Che tu sia un avvocato più o meno esperto ti sarai sicuramente reso conto di quanto la tecnologia possa tornare utile nella gestione del tuo studio. Se infatti da un lato i clienti sono sempre più esigenti e richiedono risposte in tempi brevi, dall'altro l'apparato burocratico resta complesso e lento.
La burocrazia impone il rispetto di scadenze, l'attesa di lunghi tempi e un rigido formalismo in tutto ciò che si deve fare. Per essere al passo devi inoltre restare sempre aggiornato sulle novità del settore ed essere sicuro che stai consultando i dati giusti e non informazioni superate.
Per dare risposte a tutte queste esigenze e per non essere superato dai colleghi in concorrenza con il tuo studio non puoi gestire tutto a mano, ma hai bisogno di un valido supporto tecnologico a cui affidarti con serenità e con la certezza che sia sempre aggiornato e pronto ad offrirti soluzioni a nuove eventuali esigenze.
Avvocato, prima di tutto l'agenda
Il 'fattore tempo' per un avvocato è tutto. Per prima cosa ci sono infatti le scadenze da rispettare e gli impegni non rinviabili in tribunale. Non è poi da sottovalutare l'importanza di una gestione precisa e puntuale del rapporto con i clienti.
Le persone che si rivolgono a te lo fanno perché ti ritengono capace e hanno bisogno di sapere che sei una persona affidabile. Gestire con precisione e puntualità anche gli incontri con loro ti permette di rafforzare il rapporto di fiducia instaurato con loro e di fidelizzarli.
Infine hai bisogno di annotare quegli eventi di settore a cui è importante partecipare. Da qualche anno c'è l'obbligo della formazione professionale per gli iscritti all'ordine, ma al di là di questo, per un avvocato è importante essere aggiornato e seguire quegli eventi che ti danno la possibilità di acquisire nuove informazioni e quindi devi riservargli un posto in agenda.
L'agenda è quindi fondamentale ed è utile accantonare quella cartacea in favore di una più moderna, tecnologica e accessibile da tutti i dispositivi elettronici che usi ed eventualmente anche dai colleghi con cui hai bisogno di condividere alcuni appuntamenti.
La gestione delle email per l'avvocato
Se da un lato hanno velocizzato e semplificato la vita di tutti noi le email possono talvolta tramutarsi in vere e proprie bombe a orologeria.
Alcune comunicazioni meritano un'immediata risposta per poter stroncare sul nascere una valanga di altri messaggi in cui i toni possono alzarsi e creare problemi.
Poter accedere alle email in maniera tempestiva sia in lettura che in scrittura è sempre più importante. Proprio come per l'agenda elettronica è fondamentale la sincronizzazione e l'accesso alla rubrica.
I tempi di un avvocato sono inoltre sempre più stretti. Ti sarà sicuramente capitato di lavorare mentre ti sposti da un luogo all'altro o mentre sei a pranzo o cena fuori casa. I messaggi che devi mandare possono essere di tipo informativo, ma anche vere e proprie comunicazioni istituzionali.
Un buon gestionale che ti permetta di ricevere e inviare PEC sarà un prezioso supporto tecnologico per la tua attività.
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La tecnologia per recuperare i dati dei contatti
I dati dei clienti rappresentano spesso un tormento. A volte pensi che sia tutto pronto, ma poi, nel controllo finale, ti accorgi che manca un dato importante. Anche reperire un'informazione banale come la data di nascita può essere difficile se, ad esempio, il cliente è temporaneamente irraggiungibile al telefono.
In altri casi può invece capitare che il cliente stesso non ricordi i suoi dati e in particolare il codice fiscale. Anche in questo caso la tecnologia può velocizzare l'andameno del tuo studio legale. Piuttosto chiedere al cliente di ritornare in ufficio per portare questo documento puoi calcolarlo in maniera automatica e risparmiare tempo.
Velocizzare questo tipo di procedure migliora inoltre il rapporto con le persone. Per chi viene in studio può essere molto fastidiosa l'idea di dover tornare a casa a recuperare dei documenti. Piccoli gesti come il calcolo del codice fiscale danno l'immagine di uno studio efficiente e moderno e quindi una sensazione di maggiore affidabilità.
Tra le altre esigenze può inoltre esserci quella delle verifica della partita IVA. Poter effettuare questa procedura in modo rapido e semplice può semplificare di molto la vita ed evitare inutili perdite di tempo.
Le pratiche sono il cuore delle attività, ma come gestirle al meglio?
Nella gestione delle pratiche l'ordine è a dir poco fondamentale. Un tempo tutto il materiale era cartaceo e in studio si tenevano faldoni enormi anche per le situazioni più semplici.
La digitalizzazione ha portato notevoli benefici. Fa senz'altro bene all'ambiente, permette di avere uno studio libero dell'enormità dei fascicoli di una volta, ma impone la necessità di avere nuovi metodi per organizzare tutto ciò che occorre per la gestione di ogni pratica.
In linea con le moderne esigenze, per ogni fascicolo è necessario conservare tutti i dati: dalle anagrafiche degli utenti, alla gestione dei singoli documenti.
Ogni fascicolo o una parte di esso deve inoltre poter essere accessibile per più persone. La gestione deve però essere effettuata in maniera intelligente. Per ogni pratica alcune figure devono poter visualizzare tutti i documenti mentre altri devono essere riservati.
Fanno inoltre parte di una pratica anche tutte le email relative ad essa. Un buon gestionale permette di archiviare le comunicazioni direttamente nella pratica e gestisce l'eventuale accessibilità da parte dei collaboratori che seguono il caso.
