Negli ultimi anni la professione legale è molto cambiata e si presume che nell'arco dei prossimi 10 anni ci sarà un'ulteriore evoluzione.
In questo contesto diventa essenziale riuscire ad essere al passo con i tempi e avere un modello di governance adeguato in modo da riuscire a restare sul mercato.
La necessità di attuare un modello di governance per restare sul mercato
La sempre più feroce competizione tra studi legali, la frenesia dei clienti che colpiti dal numero di professionisti presenti sul mercato, cercano di abbassare i prezzi, la interdisciplinarità dei problemi dei clienti, cioè spesso su una questione portata davanti all'avvocato è necessario applicare più branche del diritto, la generale frenesia dei tempi moderni, impongono a chi ha uno studio legale di doversi adeguare al fine di non restare fuori dal mercato.
I più grandi studi legali lo stanno già facendo: mettono a punto un sistema di governance che preveda diverse figure professionali non esperte esclusivamente in diritto, è arrivato anche per te il momento di cambiare.
Le figure maggiormente ricercate sono esperti in amministrazione, dei sistemi informativi, comunicazione e sviluppo, risorse umane.
In questo modo è possibile avere un sistema completo e in grado di far fronte alle nuove esigenze del processo che molto probabilmente sarà sempre più digitalizzato.
Il gruppo di lavoro nei nuovi sistemi di governance deve essere in grado di prevedere le future evoluzioni e di conseguenza rispondere in modo puntuale alle esigenze della società che cambia e si evolve.
In questo modo potrà avere stabilità nel tempo. Uno degli errori comuni negli ultimi anni è stato resistere alle novità, tentare di aggrapparsi al modo di lavorare tradizionale, per poi rendersi conto che i cambiamenti non erano più procrastinabili.
Ecco perché ora è bene dotarsi di figure professionali evolute e in grado di gestire tutti gli aspetti del nuovo modo di intendere l'avvocato e lo studio legale.
La prima figura di cui parlare è l'esperto dei sistemi informativi. Non è detto debba essere un tecnico, oggi infatti è possibile acquisire le abilità necessarie a gestire le funzionalità telematiche anche da autodidatta.
Di conseguenza anche un avvocato può provare, anche attraverso corsi, ad avere le giuste competenze per gestire l'attività. Queste competenze diventano indispensabili perché molti atti processuali sono state digitalizzati.
Acquisire conoscenze tecniche per l'uso degli strumenti informatici vuol dire anche risparmiare tempo perché le varie mansioni possono essere svolte in minore tempo e con maggiore consapevolezza.
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Modello governance: impatto della comunicazione in rete di uno studio legale
Si è visto che tra le figure di spicco presenti nei sistemi di governance degli studi legali vi è l'esperto di comunicazione e sviluppo.
Questo aspetto è imprescindibile nel nuovo millennio perché siamo nell'era della comunicazione in cui qualunque cosa si fa, e spesso anche le cose che non si fanno, devono essere comunicate, fatte conoscere ad una platea il più possibile ampia.
La comunicazione è l'unico modo di fare esistere le cose. Uno studio legale che non comunica in modo adeguato viene considerato come inesistente. Non conta solo comunicare, è molto importante anche farlo nel modo giusto, ecco perché è necessario avere una persona che si occupa di questo e lo faccia con una certa conoscenza delle regole di comunicazione.
La comunicazione oggi avviene soprattutto in rete perché si tratta di un mezzo veloce, dinamico, in grado di raggiungere una moltitudine di persone in breve tempo.
Per utilizzarla al meglio è necessario studiare bene le regole di comunicazione con questo mezzo partendo dalla netiquette, cioè è il galateo della rete. A questo proposito è bene anche ricordare tutta la normativa sulla gestione della privacy anche alla luce del regolamento GDPR che richiede particolari adempimenti agli avvocati in quanto potenzialmente si trovano nella situazione di dover gestire i dati personali dei clienti.
Non solo, per chi ha un sito internet e non vuole disperdere energie senza riuscire ad ottenere reali benefici, è bene conoscere la SEO, o affidarsi a un professionista che la conosca.
Si tratta delle regole per l'ottimizzazione dei testi affinché siano ben posizionati da i motori di ricerca. Molto importante non trascurare neanche la grafica del proprio sito internet perché è il primo approccio alla rete e di conseguenza se non abbastanza attraente le persone non andranno oltre l'homepage del sito stesso.
Ovvio che un investimento in rete che preveda anche l'aiuto di un professionista richieda un sistema di governance ben studiato in modo che sia possibile affrontare i costi e tramutarli in guadagno.
Diversificare l'offerta con le consulenze
Oggi sono sempre più numerose le persone che si rivolgono all'avvocato non semplicemente perché hanno una controversia o sono imputate in un processo.
