Risparmia tempo e denaro automatizzando il tuo studio legale


La tecnologia ha cambiato la vita e il lavoro delle persone, questo principio è valido anche per le professioni legali che oggi si trovano a dover far fronte alla richiesta di automatizzare parte dell'attività

La tecnologia ha cambiato la vita e il lavoro della maggior parte delle persone, se non di tutte, questo principio è valido anche per le professioni legali che oggi si trovano a dover far fronte alla richiesta di automatizzare parte dell'attività.

Questo però non è uno svantaggio, infatti, migliora il rapporto con il cliente grazie alla possibilità di risparmiare tempo e di dedicarlo ai clienti.

Se anche tu hai uno studio legale con questa guida potrai capire perché con l'automatizzazione del tuo studio legale potrai risparmiare soldi e tempo.

La rivoluzione telematica nel processo civile

La rivoluzione telematica nel processo civile

Nel momento in cui c'è stata la svolta telematica sono stati molti gli avvocati che, poco avvezzi all'uso delle nuove tecnologie, hanno visto questa rivoluzione come un ostacolo, un'inutile incombenza a cui far fronte, un costo.

Questo perché si era abituati ad un lavoro tradizionale, manuale. La resistenza posta nei confronti della nuova tecnologia è stata tale da ostacolarne anche il successo. Ciò fino a quando nel 2017, con l'ordinanza della Corte di Cassazione 22320 del 25 settembre, è stato introdotto l'obbligo della digitalizzazione per gli avvocati.

Da questo momento gli avvocati non hanno potuto invocare la scarsa attitudine all'uso delle nuove tecnologie per esimersi da tale obbligo e di conseguenza hanno dovuto forzatamente adeguarsi.

A questo punto occorre ricordare che il PCT, Processo Civile Telematico, era nato già da molto tempo, infatti, inizialmente vi è stata una fase transitoria in cui i diversi tribunali si sono adeguati alle nuove tecnologie.

Questa fase ha avuto una durata molto lunga, circa 10 anni in cui sono stati emanati diversi provvedimenti volti a migliorare questo strumento e renderlo più affidabile. Nel 2014 diventa obbligatorio il deposito telematico per alcune tipologie di atti, per poi arrivare alla svolta nel 2017.

In realtà bastavano dei piccoli aggiornamenti sulle proprie competenze digitali per riuscire a sfruttare a pieno tutti i vantaggi della nuova era risparmiando così tempo e soldi.

Sfruttare a pieno le potenzialità di un gestionale consente in breve tempo di accedere non solo agli atti dei procedimenti in corso, ma anche all'archivio storico del proprio studio legale, in modo da avere sempre a portata di click un bagaglio di informazioni rilevante.

Il tutto senza dover avere nello studio pesanti faldoni pieni di polvere che richiedono costanza anche nella gestione delle pulizie. Questa è solo una piccola parte dei vantaggi.

Il processo telematico

Arrivati a questo punto è bene chiarire cosa si intende per processo telematico. Si tratta di una serie di attività processuali che possono essere condotte sul web.

Cosa significa?

Semplicemente che uno studio legale non avrà più bisogno di fare lunghe file in cancelleria per depositare o ritirare pratiche, ma si potrà avere accesso agli atti direttamente dal PC o dallo smartphone riducendo file e tempi morti.

La possibilità di sfruttare il Cluod dei documenti permette di accedervi da più dispositivi collegati tra loro senza dover eseguire una condivisione manuale.

Questo vuol dire riuscire ad avere più tempo per lo studio reale delle pratiche e quindi per seguire i clienti, non solo, potendo gestire tutto dallo studio, se lo stesso non è collocato nei pressi del tribunale si ha anche un risparmio notevole di carburante.

Ovviamente qui ci troviamo di fronte a dati di una certa importanza che non possono viaggiare in rete in modo libero, ma che devono essere accessibili solo a coloro che vi avrebbero avuto accesso se si fosse rimasti al cartaceo.

