Software antiriciclaggio per avvocati: come funziona?


Gli avvocati devono prestare adeguata attenzione ai propri clienti ed attenersi alle norme che riguardano la disciplina dell'antiriciclaggio

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Anche gli avvocati devono prestare adeguata attenzione ai propri clienti. Non si tratta solo di adempiere alle richieste di chi chiede un patrocinio, quanto piuttosto di attenersi alle norme che riguardano la disciplina dell'antiriciclaggio.

Oggi più di ieri il fenomeno del riciclaggio di denaro sporco viene attuato in diverse modalità: attraverso la compravendita di beni immobili, mediante l'apertura di società offshore, con la creazione di attività votate al settore del turismo. 

Se da un lato gli esempi sono diversi, dall'altro la legge chiede ai professionisti un'accortezza maggiore: quella di identificare i propri clienti per cui prestano la propria opera. E per aiutare gli avvocati in questo difficile compito sono stati progettati i cosiddetti software per avvocati. 

Vediamo insieme cosa è e come funziona un software antiriciclaggio.

Software antiriciclaggio per avvocati: di cosa si tratta?

Software antiriciclaggio per avvocati: di cosa si tratta?

Il riciclaggio di denaro sporco è una fattispecie delittuosa contemplata in due normative: l'art. 648 bis del cod. pen. ed il D. Lgs. n. 231 del 2007.

In pillole, commette il delitto di riciclaggio la persona che sostituisce o trasferisce denaro, beni o altre utilità che provengono da un delitto doloso o compie in relazione ad essi altre operazioni con lo scopo di ostacolare l'identificazione della loro provenienza delittuosa.

Ad essere puniti non sono solo coloro che commettono il delitto, ma anche tutti quei professionisti (banche, assicurazioni, commercialisti, notai e avvocati) il cui lavoro ha in qualche modo a che fare con la gestione del denaro o dei beni immobiliari. 

Pensa ad un commercialista che si occupa di gestire un'attività imprenditoriale realizzata con dei capitali evasi al fisco, o un notaio che acconsente l'acquisto di un immobile con i soldi provenienti da una rapina.

La legge non specifica quali sono i tipi di reati connessi al riciclaggio, ma la consuetudine vuole che esso avvenga in diversi modi, non strettamente legati alla rapina ed all'evasione fiscale.

Una fattispecie di riciclaggio potrebbe aversi con i capitali frutto della corruzione o della concussione di un funzionario pubblico, con la truffa magari ai danni dello Stato e con tutto ciò che ha a che fare di solito con il bene ''denaro''. 

I danni che genera il riciclaggio non sono solo legati al tipo di crimine da cui proviene il reato (evasione, corruzione, rapina, ecc...), ma hanno ripercussioni economiche perché distorcono la concorrenza leale e favoriscono il terrorismo.

Per questa e per altre ragioni l'Europa è intervenuta su più fronti con diverse direttive emanate negli ultimi trent'anni.

Le direttive europee e la legislazione italiana hanno individuato i professionisti e gli obblighi a cui essi devono adempiere per prevenire il riciclaggio di denaro sporco.

Anche gli avvocati non sono esonerati da questa incombenza e a stabilirlo è proprio l'art. 12 del D.Lgs n. 231/2007. Gli obblighi sono individuati dall'art. 16 dello stesso decreto e vengono definiti ''obblighi di adeguata verifica dei propri clienti''. 

Essi si attuano in casi specifici, ovverosia quando:

a) la prestazione professionale ha ad oggetto mezzi di pagamento, beni od utilità il cui valore è pari o superiore a 15 mila euro;

b) i professionisti eseguono prestazioni professionali occasionali che comportano la trasmissione o la movimentazione di mezzi di pagamento di valore pari o superiore a 15.000 euro, a prescindere se esse sono eseguite in una sola operazione o in più operazioni collegate tra loro (operazioni frazionate);

c) l'operazione è di valore indeterminato o non determinabile.

d) vi è sospetto di riciclaggio indipendentemente da qualsiasi deroga, esenzione o soglia applicabile.

e) vi sono dubbi sulla veridicità o sull'adeguatezza dei dati che riguardano l'identificazione del cliente.

Quella dell'identificazione del cliente è una procedura che sottrae tempo e risorse preziose per un avvocato.

Per questa ragione sono stati sviluppati software adeguati alla segnalazione della clientela sospetta, a cui si affiancano tools per la gestione e l'identificazione di coloro che si rivolgono ai professionisti.

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Software antiriciclaggio per avvocati: quando utilizzarlo?

L'antiriciclaggio è la misura di protezione e di prevenzione che le leggi italiana ed europea individuano per contrastare il fenomeno su diversi fronti.

A tal proposito alcune associazioni di categoria hanno messo a disposizione dei propri professionisti (si tratta dei dottori commercialisti) software specifici per l'identificazione dei clienti.

