante da te chilometri. Dovresti fare un fax, o inviare un mail, col rischio però che tale documento non arrivi direttamente nelle mani del destinatario.

Oppure pensa a un team di lavoro dove è necessario lavorare contemporaneamente a uno stesso documento, servirebbero email che poi dovrebbero essere inviate nuovamente, magari con allegati e che rischiano di perdersi o di non essere lette.

Oggi però possiamo fruire di uno strumento davvero importante, la condivisione dei documenti grazie ai servizi di cloud computing. Vediamo cosa sono, quali sono e come si usano.

Condivisione dei documenti in uno studio legale

Gli studi legali, come del resto stanno già facendo diverse aziende nel mondo (in Italia siamo ancora a una percentuale discretamente bassa di aziende che utilizzano servizi di cloud computing, solo il 29%), si avvalgono di questi strumenti perché sempre più si lavora in team. Se fino a qualche anno fa la figura dell'avvocato era quella del professionista con massimo un collaboratore (apprendista/stagista) o segretaria, oggi negli studi legali si possono trovare vere e proprie squadre di professionisti,ognuno con specifiche competenze o esperienze, che si integra all'interno di un gruppo di lavoro sempre più connesso e coordinato.

Ebbene, l'utilizzo della condivisione dei documenti non solo favorisce la collaborazione, ma incrementa la produttività, vale a dire che quello studio legale sarà molto più competitivo rispetto ai suoi competitor di settore. Poniamo che giunga un caso particolarmente delicato in cui c’è bisogno di fare una valutazione globale. Poniamo anche che tale valutazione sia necessaria, come spesso avviene, ieri. In questo caso avere dei servizi di cloud computing è indispensabile. Due o più professionisti possono lavorare al medesimo documento e con rapidità renderlo fruibile ad altri collaboratori o sottoporlo a valutazioni tecniche.

Risparmio e minore impatto sull'ambiente

Ed eccoci alle buone notizie, vediamo perché utilizzare i cloud di condivisione è un vero vantaggio. Abbiamo già visto come questi strumenti ci permettano di condividere, in tempo reale, diversi documenti e di poterci lavorare simultaneamente con uno o più collaboratori, quindi facendoci risparmiare moltissimo tempo. un'altra caratteristica che non va messa in secondo piano è che, grazie a questi strumenti, possiamo risparmiare anche a livello di risorse, nella fattispecie risparmiamo carta, inchiostro, energia elettrica, consumi che, alla lunga, incidono nelle spese di uno studio legale. Ma non solo, questo si traduce anche con un minor impatto sull'ambiente, la qual cosa oggi è di grande rilievo.

l'importanza della sicurezza e della privacy in uno studio legale

Quando si lavora in uno studio legale la sicurezza dei dati sensibili e dunque della privacy è assolutamente fondamentale. Far circolare i documenti di mano in mano può significare un allentamento delle maglie di sicurezza, e naturalmente questa è una cosa assolutamente grave. Con gli archivi in cloud e con la condivisione in cloud, la sicurezza dei documenti è ottimale. Infatti questi possono essere condivisi solo con degli utenti selezionati, quindi si può scegliere tranquillamente con quale collaboratore condividere questa o quella informazione contenuta in un determinato documento. Solo l'utente designato dal creatore del doc potrà visualizzarlo, si può inoltre decidere a chi dare i permessi per ulteriori condivisioni e/o modifiche o solamente in modalità di lettura. In qualsiasi momento, anche dal cellulare, si può sapere chi ha visionato un documento.

Facile comprendere quali potenziali abbiano questi strumenti che, assieme a un gestionale per lo studio legale, permettono di lavorare anche quando vi sono di mezzo notevoli distanze fisiche e da qualsiasi tipo di device.

Come si fa a fruire degli strumenti di condivisione documenti

Generalmente questo tipo di risorse sono fruibili da tutti gli utenti del web e in modo gratuito. Logicamente gli spazi concessi gratuitamente sono limitati, sebbene assolutamente apprezzabili, quindi per le aziende è consigliabile acquistare una versione a pagamento che ha spazi di archiviazione e strumenti forniti a prezzi molto interessanti.

Per utilizzare la condivisione dei documenti bisogna scegliere uno o più cloud. Ce ne sono diversi, alcuni anche molto noti, che forniscono numerosi strumenti. Il funzionamento è pressoché simile per tutti, possono esserci alcune variazioni di utilizzo che dunque possono far optare per l'uno piuttosto che per l'altro, vediamo i tre più utilizzati al momento.

