Uno studio legale 3.0 è molto più di un'azienda che lavora massimizzando i profitti e riducendo le perdite.
Complici le misure per la concorrenza nella professione forense, oggi la professione dell'avvocato diventa un lavoro sempre più specializzato, dinamico e orientato alla soddisfazione del cliente. Proprio come avviene nell'ambito dell'imprenditoria.
Se l'imprenditore offre un prodotto sul mercato soddisfacendo una o più esigenze, anche l'avvocato ha il compito di venire incontro alle esigenze del cliente.
Ma per rispondere prontamente ad un mercato in continua evoluzione la pianificazione è l'arma vincente dello studio legale.
Quali sono gli effetti positivi immediati? Semplicemente l'efficienza, l'efficacia e l'ottimizzazione del lavoro.
La pianificazione professionale: perché?
I tempi in cui l'immagine era l'unica pubblicità sul mercato per un professionista sono oramai sorpassati.
Oggi il senso di immagine va ben oltre l'onorabilità e la professionalità di un avvocato.L'immagine viene associata all'influencer, ossia a colui che, attraverso le proprie foto ed i propri post, ''detta'' la moda, la tendenza, il saper o il non saper fare qualcosa.
L'immagine così come si intendeva una volta viene sostituita dal termine ''carriera'' che, associata imprescindibilmente alla parola ''concorrenza'' diventano un tutt'uno nonostante fossero considerati antinomia vera e propria.
Eppure sembrava ieri quando all'avvocato poco importava la questione dei mercati, intesa come binomio ''domanda vs offerta'', tipici del comparto economico. Il professionista è colui che, ai sensi dell'art. 2230 del cod. civ., presta l'opera cosiddetta intellettuale, e l'intelletto, si sa, non ha prezzo.
Ma la mercificazione delle proprie abilità oggi è una questione indispensabile, dettata dal bisogno di farsi notare dal pubblico proprio in virtù di quei requisiti, di quegli skills che altri professionisti non posseggono.
In un'Italia che conta quasi 250 mila avvocati (ed il numero è destinato inesorabilmente ad aumentare) abbracciare i principi economici per rendere efficiente lo studio legale è un obiettivo non trascurabile.
Se il gioco al ribasso delle parcelle è la strategia di alcuni, altri preferiscono puntare sulle consulenze sfruttando il mercato dell'online.
E chi è davvero competente, professionista, capace nel suo settore, rischia di essere offuscato da quelli che fanno del linguaggio SEO la propria bibbia, a discapito della qualità del lavoro una volta giunti in tribunale.
La pianificazione è la migliore strategia che uno studio legale possa adottare nei tempi moderni. Ciò non significa abbandonare il proprio credo (lavorare bene senza vendere nella piazza di internet la propria onorabilità), ma sfruttare la tecnologia per rendere efficiente il lavoro.
E la tecnologia può venire in aiuto in differenti settori che vanno dalla gestione della propria segreteria all'amministrazione contabile dello studio legale, per giungere al lavoro tipico di un avvocato. Ossia ricevere su appuntamento, presenziare alle udienze, studiare gli atti, assistere alle riunioni.
Se poi lo studio legale sfrutta le agevolazioni previste dal DDL Concorrenza, la pianificazione è obbligatoria: una società in grado di concorrere sul mercato pianifica ogni dettaglio. Anche quello meno importante.
Nelle aziende la pianificazione è il sistema con cui si definiscono gli obiettivi generali e particolari. Si studiano le condizioni di mercato, si analizzano i possibili rischi, si valutano i costi e le operazioni necessarie per raggiungere un traguardo.
Tutto questo potrebbe sembrare assurdo per un professionista che mette a disposizione il proprio intelletto al servizio degli altri.
Ma come sarebbe lavorare in un ambiente dove nulla è lasciato al caso e tutto funziona alla perfezione? E se gli imprevisti bloccassero parte delle attività, una pianificazione a priori non consentirebbe di ridurre gli sprechi, in termini di tempo e di denaro?
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La pianificazione dello studio legale: quando farla?
Imparare a pianificare la propria attività è, in realtà, una competenza che si apprende fin dai banchi universitari.
Quante volte uno studente di legge ha dovuto programmare la propria giornata, la settimana, il mese e, addirittura, l'anno per rientrare con gli esami e non risultare fuori corso?
Anche lo studio di una materia è oggetto di una pianificazione inconsapevole ma necessaria per superare un esame: si pianifica la lettura dei testi, la ripetizione, la memorizzazione dei concetti, ecc...Applicare questo metodo al proprio modo di lavorare non solo aiuta ad affrontare meglio la quotidianità.