L'aspetto più importante riguarda però la possibilità di gestire le pratiche in via telematica. Non si può più rinunciare all'uso di Polisweb o alla possibilità di collegarsi al Processo Civile Telematico. A questo scopo è necessario un gestionale che permette di svolgere tutto ciò che è necessario direttamente online.
Contabilità, la vera benzina del tuo studio. Perché è importante gestirla con la tecnologia
Considerata da molti quasi un argomento "volgare" la gestione economica del tuo studio è fondamentale perché tu possa andare avanti nel tuo lavoro. Una completa visibilità dei costi e la capacità di raccogliere i proventi del tuo lavoro nei tempi giusti segna la differenza tra l'andare avanti ed essere costretti a chiudere.
Anche in questo caso la tecnologia rappresenta un aiuto prezioso. Innanzitutto è utile nella generazione di preventivi. Con efficacia e accuratezza un gestionale può calcolare in maniera esatta le spese necessarie per sostenere una causa.
In fase di preventivo è importante non tralasciare nulla perchè tra le maggiori cause di insoddisfazione della clientela può esserci proprio l'emergere di spese impreviste durante il percorso.
É inoltre fondamentale avere a disposizione un sistema in grado di ricordare le date entro cui i clienti devono saldare i conti.
Molti avvocati purtroppo si affidano alla correttezza delle persone e poi si trovano costretti a chiamare ripetutamente i clienti per ottenere i pagamenti dovuti.
Un sistema automatico per la generazione delle fatture, per gestire eventuali solleciti e che ti avvisi se non tutto è in regola è fondamentale per recuperare nei tempi tutto ciò che ti spetta e per avere la tua contabilità sempre in ordine.
Il miglio gestionale per gestire il tuo studio di avvocato
Sul mercato sono presenti molti gestionali, ma il più completo è senza dubbio Legaldesk. Si tratta di un software pensato per dare risposte alle più moderne esigenze e in continua evoluzione per permettere ad ogni studio di lavorare in modo efficiente ed efficace. Legaldask può essere utilizzato anche dai dispositivi portatili, questo vuol dire che in ogni luogo avrai accesso a tutto ciò che ti occorre proprio come se tu fossi nel tuo studio.
Un vantaggio notevole se consideri le continue esigenze di mobilità che il lavoro di avvocato comporta, ed anche l'idea che in alcuni giorni potrai concederti una pausa e lavorare dal luogo che preferisci.
Ma quali sono le più importanti funzionalità di Legaldesk?
Legaldesk ti offre tutto ciò di cui hai bisogno nel tuo studio. Potrai con un solo gestionale leggere e rispondere ai messaggi di posta, consultare e aggiornare l'agenda dei tuoi appuntamenti, accedere a Polisweb e al Processo Civile Telematico e gestire la contabilità.
Grazie alla gestione in Cloud e alla sincronizzazione con importanti applicazioni come Dropbox potrai condividere materiali e documenti con collaboratori e clienti. Grazie alle sue funzionalità potrai inoltre effettuare rapidamente il calcolo del codice fiscale o della partita IVA.
Come utilizzare Legaldesk
Il miglior modo per iniziare è sfruttare il periodo di prova. Per un mese potrai avere questo gestionale a tua disposizione . Potrei sperimentarne le potenzialità e valutarne la comodità.
Al termine del periodo di prova probabilmente non potrai più farne a meno. In questi casi avrai a disposizione ben 3 piani tariffari adatti a diverse esigenze.
Il pacchetto starter offre un importante insieme di funzionalità e ti permette di gestire 50 pratiche all'anno.
Con il pacchetto premium si ampliano il numero di pratiche gestibili in un anno ed è possibile accedere ad ulteriori servizi come l'assistenza, la gestione della contabilità e della posta.
Il pacchetto PLATINUM è indispensabile per studi grandi. In tal caso non si avranno limiti sul numero di pratiche gestibili e si potrà contare su 5 ore annue di assistenza.
Per quanto riguarda l'insallazione di Legaldesk e l'uso delle sue funzionalità si potrà contare su un'interfaccia semplice e intuitiva. In ogni caso sul sito sono presenti videotutorial completi ed esaustivi per usare il software fin da subito al massimo delle sua potenzialità.
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E se invece mi affidassi ai mezzi tradizionali per la gestione delle pratiche?
Soprattutto per le persone che hanno già maturato anni di esperienza nel mondo del lavoro non sempre le innovazioni sembrano una semplificazione, anzi, vengono vissute come un'ulteriore complicazione alle attività. Si può quindi subire il fascino dei vecchi metodi.
Se si è sempre fatto così, magari erano metodi validi. Soprattutto per chi è ordinato e meticoloso una buona agenda cartacea può, ad esempio, essere utile e preziosa. Rischieresti però di presentarti ai tuoi clienti come un avvocato che va in bici mentre tutti gli altri vanno in macchina o in aereo.
Attualmente la risorsa più importante è il tempo. I clienti che vengono da te sicuramente ti mettono fretta. Nel tuo lavoro devi spesso dare risposte tempestive. La lentezza è un lusso che nessuno può più concedersi.
Per tutti questi motivi è importante che il tuo studio sia dotato di un gestionale che sia allo stesso tempo completo e facile da usare. Se non sei ancora convinto concediti il mese di prova e potrai costatare con i tuoi occhi che tale tecnologia rappresenta la supercar della funzionalità nel tuo studio legale.