Il Ministero di Grazia e Giustizia ha quindi messo a disposizione Polisweb, si tratta di una sorta di cancelleria virtuale, divisa in tre parti:

  • Sicid pensata per il contenzioso civile in materia di lavoro e giurisdizione volontaria.
  • Siecic nata per gestire le procedure concorsuali ed esecutive.
  • Sigip specifica per i procedimenti davanti al giudice si pace.

Al Polisweb si accede attraverso dei Punti di Accesso, si tratta di software autorizzati dal Ministero e che consentono di avere a disposizione tutti gli atti e le attività da eseguire telematicamente.

Ovviamente c'è una procedura di identificazione da eseguire altrimenti l'accesso sarebbe dato a tutti con notevole pericolo per la privacy.

Attraverso il Polisweb si può accedere agli atti del processo, con informazioni circa la date delle udienze, i depositi eseguiti e dell'intero fascicolo processuale.

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I Punti di Accesso

Oggi attraverso il Punto di Accesso è possibile gestire il proprio studio legale in modo semplice e innovativo, gli avvocati possono scegliere tra diversi PdA.

Questa scelta non è però semplice perché se tutti offrono il minimo previsto dal Ministero, altrimenti non avrebbero l'autorizzazione, ci sono delle differenze sia sulla qualità e velocità della piattaforma, sia sui servizi offerti.

Ecco perché la scelta di un gestionale piuttosto che di un altro può fare la differenza.

Un buon gestionale deve essere intuitivo, deve consentire non semplicemente di prendere visione degli atti processuali, ma anche di gestire la firma elettronica, verificare facilmente scadenze, appuntamenti, parcelle, in modo da semplificare il lavoro dello studio legale ed essere quindi un vero e proprio supporto al lavoro.

Differenziazione dei servizi offerti

Differenziazione dei servizi offerti

Oggi sono molti gli studi legali che hanno approfittato di questa rivoluzione per cambiare il modo di interfacciarsi con i clienti. Infatti anche i piccoli studi legali cercano di ampliare l'offerta ai propri clienti.

Non dovendo più fare file estenuanti e avendo sempre tutto a portata di click, molti professionisti hanno più tempo per ricevere i clienti presso lo studio.

Questo implica poter seguire contemporaneamente un maggior numero di controversie, ma non solo.

Infatti sempre più spesso gli studi legali si avvicinano al mondo delle consulenze, ad esempio per le start up.

Superato il concetto classico di avvocato che va in tribunale per gestire controversie, ora l'avvocato offre supporto alle aziende. Mette a disposizione le sue conoscenze in materie legali per far in modo che tutti gli atti compiuti siano perfettamente rispondenti alle regole del diritto.

Occorre ricordare che in questo campo le novità sono numerose e frequenti e quindi i professionisti hanno bisogno di un supporto legale.

Questa attività di consulenza, svolta anche nei confronti di soggetti privati e non solo di aziende, consente anche di limitare la litigiosità perché avendo a disposizione un parere legale già prima di compiere un atto, si prevengono le liti.

L'attività di consulenza si mostra molto redditizia, infatti spesso quando vengono violati i propri diritti si tende a non agire in giudizio perché, vista la scarsa rilevanza del fatto e visti i tempi notoriamente lunghi per ottenere giustizia, si rinuncia.

Contrariamente, l'attività di consulenza preventiva riscuote successo proprio perché volta ad evitare problemi.

La gamma di attività stragiudiziali che possono essere portate avanti grazie al tempo che si risparmia con l'uso delle nuove tecnologie è ampia e di conseguenza a un avvocato basta avere una certa propensione all'innovazione per riuscire a gestire lo studio legale in modo da tenere testa alla concorrenza.

Gestire fatturazione e parcelle

Automatizzare uno studio legale consente anche di avere un gestionale semplice da utilizzare per redigere parcelle e fatture.