Google Drive

Google Drive è il servizio di cloud computing di big G, ovvero di Google.Questo progetto ha visto la luce nel 2012 e da allora è diventato uno dei più grandi servizi di archiviazione e condivisione di documenti in cloud.Come si utilizza? Facilissimo, infatti basta semplicemente disporre di un account Google, se non se ne ha uno lo si può rapidamente creare dal sito http://drive.google.com, ma anche da smartphone e tablet.

Cosa si può fare con Google Drive? Sarebbe più facile chiedersi cosa non si può fare! Ebbene, permette di salvare file su server remoto, ma si può disporre anche di diverse opzioni per la condivisione di file tra diversi utenti che possono così lavorare in modo collaborativo su tali documenti.Si possono caricare quindi elementi che andranno poi condivisi, lo sharing è molto veloce e si può selezionare l'opzione di sharing verso una o più persone mediante generazione di link o mediante email. Una volta giunto al collaboratore, il file può essere aperto, visionato, scaricato, modificato,a seconda delle opzioni selezionate dal creatore.

Ci sono a disposizione fogli di lavoro, documenti, ma è possibile anche condividere foto, file semplici o intere cartelle. Google Drive mette a disposizione un'intera suite di strumenti per l'editing molto simili a quelli di Office, la suite di Microsoft. Il lavoro di equipe è ottimale, si può lavorare in contemporanea su uno stesso documento e sfruttare, al contempo, anche la chat. Per le utenze professionali l'ideale è Google Drive for work, con spazio illimitato per il salvataggio dei file, oltre a un sistema avanzato di reporting.

Dropbox

Anche questo è un servizio di cloud storage piuttosto utilizzato e conosciuto. Disponibile per tutti i principali sistemi operativi sia nella sua versione free, che consente di avere uno spazio di 2 GB, sia nella versione a pagamento, ideale per le aziende. Tutte le funzioni di Dropbox sono facilmente fruibili anche dai meno esperti del mondo del web.

Anche in questo caso quindi si può decidere quale versione utilizzare,quella Business mette a disposizione un spazio di archiviazione di 2TB a prezzi davvero irrisori. Anche in questo caso è necessario attivare un account, quindi si va sul sito ufficiale e ci crea l'account privato o aziendale. Una volta scaricato e installato il client si può procedere con l'upload dei documenti. Come per Drive anche con Dropbox si possono condividere i file caricati o anche intere cartelle. Tutti gli utenti selezionati potranno lavorare a un determinato documento o cartella,apportare modifiche e aggiungere ulteriori documenti se abilitati dal creatore del doc. Tra le funzioni di Dropbox anche il caricamento automatico di screenshot e di foto, anche questi condivisibili con un team di lavoro.

Dropbox può essere utilizzato anche da smartphone e tablet semplicemente utilizzando l'app. Caratteristica di questo cloud è che può essere utilizzato anche via browser da qualsiasi device, senza bisogno di scaricare niente. In questo caso per la condivisione di documenti si possono creare dei link pubblici o cartelle condivise con altri utenti.

OneDrive

OneDrive è il servizio di cloud storage di Microsoft, nato nell'ormai lontano 2007 con il nome di SkyDrive, ma rinnovato nel 2014. Oggi, nella sua versione aggiornata, può essere disponibile per diversi sistemi operativi. OneDrive consente di archiviare e condividere diverse tipologie di contenuti, dai documenti ai fogli di lavoro, dalle foto ai video gratuitamente fino a un massimo di 30 GB. Per le aziende chiaramente,quindi anche per gli studi legali, è opportuno scegliere la versione a pagamento che permette di avere spazi decisamente più importanti e che consentono un backup completo. Il cloud è integrato anche in Windows 10 come accadeva nelle altre versioni del sistema operativo Microsoft.l'utilizzo è facilissimo, basta creare un account Microsoft e accedere al cloud.

Interessante una delle ultime novità del cloud che dal 2015 è diventato anche un music locker, ovvero offre la possibilità, agli utenti, di caricare nella cartella musica le proprie collezioni che verranno poi riprodotte in streaming sul pc, smartphone e tablet.

Studi legali 2.0

Grazie alla disponibilità di queste tecnologie gli studi legali, in particolar modo, possono ottimizzare il lavoro in team e rendersi sempre più competitivi, in versione 2.0!

Scopri nel video come gestire al meglio il tuo studio legale


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