Studio legale, migliora la gestione con il cloud


Vediamo insieme come uno studio legale potrebbe migliorare la gestione (e l'amministrazione) mediante l'uso del cloud

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La tecnologia ha fatto molto per l'evoluzione della società e potrebbe fare tanto per l'attività di un avvocato.

Non si tratta di sostituire una figura professionale (il cui lavoro, giova ripeterlo, è di tipo intellettuale) ma di agevolarne il suo modo di organizzarsi sia nei rapporti con i clienti che con i tribunali. 

A venire in aiuto di un legale sono dapprima i device (PC, smartphone e tablet) sempre più sofisticati e multifunzionali a cui si aggiungono software gestionali in grado di ottimizzare il lavoro d'ufficio.

Se da un lato la tecnologia ottimizza parte dell'attività di uno studio professionale, dall'altro il suo uso diventa obbligatorio in molti contesti. 

Si pensi alla PEC, all'uso della carta d'identità digitale, alle comunicazioni fra professionista e cancelleria e, da ultimo, al processo civile telematico.

Ma quali potrebbero essere i diversi risvolti nell'uso dell'hi-tech? Quali sono le soluzioni attualmente diffuse fra i lavoratori autonomi?

Cloud: cos'è e a cosa serve?

Cloud: cos'è e a cosa serve?

Archiviare è una pratica necessaria, se non addirittura obbligatoria, sia per lavoro che per diletto. Si archiviano foto, documenti, bollette, testi scritti ma anche file, bozzetti e tutto ciò di cui sentiamo l'esigenza di tenerne copia.

L'archiviazione serve quindi principalmente a conservare la traccia di un qualcosa che potrebbe servirci in futuro: a seconda delle esigenze opteremo per diverse metodologie di archiviazione che potrebbero tornare utili nel corso del tempo.

Il modo più semplice per archiviare è possedere una copia cartacea del documento da inserire in una cartellina.

I maniaci dell'ordine avranno dei classificatori all'interno del quale ordineranno i documenti in base ad un ordine alfabetico, alfanumerico o storico.

I più pigri preferiranno invece utilizzare una semplice scatola delle scarpe dentro cui porranno alla rinfusa i documenti più importanti.

Un secondo modo per archiviare consiste nel conservare dati e documenti in formato digitaleriponendoli telematicamente all'interno di una pen drive o di un caro e vecchio compact disc (ah, che bei ricordi!!!).

Anche le schede di memoria sono utili per la conservazione dei dati, come un tempo non molto lontano lo furono i flop disk (ricordate?).

C'è chi archivia su hard disk esterni, chi all'interno del proprio computer ma, in tutti i casi emerge un problema di non poco conto: come assicurare la conservazione perfetta dei documenti?

Il principale problema legato all'archiviazione è l'eventualità che dati e documenti possano andare distrutti o perduti. 

La carta, ad esempio, tende a deteriorarsi, ad ingiallirsi e ad essere facilmente infiammabile nel corso del tempo. L'inchiostro della stampa, inoltre, sbiadisce di anno in anno ed il rischio che si corre rimane quello di rendere illeggibili (ed inutilizzabili) i documenti ivi posseduti.

I documenti in formato elettronico conservati su supporto potrebbero andare perduti e diventare inutilizzabili in men che non si dica.

Abbiamo parlato di flop disk e di CD, adoperati fino a poco meno di venti anni addietro ed attualmente i computer di nuova produzione non presentano neanche il lettore CD posto sul lato destro di un comune notebook.

Le chiavette potrebbero rovinarsi e le schede smagnetizzarsi, per questo motivo l'esigenza principale rimane quella di individuare sistemi e tecniche di conservazione utili nel lungo periodo.

Per sopperire a tali esigenze il cloud si pone come sistema di archiviazione e di conservazione innovativo ed efficace.

Basta possedere un account (generalmente un'email), una connessione internet ed il gioco è fatto: i documenti ed i dati in formato digitale potranno essere archiviati in una memoria immateriale, contenuta in server virtuali.

In altre parole un documento scritto sul computer può essere conservato in una sorta di scatola immaginaria custodita segretamente in una scatola ancora più grande, all'interno del quale ci sono le scatole di tutte le persone che usufruiscono del medesimo servizio.

Ogni scatola è protetta da codici e sistemi di criptazione che le rende inviolabili da qualsiasi intrusione esterna, ma come accade per tutte le novità digitali essa presenta dei pro e dei contro. Vediamoli insieme.

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I vantaggi dell'archiviazione in cloud

I vantaggi dell'archiviazione in cloud

Archiviare utilizzando internet è un modo efficace per ridurre lo spreco di carta e lo spazio di un ufficio:un file in formato elettronico non occupa cartelle, nè scaffali e potrebbe essere recuperato in ogni momento della giornata.