Favorisce migliori rapporti con i propri clienti, la famiglia, i collaboratori che operano all'interno dello studio legale.
Il lavoro di un avvocato non si esaurisce solo nella difesa di un cliente, ma abbraccia numerose attività, spesso anche inusuali.
L'avvocato deve ritagliarsi il tempo necessario per studiare le nuove leggi, gli orientamenti giurisprudenziali, la dottrina che, in materia, cambia opinione ogni 2 per 3.
L'avvocato deve essere edotto per quanto riguarda la parte amministrativa del suo studio, ma deve anche conoscere l'aspetto contabile per far quadrare (come si suol dire) i conti.
Se poi è a capo di una società fra professionisti, deve essere in grado di gestire il tutto, diventando contemporaneamente stratega e punto di riferimento per i collaboratori.
Quando diventa necessaria la pianificazione dello studio legale?
La migliore regola è quella del ''sempre'', puntando sulla progettazione di ogni aspetto che riguarda la propria attività. Prendendo in prestito i principi di economia aziendale la pianificazione avviene in diversi momenti della vita di un'impresa: all'inizio (quando l'azienda è neonata), in corso d'opera (di anno in anno), durante il lavoro quotidiano.
All'inizio, ma anche durante la crescita dell'azienda, la pianificazione ha ad oggetto gli obiettivi di medio - lungo periodo, che consistono nella necessità di fissare dei traguardi da raggiungere nel futuro.
Si studia l'ambiente, si analizzano le scelte dei clienti, si prefissano obiettivi di efficacia e di efficienza per consentire all'azienda di porsi e di resistere sul mercato.
Uno studio professionale di avvocati potrebbe avere come obiettivo di lungo termine quello di differenziarsi dalla concorrenza per la specializzazione degli associati, per la semplicità di risposta alle esigenze dei clienti, per la capacità di offrire prodotti buoni (collaborazioni, consulenze, stesure di contratti) a prezzi eccezionali.
Gli obiettivi annuali vengono assunti in concomitanza con il bilancio preventivo, quello che (a livello economico) definisce il budget di spesa da utilizzare durante l'anno.
Uno studio professionale può, a gennaio, individuare le risorse da investire per migliorarsi come società.
Dedicare parte degli investimenti all'aggiornamento dei propri archivi o alla digitalizzazione dell'intera attività potrebbe essere un buon modo per essere efficienti e guardare al futuro con maggiore serenità.
Anche l'opportunità di allargare il proprio team potrebbe essere un obiettivo da prendere ad inizio anno: quanto sarebbe utile affiancare persone con competenze trasversali?
Gli obiettivi periodici vengono assunti per migliorare quelli di medio - lungo periodo e renderli adatti alle esigenze del momento.
Il mercato cambia repentinamente, così come le esigenze dei clienti che se un tempo cercavano un buon avvocato facendo ricorso al ''passaparola'', oggi utilizzano metodi innovativi. Come i feedback e le recensioni positive sui migliori portali per professionisti.
Avvocato e la pianificazione: il come
Per sapere come pianificare il proprio studio legale bisogna ragionare da imprenditore e sfruttare le nozioni che sono alla base dell'economia aziendale.
La pianificazione di un'azienda è soprattutto strategica, dove per strategia si intende un piano d'azione di lungo termine studiato per assicurarsi il successo. Il tutto in funzione di quelle variabili che muovono il mercato.
Come avviene la pianificazione di uno studio legale? Innanzitutto chiedendosi cosa si vuole fare con la propria professione, se un lavoro orientato agli ambiti tradizionali (civile, penale, familiare, ecc...) oppure se si desidera reinventarsi puntando su materie che si affacciano poco a poco nella nostra quotidianità.
Spicca l'ambito intellettuale (il diritto d'autore e la difesa della proprietà industriale), quello informatico (con la protezione dei dati personali e la tutela dell'identità digitale), quello che abbraccia tutto ciò che ha a che fare con i condomini e gli amministratori.
Il comparto fiscale rimane il più difficile, ma garantisce forse maggiori opportunità di lavoro vista la peculiare materia che cambia di volta in volta con aggiustamenti a favore di questa o quella categoria.
La pianificazione avviene studiando bene il mercato circostante, per valutare le esigenze dei clienti e rispondere prontamente ad ogni richiesta.
Oggi il cliente chiede un confronto con l'avvocato servendosi di un device, aprendo un'app ed inviando una richiesta mediante chatbot. Il cliente cerca interazione, immediatezza, riduzione dei tempi di attesa per ottenere un appuntamento. Ma il mercato circostante vuole qualcosa in più soprattutto dall'avvocato.
