Se sei un avvocato ormai sei abituato all'idea di dover utilizzare un software gestionale per svolgere diverse funzioni.
La scelta ovviamente non è facile, ma devi sapere che non sempre un software attraente funziona meglio. Di conseguenza devi scegliere un software che offra esattamente i servizi di cui tu hai bisogno e del quali tu possa sfruttare a pieno le potenzialità, possibilmente dopo averlo testato.
L'evoluzione nel mondo dell'avvocatura
Il mondo dell'avvocatura oggi pone di fronte a importanti sfide, infatti la concorrenza è elevata. Le persone tendono a scegliere il professionista che appare più abile e scaltro perché sono convinte che costui potrà meglio gestire affari delicati come possono essere liti condominiali, affari di famiglia o o altri eventi che richiedono l'assistenza di un professionista.
In una situazione così delicata l'uso di un software che ha prestazioni elevate aiuta a gestire al meglio il rapporto con il clienti in quanto consente di risparmiare molto tempo e quindi a curare con maggiore meticolosità i vari casi e i rapporti interpersonali.
Meglio chiarire fin da subito che un software per la gestione di uno studio da avvocato non deve essere semplicemente attraente, questa è una caratteristica che può esserci così come può mancare, ciò che non deve mancare è la funzionalità, l'assistenza in tempo reale e la possibilità di eseguire diverse tipologie di azioni. Il software deve essere facile da utilizzare e intuitivo.
Ecco cosa non può mancare.
LEGGI ANCHE: Assistenza legale online, possibile servizio on demand?
Software accesso servizi telematici
In primo luogo non può mancare l'accesso ai servizi per il processo telematico. La digitalizzazione di varie attività processuali è un percorso naturale che nel tempo è destinato a crescere ancora di più.
Sicuramente la fase più difficile è stata il primo approccio al nuovo sistema, ma ora che gli studi legali sono adeguati a queste prime funzioni svolgibili da remoto, come il deposito e l'invio di atti e altre funzioni di cancelleria, si può immaginare uno scenario futuro in cui l'avvocato andrà sempre meno in tribunale.
Ecco perché è bene fin da subito scegliere un gestionale che sia pratico da usare e abbia funzioni elevate e non semplicemente il gestionale più conosciuto, o ritenuto attraente, in quanto spesso semplicemente presentato come il prodotto migliore.
Legaldesk, ad esempio, ti consente in appena 5 minuti di depositare gli atti, il tutto senza bisogno di fare la fila in cancelleria, senza dover perdere intere mattinate in giro, pagare una persona per lo svolgimento di queste mansioni. Oltre al gestionale ovviamente serve una chiave di autenticazione al sistema, questa è essenziale per proteggere i dati delle persone, infatti comunque si sta accedendo al complesso sistema della Giustizia italiana e quindi è bene che sia sempre verificabile chi sta accedendo.
La chiave di accesso al server ovviamente non deve mai essere ceduta ad alcuno per nessun motivo e deve essere conservata in modo che nessuno possa accidentalmente venirne a conoscenza e utilizzarla. Appare ovvio che ogni avvocato possa comunicarla ai suoi più stretti collaboratori, ma deve trattarsi di persone affidabili.
I documenti confluiscono tutti in un archivio digitale unico del quale possono prendere visione solo coloro che hanno le chiavi di accesso. A questo proposito deve essere sottolineato che per quanto riguarda il Processo Civile Telematico possono accedere agli atti anche le parti coinvolte, queste però hanno un limite, infatti possono controllare solo gli atti riguardanti attività processuali che li riguardano.
Questo dettaglio è importante perché fino a poco tempo fa i clienti facevano fatica a fidarsi degli avvocati e quando vedevano che i tempi della giustizia andavano per le lunghe tendevano a dare la colpa ai difensori legali che non facevano, secondo la loro opinione, bene il loro mestiere. Controllare direttamente gli atti del proprio processo aiuta a capire quali sono i reali problemi che sono dietro le lungaggini processuali.
Un buon gestionale deve anche offrire la possibilità di controllare la propria casella di posta elettronica certificata perché è qui che i professionisti riceveranno notifiche e comunicazioni. Anche questo è un vantaggio perché tra l'invio e la ricezione passano millesimi di secondo e di conseguenza l'avvocato è immediatamente informato di ciò che accade.
Tutti i vantaggi di un software con il Cloud
Siamo partiti dalle funzioni base di un software per la gestione di uno studio legale, ora è possibile andare oltre per vedere cosa può offrire in più e quali sono i vantaggi di queste offerte.
In primo luogo è bene parlare del Cloud. Si tratta di un sistema di archiviazione dei dati che sfrutta Google Drive e Dropbox. In passato quando ci si recava in uno studio legale la prima cosa che si notava era un cumulo di scartoffie, tanti faldoni magari pieni di polvere.
Questo per l'avvocato non era semplicemente disordine rappresentava anche ore di lavoro per sistemare tutto.