Posto che l'archiviazione in cloud è offerta dai fornitori di servizi e-mail e PEC, ma anche da operatori esterni specializzati proprio in questo tipo di attività, i vantaggi sono:

1- gratuità del servizio. Gran parte delle volte il cloud è uno strumento fornito assieme ad altri tool quali potrebbero essere l'uso (anche a pagamento) di servizi email di posta certificata o di fatturazione elettronica. Generalmente il servizio è free per i primi giga byte utilizzati (di solito si va fra i 10 ed i 15 GB di spazio), mentre per l'update dello spazio potrebbe essere previsto un costo;

2- disponibilità immediata dei documenti. Se per l'uso di un CD, di una scheda o di una pen drive è necessario un'uscita o un lettore, con il cloud basta semplicemente una connessione ed un account o, tutt'al più un'app configurata e installata sul proprio smartphone. In questo modo un documento salvato dal proprio PC potrà essere letto o scaricato dal tablet, dallo smartphone o dal computer di casa;

3- semplicità di utilizzo e di consultazione. Un archivio cartaceo deve essere organizzato secondo un certo criterio per permettere il ritrovamento immediato del documento. Un archivio digitale necessita ugualmente di una certa organizzazione, ma gran parte di questa avviene in automatico, grazie ad algoritmi e funzionalità presenti nel sistema di cloud. Se crei una cartella che inizia con E e subito dopo una con A, automaticamente le due cartelle compariranno posizionate in ordine alfabetico. Ovviamente sarà possibile modificare i parametri organizzativi, ma i più pigri avranno di meglio da fare;

4- sincronizzazione dei file. Molto spesso gli stessi gestori dei servizi in cloud propongono sistemi in grado di creare documenti in diverso formato (tipo word ed excel) che possono essere redatti e salvati in automatico ovunque essi siano stati creati. Immagina di dover scrivere un testo in formato excel. Potresti crearlo utilizzando il sistema operativo del computer, oppure gli strumenti dell'archiviazion in cloud. Nel primo caso impiegherai più tempo (salverai una copia sul PC e trasferirai quest'ultima in cloud). Nel secondo invece creerai direttamente il documento senza passare per il salvataggio sul computer. Inoltre ogni aggiornamento che avverrà negli archivi del cloud saranno visibili da qualsiasi device che utilizzerai, anche in momenti diversi della giornata;

5- condivisione dei documenti. Poniamo il caso che desideri creare un archivio per il tuo studio legale e che lo stesso potrà essere utilizzato da tutti i tuoi collaboratori. I servizi di cloud ti permettono di condividere i documenti che desideri con chi vuoi, decidendo anche cosa condividere. Se crei un archivio digitale potresti renderlo accessibile agli altri avvocati che avranno modo di consultare la documentazione senza, ad esempio, vedere i tuoi file personali.

Come il cloud migliora la gestione di uno studio legale

Dopo aver analizzato i vantaggi dell'archiviazione in cloud diventa facile capire perché il sistema migliora la gestione di uno studio legale. 

E gli aspetti positivi sono analizzabili da diversi punti di vista, quali potrebbero essere quello economico, quello spaziale e quello amministrativo.

Innanzitutto un ottimo servizio in cloud, anche a pagamento, rappresenta un investimento di medio - lungo periodo, perché consente all'avvocato di utilizzare un servizio che non passerà mai di moda. Anzi!

Nel futuro il cloud verrà sempre più perfezionato e migliorato, ma mai abbandonato visto che la tecnologia punta esclusivamente alla semplificazione.

Rimanendo in ambito economico gestire un archivio richiede il dispendio di risorse quali potrebbero essere la necessità di un ufficio più grande (o di un box, o di un magazzino all'interno del quale custodire i fascicoli) e l'assunzione di un addetto preposto esclusivamente alla sua organizzazione.

A ciò si aggiungono tutte le accortezze richieste per proteggere adeguatamente i documenti: una porta blindata, un impianto elettrico funzionante, scaffalature in grado di sorreggere il peso dei fascicoli e molto altro ancora.

Lo spazio fisico di un archivio potrebbe essere riutilizzato in diverso modo, anche traendone profitto nel lungo periodo. Una stanza verrebbe ceduta in affitto ad un socio o utilizzata per altre funzionalità, mentre l'acquisto di prodotti da cancelleria non rappresenterebbe più un costo da ammortizzare nel corso del tempo.

Insomma, la spesa in risma, stampanti, scanner, cartucce e tecnici per la manutenzione di questi strumenti verrebbe riutilizzata in altro modo, ad esempio partecipando ad un corso di informatica che spiega le regole basilari per la protezione dei dati digitali.

Il tempo è prezioso per un avvocato e risparmiarne un pezzetto rappresenta una grande conquista. Anziché sprecare minuti preziosi nella ricerca di un documento cartaceo potresti farlo direttamente dal cellulare, magari durante la pausa pranzo o nei cinque minuti liberi.

Se ti serve un foglio che hai sulla scrivania, ma nello stesso tempo di trovi in tribunale, potresti recuperarlo dall'archiviazione in cloud e stamparlo nella tipografia più vicina.

Se invece desideri ottenere un parere da un collaboratore potresti condividere il documento sincronizzando gli account, senza costi di spedizione e senza la paura che il documento venga perso.

Da buon avvocato sai quanto siano importanti i tempi nella legge, e lo sono ancor di più nella conservazione dei dati e delle prove.

Con il cloud non hai la paura di perdere un foglio, cancellare un documento o smagnetizzare un CD.

Anche a distanza di tempo potrai recuperare il tutto da un qualsiasi device, magari più nuovo e funzionale rispetto a quel vecchio smartphone che ancora usi portare dietro!

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Categoria

Gestionale avvocato

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