Lo strumento è strutturato per agevolare l'attività di coloro che gestiscono, soprattutto a livello fiscale ed amministrativo, il lavoro di imprenditori e lavoratori autonomi, ma fine ultimo del programma è quello di garantire l'anonimato ogni qualvolta si procede alle segnalazioni sospette. 

In altri termini il professionista che constata un'anomalia nei dati identificativi di un cliente ha l'opportunità di inoltrare una comunicazione direttamente al proprio ordine professionale in maniera del tutto anonima, prevenendo quindi casi di ritorsioni da parte del sospettato.

L'ordine, a sua volta, provvederà ad informare l'Uif (Unità di Informazione Finanziaria) attraverso uno scambio dati criptato: sarà l'Uif a prendere in considerazione le segnalazioni accertando la veridicità dei dati ricevuti.

L'identificazione avviene secondo quanto stabilito dall'art. 18 del decreto, rubricato ''Contenuto degli obblighi di adeguata verifica della clientela''. Nello specifico la verifica dei dati avviene:

1. identificando il cliente e accertandone l'identità sulla base di documenti, dati e informazioni che si possono ottenere da una fonte affidabile e indipendente.

2. identificando l'eventuale titolare effettivo e verificandone l'identità (ove per titolare effettivo si intende la persona fisica o le persone fisiche, diverse dal cliente, nell'interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l'operazione è eseguita).

3. ottenendo informazioni sullo scopo e sulla natura prevista del rapporto continuativo o della prestazione professionale (si pensi alla gestione contabile di un'azienda, o alla consulenza legale di un avvocato che lavorerà come supporto professionale dell'impresa).

4. svolgendo un controllo costante nel corso del rapporto continuativo o della prestazione professionale.

Dalla norma è facile intuire come fra professionista e cliente è necessario che si crei un rapporto fiduciario da cui sarà possibile trarre le informazioni necessarie per gli adempimenti di cui sopra. 

Di recente un nuovo D. Lgs., il n. 90 del 2017 ha sostituito la precedente legge introducendo una nuova normativa reperita immediatamente dal Consiglio Nazionale Forense. Costui, sul proprio sito, fornisce tutte le informazioni necessarie per il rispetto della normativa antiriciclaggio rivolgendosi con domande esaustive soprattutto agli avvocati.

Gli obblighi in capo agli avvocati riguardano:

  • l'identificazione del cliente e del ''titolare effettivo'' dei dati.
  • la conservazione dei dati sul cliente e le operazioni che lo coinvolgono.
  • l'adeguata verifica dei dati forniti dal cliente.
  • l'astensione da qualsiasi operazione qualora sia impossibile eseguire un'adeguata verifica sul cliente.
  • la segnalazione all'Uif in caso di sospette operazioni di riciclaggio.
  • la formazione personale e dei collaboratori che prestano la propria opera nello studio.
  • la segnalazione al Ministero dell'Economia delle operazioni che riguardano il trasferimento di denaro contante per importi pari o superiori a 3 mila euro.
  • l'adozione di presidi e procedure (ausili come appunto il software antiriciclaggio) con lo scopo di gestire le varie operazioni.

Software antiriciclaggio per avvocati: come utilizzarlo?

Software antiriciclaggio per avvocati: come utilizzarlo?

Il software antiriciclaggio per avvocati si sostituisce all'archivio cartaceo detenuto dal professionista. Costui, oltre alla tenuta di uno schedario contenente i fascicoli dei propri clienti, può alternativamente usufruire di programmi informatici utili alla gestione dei propri clienti.

Il professionista può addirittura avvalersi di un autonomo centro di servizi deputato all'amministrazione dei dati, purché egli abbia accesso diretto ed immediato alla banca dati dei propri clienti.

In altri termini ciò che la legge stabilisce è l'individuazione di un meccanismo che prevenga qualsiasi perdita dei dati e delle informazioni e garantisca la ricostruzione dell'operatività o attività del cliente.

A stabilirlo è l'art. 32 co. 3 del D. Lgs. 231/2007 aggiornato al 2017 il quale definisce le modalità di conservazione dei dati e delle informazioni acquisite dall'avvocato. 

Ma come utilizzare il software?

Termini, procedure di identificazione, conservazione dei dati nonché adeguamento al Codice della Privacy sono contenuti nel medesimo decreto aggiornato che, in linea di massima, stabilisce come bisogna procedere. 

Innanzitutto l'identificazione deve avvenire prima che si instauri il rapporto di lavoro professionale fra avvocato e cliente, a prescindere se esso abbia natura continuativa o occasionale. L'acquisizione deve essere tempestiva e, come tale, deve avvenire entro 30 giorni che decorrono:

  • dall'instaurazione del rapporto o dal conferimento dell'incarico.
  • dall’esecuzione dell’operazione o della prestazione professionale.
  • dalla variazione e dalla chiusura del rapporto continuativo o della prestazione professionale (art. 32 co. 2 lett. b)).