Vuole un professionista moderno, in grado di ottimizzare tutto il lavoro racchiudendo in uno smartphone un'intera vita.
Il mercato vuole un professionista sempre attento, che non dimentica nulla, nemmeno l'invio di una lettera mediante PEC. Vuole un professionista che si libera della sua 24 ore (ingombrante e spesso disordinata) ma che ha sotto mano tutti i documenti necessari, consultabili in cloud in ogni momento.
La pianificazione di uno studio professionale deve avvenire coinvolgendo tutti coloro che, a seconda delle proprie mansioni, garantiscono lo svolgimento delle attività giorno dopo giorno.
Solo attraverso la compartecipazione di ciascuno è possibile assicurare il raggiungimento degli obiettivi prefissati, che siano essi di lungo periodo o annuali.
Ognuno deve avere ben chiaro il proprio ruolo all'interno della pianificazione, e deve contribuire al funzionamento dello studio legale in maniera proporzionale alle proprie sostanze ed alle proprie competenze.
Utopia? No, realtà se si fa proprio il motto: uno per tutti, tutti per uno. Dove uno è lo studio legale.
La pianificazione è l'arma vincente perché offre maggiore concorrenza sul mercato: chi sa rispondere efficientemente senza lo spreco di risorse è colui che riuscirà a resistere nel corso del tempo.
Lo spreco delle risorse non avviene solo economicamente, ma anche in termini di energia (un avvocato meno stanco opera con maggior prontezza) e di tempo (il professionista che gestisce le varie pratiche può trarne grande profitto).
E se la logica economica del costo/opportunità viola l'essenza stessa dell'opera intellettuale, oggi anche l'intelletto si misura in termini economici.
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La pianificazione dello studio legale: alcuni consigli utili
Adattare i principi di economia aziendale in un comparto in cui l'opera personale dell'avvocato prevale su tutto sembra un'assurdità.
Eppure si è fatto tanto per trasformare gli studi legali in società vere e proprie che operano in un'ottica aziendale. E si è combattuto perché la concorrenza è tanta ed il lavoro pure, ed i ritmi di una società imprenditoriale sono quelli più adatti all'evoluzione dei mercati.
Una buona pianificazione della propria professione parte dalla consapevolezza che 250 mila avvocati sono tanti e ognuno tenta di ritagliarsi una fetta di concorrenza per vivere, se non addirittura per sopravvivere.
Giocando sulla concorrenza si può vivere dignitosamente riducendo quei costi inutili che gravano sullo studio.
Quali sono questi costi inutili?
La gestione della segreteria, l'amministrazione degli archivi, la contabilità, il portafoglio clienti. Diminuendo i costi aumenteranno gli introiti che potranno essere reinvestiti per migliorare lo studio legale.
Questo non significa licenziare la segretaria e fare tutto da soli, ma magari utilizzare un software gestionale capace di far interagire sia la segretaria che il professionista.
Nel tempo di un solo click. Sincronizzare gli account potrebbe rivelarsi utile ancor di più di un semplice WhatsApp: l'agenda degli appuntamenti ha priorità rispetto alla visualizzazione di un messaggio, per cui nessun incontro potrà essere dimenticato.
Il software gestionale è un programma per device in grado di svolgere diverse funzioni deputate di solito a singole applicazioni.
In un solo programma si potranno sincronizzare cartelle, documenti, attività contabili e posta certificata; gli appuntamenti sono segnalati da un allarme e le attività più importanti sono consultabili sul proprio smartphone.
Il software gestionale è contemporaneamente organizer, segreteria, amministrazione ed archivio, ma anche Posta Certificata, rubrica telefonica, portafoglio clienti e relativa anagrafica.
Con un software gestionale l'avvocato può pianificare il lavoro nel quotidiano e nel lungo periodo, ottimizzando il tempo a disposizione per guadagnare energia.
La pianificazione non è solo logica, ma tangibile perché bisogna schematizzare tutto per riuscire a centrare i propri obiettivi.
Gli imprenditori parlano di tattica, di logistica nella gestione delle merci. Il professionista legale si affida ai software per amministrare l'intangibile. D'altronde l'imprenditore vende prodotti, l'avvocato fornisce un servizio: non si tratta forse di beni economicamente valutabili e soggetti alla soddisfazione dei clienti?
Ed allora, perché la pianificazione è l'arma vincente dello studio legale? La risposta è semplice. Se si vuole offrire la qualità, bisogna puntare sull'ottimizzazione.
