Una vera e propria rivoluzione sta coinvolgendo professionisti e partite IVA: l'obbligo di fattura elettronica e tra i professionisti coinvolti vi sono gli avvocati.
Ecco cosa cambia e come adeguarsi al nuovo sistema di fatturazione elettronica.
Fatturazione elettronica: come emettere la fattura
La fattura elettronica prevede l'uso di un sistema di emissione digitale, trasmissione e conservazione delle fatture che di fatto elimina tutte le incombenze che prima venivano effettuate tramite cartaceo.
Il nuovo formato viene denominato FatturaPA e prevede la scrittura con il linguaggio XML, poco male se non lo conosci, infatti, usando il software giusto sarà facile emettere le fatture in un formato valido e quindi non avrai particolari difficoltà.
Le novità però non riguardano solo il formato, ma anche il sistema di scambio. Infatti è stato creato un Sistema di Interscambio dell'Agenzia delle Entrate denominato SDI.
Il funzionamento è piuttosto semplice devi:
1) creare la fattura elettronica con un software di fatturazione elettronica, questo prevede campi da compilare in modo semplice con calcolo anche dell'IVA ed altri eventuali oneri.
2) sulla fattura deve essere apposta la firma digitale del soggetto che emette la fattura, quindi in questo caso l'avvocato, o dal suo intermediario, in questo modo è possibile attestare l'originalità e veridicità dei dati contenuti nella fattura.
3) il passaggio più delicato è proprio il terzo perché l'emittente non deve inviare la fattura direttamente al destinatario, come si faceva in passato, ma deve trasmetterla tramite il Sistema di Interscambio prima visto.
4) il sistema di interscambio dopo avere eseguito controlli automatici provvederà ad inviare la fattura al destinatario.
Non solo, perché dopo il controllo il sistema rimanda la fattura anche all'emittente per registrarla sempre attraverso il software in uso. In base alla normativa la fattura deve essere conservata per 10 anni.
Per chi ha una partita IVA la fatturazione elettronica ha notevoli vantaggi infatti elimina i costi diretti legati all'acquisto di carta, toner e spese inerenti la manutenzione della stampante, inoltre viene ridotto il rischio di perdita e distruzione che era tipico del cartaceo.
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Chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica
La novità della fatturazione elettronica è stata da tempo introdotta per le prestazioni di beni e servizi in favore delle Pubbliche Amministrazioni. Dopo un periodo che può essere considerato di rodaggio entra in vigore per tutti.
Il passo delicato riguarda chi è obbligato ad emettere la fattura elettronica, infatti restando nel generico tutti i professionisti e le imprese saranno obbligate ad adeguarsi entro il 1° gennaio 2019.
Vi sono però delle eccezioni, alcune delle quali introdotte di recente per dare a tutti la possibilità di aggiornare il sistema di fatturazione.
Non sono obbligati alla fatturazione elettronica diverse categorie di professionisti e in particolare:
- coloro che operano nel regime forfettario, si tratta di un regime a tassazione agevolata a cui possono accedere coloro che stanno iniziando una nuova attività professionale o imprenditoriale e per coloro che, pur avendo un'attività già avviata, hanno ricavi e compensi non superiori a 25.000 euro o 50 mila euro in base al codice ATECO assegnato. Per avere riconosciuto tale regime fiscale occorre anche che non siano sostenute spese eccedenti i 5000 euro per i lavoratori dipendenti e assimilati e non vi siano beni strumentali per un valore superiore a 20.000 euro. Il regime forfettario deve comunque essere scelto dal professionista, non può essere imposto.
- non sono inoltre obbligati alla fatturazione elettronica coloro che operano con il regime dei minimi e regime di vantaggio, cioè regimi fiscali agevolati antecedenti all'introduzione del sistema forfettario.
- infine, sono esentate da tale onere le operazioni di cessione di beni o servizi svolte nei confronti di soggetti non residenti, comunitari o extracomunitari.
Questo vuol dire che anche per un avvocato, se aderisce al regime forfettario o è nel regime dei minimi o di vantaggio, è possibile evitare l'obbligo di fatturazione elettronica.
Non venendo però meno gli oneri inerenti l'accesso al processo telematico, può essere agevole e vantaggioso utilizzare la stessa piattaforma anche per l'emissione delle fatture elettroniche.
Inoltre i soggetti che si trovano nella condizione di poter utilizzare ancora la fatturazione cartacea o analogica comunque non sono esonerati dal ricevere a loro volta la fatturazione elettronica, ad esempio nel caso in cui richiedano la collaborazione di un perito e questo, dietro pagamento del compenso, emette fattura elettronica.
Di conseguenza per tutti vi è l'obbligo di mettere in funzione un sistema per lo scambio di fatture in formato elettronico e di conseguenza può essere opportuno adeguarsi fin da subito agli obblighi derivanti dall'introduzione della fatturazione elettronica.
Il sistema così creato consente di avere un controllo maggiore sui flussi di denaro e quindi sull'imposizione fiscale.
