Sul fronte del cloud computing, Google Drive è uno dei nomi più famosi.
Nato come evoluzione di Google Docs, oltre al mero storage di dati online, permette anche la lavorazione dei file e l'online collaboration, ovvero l'uso condiviso dei file depositati.
Essendo leader indiscusso del web, in uno studio di avvocati è la soluzione migliore per archiviare i documenti in cloud senza occupare spazio sui tuoi dispositivi e averli sempre disponibili tramite Internet.
Google drive è un servizio utilissimo in grado di sincronizzare pratiche e documenti in locale con quelli in cloud, e viceversa, in modo da poterli condividire facilmente con colleghi, collaboratori e clienti.
Inoltre, si integra alla perfezione con LEGALDESK, il miglior gestionale per lo studio legale.
Grazie ai servizi cloud puoi migliorare le attività del tuo studio risparmiando e garantendo livelli di sicurezza superiori, ecco perché sempre più avvocati scelgono di trasmigrare in cloud.
Google Drive: cos'è?
Google Drive è un servizio per l'archiviazione e la condivisione di documenti in ambiente cloud computing sviluppato dalla società di Mountain View.
L'utilità del servizio è data dal fatto che permette la condivisione e la modifica di un documento da parte di più persone contemporaneamente, oltre che la pubblicazione dello stesso per renderlo visibile a tutti su Internet.
Inoltre consente di caricare file di cui vengono create copie di backup accessibili da qualsiasi dispositivo, compresi smartphone e tablet, in un'ottica di smart working. I documenti caricati possono essere raggruppati in cartelle e condivisi con altri utenti.
Tramite Google Drive puoi condividere un qualsiasi tipo di atto legale o documento contenuto all'interno di una cartella di LEGALDESK e copiarlo sui server in cloud, in modo che sia sempre accessibile da Internet.
Il servizio mette a disposizione dei suoi utenti 15 GB di spazio gratuito per l'archiviazione di documenti, video e foto online. Si tenga però presente che anche i file di Gmail e di Foto finiscono nello spazio di Google Drive.
Sottoscrivendo un abbonamento mensile è possibile ampliare lo spazio disponibile a 100 GB per 1,99 euro al mese, 1 TB per 9,99 euro, fino ad arrivare a 30 TB pagando 299,99 euro/mese.
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Google Drive: vantaggi per lo studio legale
Il vantaggio principale di Google Drive è che permette di avere automaticamente il backup continuo dei dati e di poter accedere ad essi ovunque ti trovi, da qualunque dispositivo e in qualsiasi momento. I dati sono ripetuti e dislocati in varie parti del mondo, il che rende la loro perdita praticamente impossibile.
Un servizio del genere è ideale per soddisfare le esigenze tipiche degli studi legali perché offre applicazioni per creare e modificare direttamente dal browser file come atti processuali, ricorsi, promemoria, lettere, ecc.
Inoltre, due o più avvocati possono lavorare allo stesso atto da remoto anche se si trovano in città diverse e possono aprire una chat per discutere insieme le modifiche da apportare.
Un altro beneficio enorme di Google Drive, e del cloud in generale, è il risparmio economico derivante dal fatto che non devi acquistare computer potenti e non devi pagare i costi per la manutenzione del sistema server di proprietà.
Scegliendo la soluzione cloud, pagherai solo il canone di abbonamento mensile.
Con Google Drive, oltre a creare documenti ex novo, puoi caricare documenti precedentemente creati con i programmi tradizionali. Questa caratteristica può tornare utile in molti contesti.
Si pensi, ad esempio, quando si riceve via e-mail un documento in un formato non leggibile dai programmi installati sul proprio computer.
In questo caso, basterà semplicemente caricare il file su Google Drive e gestirlo da lì oppure salvarlo nel formato del programma di elaborazione testi di cui si dispone.
Ricapitolando i vantaggi di Google Drive sono:
- backup automatico dei dati.
- nessun investimento in server.
- disponibilità dei dati da qualunque dispositivo.
- agenda sincronizzata.
- risparmio di memoria sui dispositivi fisici fissi e mobili.
- condivisione file con altri utenti e possibilità di lavorare contemporaneamente.