Infatti le scartoffie dovevano essere messe in ordine e questo richiedeva tempo, contemporaneamente quando c'era bisogno di riprendere gli atti di un processo occorreva ricordare il criterio di catalogazione e riprendere il documento.
Per tutto questo c'era spesso bisogno di qualcuno che si occupava esclusivamente delle attività di segreteria. Oggi il Cloud evita faldoni e facilita la ricerca dei documenti, ma non solo.
Il Cloud consente anche di avere i documenti disponibili contemporaneamente su più dispositivi senza però dover salvare gli stessi su ogni singolo computer, tablet, smartphone.
Cosa vuol dire? Semplicemente che in ogni momento è possibile accedere ai documenti in qualunque posto, anche mentre ci si trova in viaggio, o magari mentre si è in vacanza e si vuole riprendere l'attività per qualche ora senza dover tornare in ufficio.
Un software con un sistema Cloud può anche non essere attraente e rinomato, ma di sicuro è utile e facilita la vita dell'avvocato.
Preventivi e fatturazione elettronica
Quando arriva un cliente e ti propone un problema da risolvere è molto probabile che ti ritrovi a dover scrivere un preventivo. Anche questa attività può essere gestita attraverso moduli e formulari disponibili sul software gestionale Legaldesk.
In breve tempo potrai redigere un preventivo e inviarlo tramite e-mail al cliente che a questo punto potrà procedere a scegliere se proseguire oppure fermarsi. Non solo, perché al momento in cui sarà necessario onorare la parcella dell'avvocato potrai redigere la fattura, anche in questo caso in modo semplice e intuitivo e inviarla al cliente.
Inviare la fattura in breve tempo è molto importante perché statisticamente quando la stessa viene consegnata in un lasso di tempo breve rispetto allo svolgimento delle attività oggetto della stessa, è più facile ricevere in breve tempo il pagamento.
Questo avviene perché nel breve tempo questa è una spesa preventivata dal cliente, mentre con il trascorrere del tempo è probabile che il cliente abbia avuto altri impegni economici/vicissitudini che lo hanno portato a distrarre risorse dal budget inizialmente previsto.
Di conseguenza diventa più difficile riscuotere. Poter gestire le fatture dal gestionale vuol dire anche semplificare il lavoro burocratico legato alle incombenze fiscali. Ciò in vista anche dell'entrata in vigore dell'obbligo di uso di fatturazione elettronica per i professionisti.
Il gestionale Legaldesk va ancora oltre e consente di mettere in atto anche una vera e propria campagna di marketing.
In che modo? Molto semplicemente attraverso degli strumenti evoluti. Ad esempio il software consente di accedere ad un'area rubrica in cui salvare i dati dei diversi clienti, numero di telefono, indirizzo di posta elettronica, ma anche piccole noticine sui casi per lui trattati.
Attraverso la rubrica è possibile inviare newsletter ai clienti e quindi informarli delle novità legislative che potrebbero interessarli, le novità dello studio. Ad esempio è possibile comunicare l'ingresso di un nuovo associato specializzato in una determinata materia, il conseguimento di specializzazioni ed altre attività che potrebbero rendere lo studio attraente per il cliente e comunque ricordargli che in caso di bisogno lo studio legale è lì ad aspettarlo con professionalità e competenza.
Attraverso questi strumenti si crea un vero e proprio scrigno di informazioni dalle quelli è possibile anche estrapolare dati per realizzare delle statistiche. Ad esempio è possibile capire le entrate in un determinato periodo, i clienti che hanno permesso i maggiori guadagni, l'area di interesse delle cause che hanno portato maggiori entrate.
I dati possono essere aggregati in diverso modo e quindi consentono di ricavare una moltitudine di informazioni da utilizzare per i piani di crescita dello studio legale.
Il gestionale è dotato anche di un'agenda che segnala scadenze ed appuntamenti, in questo modo gestire la propria attività è più semplice e non si rischia di perdere appuntamenti importanti.
LEGGI ANCHE: Come trasformare le tue parole in soldi
Consigli pratici per scegliere un gestionale
In definitiva se stai cercando un gestionale per il tuo nuovo studio legale o perché sei stanco del vecchio gestionale e cerchi qualcosa in grado di darti realmente una mano nella gestione del lavoro, non devi sono guardare a cosa stanno usando gli altri avvocati, alla fama del gestionale e a quanto è attraente, devi guardare le sue funzionalità.
Legaldesk ti mette a disposizione tutto ciò che occorre per gestire il tuo studio legale. Potrai gestire gli atti del processo telematico e i rapporti con i clienti, inviare newsletter, auguri per le diverse ricorrenze. Utilizzando le diverse funzionalità potrai risparmiare tempo da dedicare ai clienti, alla formazione o agli affetti.
I calcoli eseguiti dicono che un professionista può risparmiare fino a 3 ore al giorno utilizzando Legaldesk, pensa quante cose si possono fare in tale lasso di tempo.
Legaldesk può essere provato per un mese e solo dopo decidere se acquistarlo o meno, nella maggior parte dei casi chi prova non riesce più a fare a meno delle potenzialità del software.