Questa è un'altra attività che in passato richiedeva molto tempo e spesso c'era anche l'esigenza di essere affiancati da commercialisti in modo costante.

Un software per la gestione delle fatture consente facilmente di realizzare preventivi per i clienti, creare la parcella, emettere la fattura senza commettere errori che poi porterebbero problemi con il fisco.

Questa particolare attenzione consente anche di apparire più professionali nei confronti dei propri clienti e di conseguenza aiuta a fidelizzare quelli più importanti.

Infatti quando si va dall'avvocato la precisione è d'obbligo.

Per riscuotere in modo più semplice invece c'è l'avviso di pre-parcella che consente di avvisare il cliente dei costi da sostenere e allo stesso tempo consente di emettere la fattura quando il cliente paga, evitando così di dover anticipare l'IVA ancor prima di aver riscosso quanto di spettanza.

L'avviso di pre-parcella migliora anche il rapporto con il cliente perché consente di avere un rapporto trasparente in cui non vi sono malintesi.

La possibilità di gestire la parte relativa alla fatturazione da soli, senza avere il costante aiuto di un commercialista consente anche di risparmiare dal punto di vista economico.

Ecco perché un gestionale migliora la vita dell'avvocato che risparmiando tempo e denaro può godere al meglio della propria vita, rilassarsi, godere della famiglia.

Si sa che un lavoratore soddisfatto anche della propria vita privata gestisce meglio anche il lavoro perché è più sereno.

Oggi tutto diventa più semplice soprattutto se si sceglie un software che mette a disposizione anche aggiornamenti costanti.

Gli aggiornamenti sono essenziali per avere a disposizione una piattaforma evoluta, intuitiva, veloce. I software aiutano a non dimenticare gli appuntamenti, infatti comprendono anche un'agenda in cui inserire gli stessi, prima dell'appuntamento si riceve un sollecito che consente di non dimenticare l'impegno preso. Ciò aiuta ad essere professionali e quindi ad avere un maggior numero di clienti.

Quindi non accontentarti di un gestionale qualunque, magari gratuito e che non ha funzioni ulteriori rispetto a quelle previste per legge, ma scegli un software avanzato per il tuo studio legale.

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Realizzare una strategia di marketing

Altri strumenti di un gestionale che aiutano a guadagnare di più senza sprecare tempo? Alcuni gestionali offrono la possibilità di realizzare una strategia di marketing.

Il tutto prende il via dall'elaborazione dei dati, cioè si crea una lista di clienti con schede personali in cui sono inserite le problematiche portate dal cliente, il numero di volte in cui il cliente chiede un consulto, l'ammontare delle parcelle da lui pagate.

Questo schema aiuta a conoscere meglio il cliente e a proporre sempre un servizio che sia adatto alle sue esigenze.

Inoltre aiuta a capire quali problemi i propri clienti si trovano a dover affrontare con maggiore cadenza. Questi stessi possono essere oggetto di articoli di approfondimento pubblicati sui propri blog/siti.

In questo modo i clienti sanno che lo studio legale su tali argomenti è particolarmente specializzato. Queste sono solo alcune delle possibilità offerte da un gestionale. Ecco perché scegliere subito il migliore.

Per te che sei un avvocato che vuole essere sempre sul pezzo, che vuole fidelizzare i clienti ed evitare che studi legali concorrenti possano adottare strategie volte a vanificare gli sforzi che hai fatto finora per portare avanti con successo lo studio legale, c'è Legaldesk.

Si tratta di un gestionale evoluto che propone servizi ulteriori rispetto al semplice accesso al sistema Polisweb e quindi ti consente di avere servizi automatizzati semplici da usare per preparare parcelle e fatture.

Ti aiuta nel marketing del tuo studio legale e consente di gestire appuntamenti e tanto altro.

Ecco perché Legaldesk è la piattaforma perfetta per ogni avvocato.

Matteo Migliore - Fondatore di LEGALDESK

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Categoria

Tecnologia



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