Come funziona Google Drive
Saper usare Google Drive è diventata una necessità per gli avvocati che vogliono organizzare e gestire al meglio il loro lavoro. Ma non spaventarti, imparare ad usarlo è un gioco da ragazzi.
All'atto pratico, per usufruire di Google Drive, devi innanzitutto disporre di un account Google che userai per autenticarti, quindi, se non ne avessi uno, provvedi subito a crearlo.
È gratuito e ti permette di accedere a tutti i servizi del motore di ricerca, tra cui Gmail, Google+ e Youtube.
Un utilissimo strumento disponibile è Google Calendar, l'agenda sincronizzata con tutti i dispositivi che ti consente di aggiornare rinvii o nuovi appuntamenti in tempo reale ovunque ti trovi (ad esempio, in udienza). Altro servizio utile è Contatti Google, la rubrica con la quale puoi gestire le anagrafiche clienti su ogni dispositivo, anche fuori studio.
Il servizio può essere utilizzato via web browser aprendo Chrome, Firefox, Safari o Internet Explorer e puntando all'indirizzo https://www.google.com/drive/ dove apparirà la Home Page.
Per caricare dei file, non devi fare altro che trascinarli da una qualsiasi cartella del pc all'area centrale di Google Drive che hai aperto tramite browser. In alternativa, puoi premere sul pulsante Nuovo e scegliere tra le opzioni Caricamento di file o Caricamento di una cartella.
Una volta caricati i file di tuo interesse, potrai condividerli con altri utenti cliccandoci sopra con il tasto destro e selezionando la voce Condividi. Nella schermata che si apre, inserisci nell'apposito spazio l'indirizzo e-mail della persona con cui vuoi condividere il file in questione.
Google Drive: come creare un documento nuovo
Cliccando su Nuovo dalla schermata principale di Google Drive, oppure andando all'indirizzo http://docs.google.com, è possibile creare documenti di testo, fogli di calcolo e presentazioni grazie alla suite per ufficio Google Documenti.
Alcuni avvocati, da quando hanno scoperto la semplicità e l'immediatezza della suite di Google, hanno abbandonato del tutto Office. La creazione di un documento di testo, ad esempio, è supportata da opzioni di formattazione avanzate: sono disponibili grassetto, corsivo, sottolineato, effetto evidenziatore, allineamento testo, conteggio parole, inserimento immagini, grafici e tabelle e così via.
Una volta completato il file, può essere salvato in locale in formato HTML, RTF, Word, OpenDocument, txt, PDF o EPUB, stampato dal web, spedito via e-mail, pubblicato sulla rete o condiviso. Nella schermata "Condividi con altri utenti" puoi personalizzare le opzioni di condivisione per permettere solo a determinate persone di modificare il file oppure di commentarlo anche in contemporanea.
Per altri utenti, come i tirocinanti e il personale amministrativo, può essere invece scelta la condivisione di sola lettura, in modo che possano visualizzare il documento senza poterlo modificare. Alcuni documenti possono anche essere resi privati e invisibili.
Non è neanche necessario che le persone con cui vogliamo condividere il documento abbiano un account Google.
Basta premere sulla voce "Ottieni link condivisibile" per permettere a chiunque sia in possesso di questo link di visualizzare il file ed eventualmente modificarlo.
Cloud e problemi sicurezza con Google Drive?
Molti avvocati hanno ancora delle riserve nel trasferirsi sulla nuvola. Il principale deterrente nell'adozione del cloud computing è la privacy. Uno studio legale ha a che fare con informazioni riservate sui clienti, documenti fiscali, numeri di previdenza sociale, documentazione medica e altre informazioni importanti.
È convinzione diffusa che tutte queste informazioni confidenziali non siano al sicuro archiviate su un cloud, il quale, essendo sempre connesso a Internet, è a rischio di attacchi e manipolazioni da parte di hacker. Mai convinzione fu più sbagliata!
Il più grande mito da sfatare è che con il software installato localmente sul tuo computer i dati siano più al sicuro: anche lavorando in locale il pc è esposto a rischi.