L'obiettivo infatti è ridurre l'evasione fiscale attraverso un sistema di controllo ab origine delle fatture che passano attraverso l'Agenzia Entrate e Riscossione già al momento dell'emissione e trasmissione.
Il sistema SDI prevede anche una sorta di cassetto del contribuente in cui le fatture stesse sono conservate, in questo modo vi è la certezza che le stesse non potranno andare perse.
Come scegliere il gestionale per la fatturazione elettronica
Per gli avvocati il consiglio è di dotarsi di un gestionale in grado di supportarlo nella gestione di questo epocale passaggio.
Sicuramente ti è noto che per esercitare la professione devi avere accesso ai servizi per il processo telematico, in particolare al Polisweb per il processo civile e al SIGA per il processo amministrativo.
Per fare ciò è necessario avere un gestionale abilitato a tale funzione, alcuni gestionali vanno però oltre e non consentono semplicemente di estrarre atti, depositare atti e visionare i documenti del processo, permettono anche di gestire la fatturazione.
Tra i software che hanno queste ulteriori funzioni vi è Legaldesk che offre l'opportunità di realizzare in breve tempo preventivi e fatture in formato elettronico pronte per essere inviate tramite il Sistema di Interscambio dell'Agenzia Entrate e Riscossioni.
Perché fare questa scelta anche se si è nel regime forfettario?
Semplice, i dati parlano chiaro in Italia il 40% delle attività ed imprese muoiono nell'arco di 5 anni. I numeri sono altissimi e sono dovuti anche all'eccesso di attività che nascono anche per far fronte alla difficoltà di trovare lavoro.
In questa che è una vera e propria jungla essere competitivi e sempre pronti al cambiamento è essenziale. Il dato rilevante non è solo quello sui fallimenti, ma anche i dati relativi ai successi, infatti tra le imprese che si dotano di un gestionale per la fatturazione elettronica e la gestione dell'attività in genere, il fallimento nei primi 5 anni di vita è ridotto al 6%. Segno che chi innova riesce a stare sul mercato e reagire alla crisi economica.
Questo non è l'unico motivo, infatti, la fatturazione elettronica ti consente anche un vero e proprio risparmio legato alla possibilità di fatturare senza dover stampare. Inoltre i gestionali consentono di gestire in modo semplice e autonomo gran parte delle incombenze che prima dovevano essere gestite attraverso l'aiuto del commercialista e anche questo è un modo di gestire in modo efficiente il proprio lavoro.
Il gestionale è in grado di aiutare in una compilazione intuitiva della fattura, la stessa sarà numerata in modo automatico. La piattaforma per la fatturazione elettronica inoltre è in grado di scaricare gli aggiornamenti rilasciati in base alle novità fiscali e questo rende la fatturazione precisa e protegge da eventuali errori dovuti a non conoscenza delle varie normative che si succedono nel tempo.
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Lo scadenzario invece aiuta a gestire le scadenze fiscali e gli oneri tributari evitando ritardi e sanzioni. Legaldesk inoltre consente di apporre facilmente la firma digitale ai documenti e di conseguenza di ottemperare a tutti gli oneri previsti dalla normativa.
Le novità non finiscono qui, perché poter emettere e trasmettere le fatture in breve tempo, riduce anche i ritardi nei pagamenti da parte dei clienti e quindi facilita il recupero dei crediti. Abbinato al sistema homebanking consente in breve tempo di controllare anche i pagamenti ricevuti.
Tutto questo facilita la gestione del proprio studio legale e in questo modo c'è più tempo per gestire il rapporto con i clienti, cercare nuovi clienti, fare studi approfonditi e magari godersi anche il tempo libero. Dagli studi eseguiti su chi già lo usa emerge che porta ad una riduzione del lavoro per 3 ore al giorno, pensa quante cose si possono fare in tre ore.
Scegliere Legaldesk vuol dire inoltre avere una piattaforma evoluta che aiuta a gestire gli appuntamenti grazie all'agenda e consente di avere una rubrica con i dati di tutti i clienti. La piattaforma ha anche la funzione Cloud che offre l'opportunità di controllare la propria attività anche da altri dispositivi come lo smartphone e il tablet.
Il tutto con l'ulteriore vantaggio della prova per 30 giorni.
Novità sulla fatturazione elettronica
In merito alla fatturazione elettronica occorre aggiungere che nei mesi scorsi vi sono state importanti novità perché la disciplina era fin troppo rigida e prevedeva l'obbligo di inoltrare la fattura entro 24 ore dall'emissione.
Le modifiche hanno invece stabilito che per i primi 6 mesi del 2019 vi è una sorta di regime transitorio che consente di inoltrare le fatture tramite il sistema di interscambio entro il termine di liquidazione dell'IVA.
Ovviamente rimandare eccessivamente può portare ad un ulteriore disagio perché si rischia di accumulare fatture da inoltrare, inoltre vengono ritardati i pagamenti, ma si tratta, appunto di un regime transitorio nato per aiutare chi deve prendere confidenza con questo nuovo sistema di fatturazione.
Non ti resta che iniziare a prendere confidenza con i nuovi sistemi di fatturazione e innovare lo studio legale.
