Hai presente quella voglia irrefrenabile che colpisce noi esseri umani quando leggiamo la parola o free? Si lo so, è un istinto difficile da domare e in alcuni casi quello che riceviamo ha anche una sua utilità.
Oggi voglio parlarti proprio di questi software che vengono offerti , sono certo che anche tu avrai ceduto alla tentazione e almeno una volta nella vita ne avrai installato uno. E' stato utile? Spero di si, oggi scopriremo insieme quali sono gli aspetti più importanti da valutare prima di installare un software gratuito per non ritrovarti con un pugno di mosche stordito dal tanto fumo negli occhi veicolato dalla parola magica “”.
Software : funzioni gratuite
Di norma puoi trovare 2 tipologie di software da scaricare :
- quelli che ti danno accesso solo ad alcune funzioni senza limite di utilizzo e con gli stessi vantaggi della funzione a pagamento;
- quelli che invece ti mettono a disposizione tutte le funzioni presenti ma con delle limitazioni.
Esaminiamo insieme la prima tipologia: l’unica valutazione oggettiva che devi fare è se le funzioni messe a disposizione rendono possibile la fruizione del reale valore aggiunto del software, facciamo un esempio. Immaginiamo che tu voglia scaricare una versione gratuita di un software per inviare file di grosse dimensioni nelle mail. In questi software una delle funzioni più importanti è quella relativa a dove ti fa selezionare il file da inviare, nel computer, in un cloud, su google drive, su dropbox,ecc. Poniamo il caso che la versione free ti consenta di inviare file senza limite di grandezza ma potendoli selezionare solo su dropbox. In questo caso se utilizziamo già dropbox ci porterà del valore altrimenti sarà inutilizzabile.
Vediamo adesso la seconda tipologia: utilizziamo sempre l’esempio del software per inviare file di grosse dimensioni nelle mail. In questo caso hai a disposizione tutte le opzioni di scelta per caricare il tuo file da qualsiasi fonte ma hai però un limite nella grandezza dei file che puoi inviare, fissiamo il limite a 50 Mb. Qui la valutazione è altrettanto immediata, se utilizzi il servizio per inviare file entro i 50 Mb ok, ma se sei un video editor e ogni file che lavori pesa 1Gb allora nonostante abbia tutte le funzioni a disposizione questo limite rende lo strumento non fruibile per te.
Supporto e assistenza software per i clienti
Altro aspetto da valutare è quello relativo a come vengono gestiti eventuali richieste di assistenza da parte degli utenti che hanno scaricato il software. Anche qui abbiamo 2 scenari:
- potresti trovarti di fronte ad un software che non ha previsto un servizio di supporto per i clienti che hanno scaricato una versione free ed in questo caso qualsiasi cosa non funzioni dovrai vedertela da solo e magari finirai per non utilizzare più il software;
- altra ipotesi è quella dove invece hai a disposizione un servizio di supporto clienti e qui la valutazione che devi fare è se i canali di contatto del supporto riescano a rendere fruibile il servizio. Quindi se ad esempio hanno più canali di contatto come telefono, chat, email, facebook messenger, ecc di sicuro avrai la possibilità di ricevere assistenza su uno di questi canali. Ma se il canale di comunicazione è uno solo e del tipo che non permette una gestione ottimale del tempo come le mail allora sai che dovrai attendere del tempo prima di ricevere una risposta, sperando che sia quella risolutiva altrimenti riparti da capo.
Aggiornamenti software: quanto frequenti e come vengono erogati?
Secondo te ogni quanto tempo vengono aggiornate le versioni dei software che utilizzi ogni giorno?
In media una volta ogni 15/7 giorni. Anche per valutare questo parametro hai 2 possibili scenari davanti a te:
Il primo è se il software messo a disposizione sia effettivamente parte dei prodotti strategici dell’azienda produttrice o sia solo un amo per portare dentro altri clienti e poi iniziare a bombardarli con decine di email a settimana per vendere il loro vero software, quello su cui puntano, quello su cui investono, quello su cui guadagnano.
Se il software è una versione gratuita di un prodotto che fa parte del loro reale business allora stai sicuro che aggiorneranno la versione con cadenza periodica e garantita ma se invece il software messo a disposizione in realtà è solo un programmino elaborato per attirare clienti su altri software a pagamento allora sta pur certo che non avranno alcun interesse ad aggiornare la versione e quindi diventerà obsoleta dopo poco tempo rendendola inutilizzabile.
Il secondo scenario riguarda invece la possibilità che la versione gratuita sia o meno soggetta al rilascio dei regolari aggiornamenti. In questo caso se il software è utilizzabile e di reale valore ma la versione gratuita non da diritto agli aggiornamenti che sono invece disponibili sulla versione a pagamento, dopo pochi mesi il valore di utilizzo si esaurirà e ti ritroverai con un software potenzialmente utile ma ormai superato come tecnologia. Altro discorso invece dove la versione free sia inclusa nel rilascio programmato degli aggiornamenti ufficiali, magari sulla versione gratuita vengono rilasciati 15/20 giorni dopo la versione a pagamento ma avrai comunque un software utile ed aggiornato.
Integrazione con servizi di aziende come Google o Microsoft
Altro aspetto fondamentale da valutare o meno è se la versione gratuita del software che ti hanno proposto ha la possibilità o meno di integrarsi e sincronizzarsi con altre piattaforme largamente utilizzate come ad esempio quelle di Google o di Microsoft. Se l’integrazione è stata implementata e resa disponibile anche nella versione gratuita allora avrai un reale valore aggiunto anche in termini di esperienza utente perché non dovrai utilizzare più piattaforme per coordinare le tue attività con il tuo tempo a disposizione in quanto avrai tutto sotto controllo e con una sola interfaccia gestirai in autonomia.
Utilizzo del software da parte di più utenti (multiutenza)
Quando decidi di installare un software gratuito e lo utilizzi per lavoro è probabile che tu condivida le attività con altre persone che fanno parte del tuo team. Il valore reale di un software si riscontra anche nella possibilità di poter estendere il suo utilizzo al tuo team, certo entro dei limiti che di solito sono di 3/5 utenze aggiuntive sullo stesso account.
Poterlo fare in maniera semplice, magari inviando l’invito ad utilizzare il software alle persone del nostro team con una semplice funzione tramite mail dalla dashboard utente, ci permette di aumentare il valore percepito del software in quanto non migliora solamente la tua attività ma anche quella del tuo team.
Quindi se lavori in team prima di scaricare un software assicurati che sia disponibile la multiutenza, magari con un piccolo costo, ma averla è fondamentale.
Disponibilità del software ovunque tu sia
Quanto tempo trascorri in ufficio e quanto tempo trascorri fuori per lavorare?
Quando sei fuori dall’ufficio devi poter accedere al tuo applicativo anche da mobile. Quindi uno degli aspetti più importanti è quello di verificare se il software gratuito ha la versione mobile che è possibile sfruttare da telefono o tablet. Se è prevista solo la versione desktop questo limita molto la fruizione dell’applicativo.
Ora che conosci tutti gli aspetti hai la possibilità di provare il tuo software per avvocati utilizzando la versione gratuita e completa che hai a disposizione cliccando sul pulsante qui sotto.