Considera, anzi, che il cloud ti mette al riparo dai pericoli legati al server in studio, quali, ad esempio, danneggiamento dell'hard disk, virus che criptano i dati, distruzione del server o del PC a causa di incendio, ecc. Inoltre ti permette di essere sempre operativo anche quando hai problemi col computer.
La sicurezza sul cloud può sembrare labile perché assorbe i problemi pratici intrinseci del web, continuamente esposto ad attacchi di diversa natura che ne mettono a rischio l'affidabilità e la sicurezza. In realtà non vi è nessuna prova che dimostri che questo tipo di archiviazione sia meno sicura di quella tradizionale.
Le falle di sicurezza nel cloud possono essere superate attraverso l'adozione di una corretta policy aziendale e di un protocollo di comunicazione sicuro come SSL che contribuisce a limitare il rischio di interferenze esterne.
Senza contare l'importanza di mantenere le proprie credenziali private e sostituirle con regolarità.
Da notare che all'utenza professionale è rivolta la versione premium Google Drive for Work, la quale, per soli 8 euro al mese, offre uno spazio di memorizzazione illimitato e garantisce alle aziende la criptazione dei dati memorizzati sui propri server e di quelli trasmessi e ricevuti.
LEGALDESK la migliore soluzione per l'avvocato
Con l'avvento di Internet è entrato in discussione l'approccio che ciascun professionista ha con le tecnologie e le innovazioni capaci di modificare la comunicazione tra avvocato e cliente. Di fronte all'incalzare di nuove normative che spingono verso l'informatizzazione giudiziaria, avere un gestionale per organizzare l'attività professionale è indispensabile anche per chi ha un piccolo studio legale.
I motivi principali sono:
- il Processo Civile Telematico (PCT), che comporta la compilazione e la ricezione degli atti in formato digitale.
- l'obbligo di conservare le PEC.
- il servizio Polishweb, che consente la consultazione telematica di tutti i dati che riguardano i tuoi procedimenti in atto.
Se cerchi un software in cloud completo, semplice e intuitivo da utilizzare, che ti permetta di essere costantemente in contatto con la clientela, di scambiare informazioni in tempo reale e di risparmiare sui costi di gestione, affidati a LEGALDESK.
Con LEGALDESK puoi:
- depositare gli atti attraverso il Processo Civile Telematico (PCT).
- accedere ai dati e ai documenti delle cause da Polishweb.
- gestire udienze, scadenze, appuntamenti tramite l'agenda.
- visualizzare gli eventi in Google Calendar su mobile.
- leggere, inviare e ricevere e-mail standard e PEC dal client di posta integrato.
- gestire le anagrafiche clienti.
- condividere i documenti con Google Drive o il servizio che preferisci (Dropbox, OneDrive, ecc.).
- gestire la contabilità creando note spese, fatture e preventivi da modelli già pronti.
- inviare raccomandate direttamente dalla pratica.
- avere le pratiche a portata di mano anche in tribunale.
Inoltre, con LEGALDESK puoi collocare correttamente tutti i tuoi documenti, atti processuali, e-mail, ecc. all'interno dei relativi fascicoli elettronici in modo preciso e ordinato.
Per il salvataggio, la condivisione e la protezione dei documenti, LEGALDESK si affida ai servizi più importanti sul mercato, come Google Drive, Dropbox e OneDrive.
Gli studi che vogliono testarne le funzionalità, possono chiedere l'attivazione di una demo della durata di 30 giorni.
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Conclusioni
Google Drive accompagna l'avvocato nel suo lavoro quotidiano, migliorando l'efficienza dello studio legale ed evitando inutili perdite di tempo.
La possibilità di accedere in qualsiasi momento e luogo e attraverso qualunque dispositivo ai documenti, alle pratiche e ad ogni altra informazione utile è una vera rivoluzione e rende più trasparente il rapporto tra avvocato e cliente.
Il cloud è il futuro ed è nato per servire i SAAS come LEGALDESK, software gestionale in cloud concepito per semplificare il lavoro dell'avvocato.
Il principale freno allo sviluppo del cloud computing è rappresentato dal timore di perdere i dati e che siano resi accessibili ad estranei. Ma è un timore infondato perché il cloud, per sua natura, è molto più sicuro delle soluzioni tradizionalmente usate negli studi legali.
