Le email sono utili per la comunicazione, ma ti possono assorbire molto tempo se le gestisci in modo disorganizzato e ti fanno perdere traccia di progetti più importanti che invece dovrebbero essere affrontati urgentemente.
Con quale frequenza arrivano email in un giorno, nella tua casella postale? 10, 15 o 20 volte? Sembra molto, ma in media si riceve posta online molto più frequentemente, anche 50 o 100 volte al giorno. Le email sono una parte indispensabile della vita quotidiana se usate in modo appropriato, sono uno strumento di comunicazione incredibilmente utile e veloce.
Spesso però rischi di essere sopraffatto dalla quantità di posta che ricevi e alla quale devi rispondere. Con 30 o 40 email al giorno, 5 minuti per messaggio sono sufficienti per trascorrere più di tre ore, quindi quasi la metà dell'intera giornata lavorativa, nella tua casella di posta.
Un'oculata gestione della posta elettronica può aiutare e ripagare più volte. È necessario trovare opportune strategie per gestire le email in modo da essere più produttivo.
La corretta gestione delle tue email può farti risparmiare tempo e riduce lo stress, una casella di posta sovrabbondante e male organizzata promuove la paura di non essere abbastanza veloce e di non avere dato risposta a problemi importanti.
Come gestire al meglio le email
Controllare la tua posta regolarmente durante il giorno può essere un modo efficace per mantenere la casella di posta a livelli gestibili.
La costante interruzione e distrazione che viene dal multitasking però può ridurre drasticamente la produttività e interrompere la tua capacità di entrare in uno stato di concreta determinazione per dedicarti a progetti di alto valore.
Il controllo della posta elettronica deve essere organizzata per semplificare il lavoro e non sprofondare nel caos. In breve, deve essere semplice e non dovrebbe portare a lavori aggiuntivi non necessari.
Si può ricorrere ad alcune strategie che possono aiutarti a migliorare la gestione delle email, una delle quali è controllare la casella di posta solo in momenti prestabiliti durante il giorno, ad esempio solo alla mattina, prima della pausa pranzo e alla fine della giornata.
Occorre tenere presente che al mattino si gode di uno stato di grazia favorevole alla concentrazione, generalmente il nostro cervello è fresco e pronto, in quanto durante la notte ha eliminato le tossine prodotte nel giorno precedente e quindi siamo pronti a concentrarci sul primo argomento che ci viene dato da affrontare.
La ricerca ha dimostrato che questo picco di efficienza dura al massimo 2 o 3 ore per le persone meglio addestrate, ma la maggior parte delle volte non eccede 1 ora e 30 minuti, quando non è inferiore. Aprire la casella di posta elettronica di primo mattino quindi non è del tutto consigliabile, perché impiegare anche solo 30-45 minuti per rispondere ad alcune email significa ridurre la nostra potenziale capacità di concentrazione del 20-30%. Inoltre la casella postale contiene potenzialmente motivi di preoccupazione, fastidio, rabbia, paura, che inquinano le nostre tossine cerebrali e alterano la funzionalità del nostro cervello.
È consigliabile di conseguenza utilizzare le prime 2 ore del giorno per lavorare sulle attività con priorità più alta.
Puoi riservare tempo per leggere e rispondere alle email dopo un lungo periodo di lavoro mirato, o all'ora del giorno in cui la tua energia e creatività sono al minimo.
Se sei preoccupato che i tuoi colleghi, il tuo dirigente o tuoi clienti siano infastiditi o confusi dal fatto che non rispondi rapidamente alle email, spiega che controlli la posta solo in determinati orari e che possono chiamarti o usare la messaggistica istantanea o il telefono se la questione è davvero urgente.
Chiaramente, in certi casi, dovrai controllare regolarmente le email, soprattutto se la tua azienda le utilizza come principale strumento di comunicazione.
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La lettura delle email
Quando leggi le email, puoi perdere molto tempo se non lo usi in modo intelligente, in prima istanza, prova a utilizzare la regola dei due minuti. Se pensi che una email richieda meno di due minuti per la lettura e la relativa risposta, allora dedicati subito ad essa, anche se non è di alta priorità.
Per le email che richiedono un tempo maggiore di due minuti, pianifica il compito sul calendario come azione delle attività da fare dopo. La maggior parte dei programmi di posta elettronica ti consente di evidenziare o contrassegnare i messaggi che richiedono una risposta, quindi utilizza questa comoda funzione ogni volta che puoi.
Se guardi nella tua casella di posta elettronica adesso, quante email ci sono? E immediatamente fatti la domanda: quante sono veramente utili? Spesso c'è un numero folle di messaggi in memoria, semplicemente per il motivo che non vengono cancellati, forse è ora che tu inizi a farlo.
Gestire le email: le newsletter
Fai attenzione ad aderire alle liste di distribuzione, le cosiddette Newsletter, per essere informati sulle novità o per ricevere offerte.
Indubbiamente alcune di esse hanno senso per ottenere le informazioni che si ritengono necessarie, ma spesso si ricevono solo messaggi completamente inutili.
Ricorda sempre l'impatto sulla tua casella di posta quando passi ad altri il tuo indirizzo email e non dimenticare di chiedere di essere rimosso da una lista di distribuzione quando un progetto è completato.
Gestire email: essere brevi e concisi
La maggior parte delle email quotidiane si occupa di piccole cose, modesti compiti da svolgere, una domanda a cui rispondere o un appuntamento che è cambiato.
Allenati a rispondere con poche frasi e non con un un lungo testo, che al limite può essere comprensibile per i clienti, poiché in fondo è una comunicazione professionale e dovrebbe essere di conseguenza amichevole, elegante e molto formale, ma non fra colleghi, ad esempio all'interno dell'ufficio.
Non è necessario mantenere tali forme internamente. I tuoi colleghi ti saranno grati se manterrai sintetiche le tue email, contestualmente darai l'esempio e in cambio lentamente riceverai solo messaggi brevi e sintetici.
Isolare la casella di posta
Un aspetto importante della gestione della posta elettronica è quello di isolare la casella postale e non eseguirla in modalità continua. Anche se ti sei abituato a non guardare costantemente ogni singola nuova email, solo sapere nella tua mente che un nuovo messaggio è appena arrivato, può già accumulare più stress.
Il familiare segnale acustico emesso quando si riceve un'email fa scattare nella propria mente l'immagine di scenari poco interessanti.
Cominci a chiederti chi può essere, il capo, un collega, un cliente o qualcun altro? Una volta che inizi a meditare, i tuoi pensieri non si fermeranno finché non avrai finalmente dato un'occhiata.
Puoi quindi impostare il tuo software di posta elettronica per ricevere i messaggi solo in determinati orari. Se il software non lo permette, assicurati almeno di disattivare gli avvisi sonori e visivi.
Se la tua casella di posta è isolata, questa pressione non si verifica nemmeno perché non ricevi la notifica di ogni nuovo messaggio.
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Usare altri canali di comunicazione
Un punto importante della gestione della posta elettronica è capire quando un'email è appropriata, in quanto anche se i messaggi elettronici sono sempre e ovunque utilizzati, ciò non significa che rappresentino la soluzione migliore per la situazione.
A volte una breve telefonata o una visita all'ufficio vicino, se non sei molto lontano, sarebbe l'alternativa migliore in quanto una comunicazione verbale diretta può essere più veloce e più efficace.