Lo fanno per avere una consulenza preventiva, cioè per sapere prima di compiere un atto se lo stesso è legale e quali precauzioni prendere per compiere un atto in modo da non violare alcuna normativa. Ciò è necessario perché la complessità del diritto diventa sempre più evidente.
Ecco perché nel nuovo sistema di governance di uno studio legale è bene prevedere una figura professionale o comunque dedicare parte del tempo proprio alle consulenze. In passato gli avvocati erano poco propensi a svolgere tale attività perché i clienti quasi pretendevano che la stessa fosse svolta .
Oggi c'è una nuova consapevolezza anche da parte dei clienti che pagano volentieri per avere dei consigli legali da parte di avvocati professionisti perché in questo modo è possibile evitare noie burocratiche e legali successive.
Sempre più spesso l'attività di consulenza viene fornita dagli studi legali online, quindi tramite moduli di contatto inseriti in siti internet, pagine social. Questo avviene perché si tratta di un modo più diretto di contattare un avvocato, perché le persone sono sempre più connesse inoltre questo modo di fare consente di sfruttare il tempo libero per fare le proprie richieste.
Occorre quindi sfruttare al meglio le opportunità della rete elaborando un sistema di comunicazione che ti aiuti a farti capire da qualunque interlocutore e allo stesso tempo apparire professionale.
Quando si offre una consulenza ad una persona presente fisicamente è facile capire l'estrazione sociale e le abilità comunicative della stessa e quindi adeguarsi, con un cliente virtuale è più difficile, ecco perché diventa importante avere una comunicazione lineare, con frasi brevi, senza troppi tecnicismi, ma anche non del tutto priva degli stessi.
La cura dell'amministrazione dello studio per un modello di governance di successo
Nello studio legale non può mancare un esperto in amministrazione.
Lo stesso è utile al fine di programmare lo sviluppo delle attività future dello studio legale, distribuire le risorse. Non tutto ciò che guadagna un avvocato o uno studio legale può essere "portato a casa".
Oltre a dover prevedere una quota per le spese correnti (elettricità, affitto, varie ed eventuali), è bene tenere una quota per spese straordinarie o non previste, ad esempio nel caso in cui ci sia un guasto a pc o stampante, strumenti dei quali oggi non è più possibile fare a meno. Non solo, una parte delle risorse deve essere dedicata alla formazione.
Un errore comune è pensare che una volta avviato uno studio legale con una buona clientela, tutto sia facile.
Non è così, per mantenere la clientela e acquisirne di nuova è comunque necessario avere una formazione sempre adeguata in modo da far fronte anche alle nuove esigenze che emergono nella società.
Ad esempio qualche anno fa era impensabile che vi fosse la necessità di far fronte anche dal punto di vista legale al problema del cyberbullismo, ma un avvocato che non si aggiorna, non solo dal punto di vista penalistico, ma anche sociologico e psicologico resterà fuori dal mercato.
Infine, amministrare uno studio legale vuol dire anche riuscire a tenere la contabilità, eseguire preventivi e fatturazione applicando le imposte dovute in modo da poter far fronte agli oneri fiscali a carico dello studio legale.
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La piattaforma che ti aiuta nella governance dello studio legale
Da questa disamina si è compreso che in uno studio legale non si può semplicemente ricevere dei cliente, studiare i casi e poi andare in udienza, tutto è molto più complesso.
Per velocizzare le varie operazioni e avere comunque del tempo per sé oggi c'è Legaldesk.
Si tratta di un software che consente l'accesso alla piattaforma Polisweb attraverso la quale far fronte alle esigenze del processo telematico e quindi depositare atti, prelevare gli stessi, controllare udienze e attività delle controparti.
Oltre questo però fa di più, perché è in grado di aiutarti a gestire la governance del tuo studio legale. Tra le diverse funzionalità vi è l'agenda che consente di ricevere una notifica per ricordare i diversi appuntamenti, che si tratti di un'udienza, una scadenza o un appuntamento con il cliente. Legaldesk consente di gestire anche la rubrica con le schede dei clienti.
Queste comprendono recapiti tra cui indirizzo e-mail e PEC, ma anche una scheda sintetica del lavoro eseguito per il singolo cliente, da questo sarà possibile elaborare piani strategici per lo sviluppo del tuo studio legale.
La piattaforma ti consente di velocizzare il lavoro perché consente anche di gestire l'amministrazione, infatti, permette di realizzare preventivi per i clienti e si eseguire la fatturazione tenendo in considerazione anche la tassazione da applicare.
La piattaforma è accessibile da diversi dispositivi collegati tramite il cloud, ciò permette di lavorare in qualunque momento e in qualunque luogo, ad esempio anche mentre aspetti un amico al bar puoi lavorare ad un piano strategico realizzato tramite l'uso dei dati inseriti nelle schede dei clienti.