L'avvocato ha l'obbligo di conservare i dati raccolti per almeno 10 anni dalla conclusione della propria prestazione realizzando un fascicolo personale (anche telematico) del cliente all'interno del quale dovranno essere inseriti i dati identificativi e quelli rilevati in sede di accertamento.

Nello stesso non dovranno mancare le informazioni riguardanti l'incarico del professionista, fra cui anche i mezzi utilizzati per il pagamento. 

Le modalità di identificazione differiscono a seconda se trattasi di cliente e di titolare effettivo e, a loro volta, se persone fisiche o persone giuridiche. Semplificando:

  • il cliente persona fisica viene identificato con i documenti di identità, mediante atti pubblici, scritture private e documenti forniti di identità digitale. In alcuni casi è necessaria la presenza fisica del cliente, ad esempio quando non esistono atti pubblici da cui desumere la veridicità delle informazioni.
  • il titolare effettivo può essere accertato facendo ricorso ai pubblici registri, quindi le visure camerali.
  • il cliente persona giuridica viene identificato attraverso il potere di rappresentanza della persona fisica a cui viene delegata la sottoscrizione dell'incarico, ma l'avvocato avrà l'onere di accertare la veridicità delle dichiarazioni consultando i pubblici registri.

La raccolta dati dei clienti di un avvocato deve avvenire nel pieno rispetto di quanto sancisce il Codice della Privacy e per le sole finalità stabilite dalla normativa Antiriciclaggio. Ragion per cui eventuali responsabilità per la perdita dei dati e l'utilizzo inappropriato di questi ultimi è in capo all'avvocato.

Il professionista dovrà quindi rilasciare al proprio cliente un'informativa chiara ed esaustiva circa l'utilizzo dei dati personali, inserendo esplicitamente le finalità previste dalla legislazione del settore.

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Software antiriciclaggio per avvocati: come funziona?

Posto che nel 2018 è possibile telematizzare la propria attività gestendola nella maniera più opportuna, il software antiriciclaggio per avvocati ha l'utilità di semplificare un'incombenza che richiede tempo e, soprattutto, spazio.

Ogni studio legale detiene un proprio archivio catalogato per anni e per numero di clienti, e all'interno di esso sono contenuti tutti i fascicoli riguardanti le cause, i rapporti di consulenza e gli incarichi affidati da persone terze.

L'archivio ha lo scopo di conservare tutto ciò che ha a che fare con l'attività dell'avvocato, in maniera tale da reperire immediatamente tutte le informazioni in qualsiasi momento.

Pensa ad un cliente che si ripresenta dopo anni ed esprime la necessità di rivedere le documentazioni relative ad una causa conclusa.

L'archivio dell'avvocato non è solo ad appannaggio del professionista, ma di tutti coloro che, per legge, possono averne accesso per trarne informazioni. 

A maggior ragione se trattasi delle autorità deputate alla repressione dei crimini afferenti al riciclaggio. Ed un archivio completo di dati, documentazioni, informazioni catalogate in maniera adeguata comporta un notevole risparmio di tempo sia per il professionista che per le autorità.

Il processo di telematizzazione attuato negli ultimi anni ha avuto l'obiettivo di ottimizzare procedure e tempistiche su diversi fronti: fra pubbliche amministrazioni e privati, ma anche fra professionisti ed autorità del settore. 

Un archivio digitalizzato consente di attuare quell'immediatezza contemplata nella legislazione, attraverso uno scambio dati incrociato fra avvocati, Uif e autorità.

Il risultato non sarà misurabile solo da un punto di vista dell'efficienza, ma anche della prevenzione dato che il tempo è fondamentale nell'ambito del riciclaggio.

Il software antiriciclaggio per avvocati funziona proprio così: la gestione dati dei propri clienti avviene in maniera celere e telematizzata, nel pieno rispetto della normativa sulla privacy e di quanto stabilisce la legislazione antiriciclaggio.

Si tratta di un programma computerizzato votato all'ottimizzazione del proprio archivio in funzione dell'efficienza e dell'efficacia dell'attività professionale.

L'interfaccia è chiara ed intuitiva, l'utilizzo è immediato, l'integrazione con gli altri tools è diretta per avere sotto controllo il database a portata di click.

Realizzato secondo quanto stabilito dalla legge, il software antiriciclaggio per avvocati coadiuva il lavoro del professionista a 360 gradi, valutando il rischio, segnalando i casi sospetti ed interagendo con le autorità preposte.

Efficienza ed efficacia per uno studio digitale moderno ed ottimizzato: è questo il miglior modo di lavorare. Ed un avvocato sa quanto sia importante rispettare la legge ma, soprattutto, ottimizzare la propria attività.

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Categoria

Gestionale avvocato

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