Essere liberi professionisti oggi è davvero dura.
A meno di non lavorare in uno studio ben strutturato e organizzato, spesso bisogna pensare a tutto da sé, e una giornata lavorativa che in realtà dovrebbe durare otto-nove ore, finisce per durarne anche dodici. Chi di noi non si è portato il lavoro a casa, da smaltire anche dopo cena?
Non mi ritengo un’esperta di gestione del tempo, ma sono anche io una professionista (sono dottore commercialista e lavoro in proprio) e presto ho dovuto imparare a gestire in modo intelligente il mio tempo, dato che esso è limitato, tendenzialmente poco, e per mia natura non amavo trascorrere ore e ore in ufficio fino a notte fonda, sapendo di essere stata improduttiva.
In questo articolo ti condividerò 3 strategie che mi hanno permesso di gestire al meglio la risorsa tempo e vivere la mia giornata in modo più sereno nonostante gli impegni sempre più stringenti.
Pronto? Cominciamo!
Organizza in modo intelligente l’agenda
Organizzare la propria giornata lavorativa al mattino, a giornata appena iniziata, è una pessima idea (si lo so, lo fanno in tanti..).
Tantissime volte infatti capita di arrivare in ufficio senza avere le idee ben chiare su quale sia il programma della giornata, e guarda caso si comincia “a lavorare” solo dopo un bel po’ che abbiamo varcato la porta dello studio.
Ho preso quindi l’abitudine di pianificare con attenzione la mia giornata lavorativa già la sera prima, con le accortezze che seguono.
Innanzitutto pianifico la giornata all’80% del mio potenziale (quindi, se penso di lavorare per otto ore, ne pianifico sei e mezza circa). Faccio così perché so che, nonostante le mie buone intenzioni, non posso avere completamente il controllo del mio tempo, ad es. non posso evitare di dover aiutare senza preavviso un collega in una pratica, o ricevere la telefonata di un cliente che ha un’emergenza e ha bisogno del mio aiuto. Sono “imprevisti” che succedono ogni giorno, e quindi bisogna tenerne conto.
Inserisco quindi i miei impegni nel calendario, e per quel lasso di tempo cerco di essere quanto più possibile focalizzata nell’attività che devo portare a termine: quindi mi procuro in anticipo tutto quello di cui ho bisogno per limitare al massimo le distrazioni, assolutamente bandito il controllo spasmodico del cellulare e della casella mail e possibilmente mi rendo irreperibile sia all’interno che all’esterno dello studio. Se può esserti utile ti consiglio di approfondire alcune tecniche qui, io da anni uso una variante della tecnica del pomodoro con ottimi risultati 😉.
Un altro aspetto che penso possa esserti utile è impostare in agenda non degli appuntamenti, ma dei veri e propri “slot di risultato”. Ad esempio ultimamente sto scrivendo articoli oltre che per il mio blog, anche per riviste di settore, in collaborazione con un collega. Nel mio calendario imposto sì il tempo, ma soprattutto il risultato che voglio ottenere trascorso quel tempo. Quindi, dopo tre ore di ricerche e scrittura, devo avere la bozza dell’articolo già pronta da essere inviata al mio collega per la revisione. Non sembra, ma questo approccio porta ad essere estremamente più produttivi perché sposta la nostra attenzione sul risultato finale (sul quale abbiamo il controllo) e non sul mero tempo che passa.
Impara a delegare
Delegare non è per tutti una cosa piacevole, e sicuramente non lo era per me. Sono una perfezionista, faccio fatica a fidarmi del lavoro altrui (se me lo faccio io è meglio!), ma ho capito presto che se non cambiavo atteggiamento avrei avuto bisogno di una giornata non di 24, ma di 48 ore almeno!
Pensa al fatto che, a seconda del ruolo che hai all’interno dello studio, potrebbe essere più efficiente delegare ad altri alcune attività e liberare tempo prezioso per te.
Il principio di fondo che devi tener sempre presente è che se il tuo tempo ha un valore economico di Euro 100/ora, dovresti per quanto possibile fare attività che effettivamente giustificano quel valore.
Estremizzando per capirci, non avrebbe allora alcun senso che impieghi il tuo tempo a ricevere personalmente le consegne del materiale d’ufficio e controllare il relativo documento di trasporto, in quanto sono attività che possono essere delegate a persone con una resa oraria più bassa (personale di segreteria, ad esempio).
Il processo di delega è semplice da attuare.
In primis, deve avvenire gradualmente nel tempo, con una mole crescente di compiti e responsabilità. In secondo luogo, delegare non significa assegnare mansioni esimendosi dall’impartire istruzioni precise in merito ai risultati attesi e dalla verifica degli stessi; bisogna avere pazienza e accettare il fatto che il lavoro verrà eseguito in modo diverso da come lo avessimo fatto noi stessi (ma con un risultato accettabile!). In ultimo, dovrebbe essere sempre previsto un meccanismo premiale che incentivi il conseguimento dei risultati da noi voluti e poi conseguiti.
Il processo di delega, se ben implementato ed eseguito, porta enormi benefici nel medio-lungo termine sia in termini di produttività che coesione all’interno del team che di miglioramento dell’ambiente lavorativo.
Impara a gestire meglio il tempo in team
La gestione efficace del tempo dovrebbe essere una filosofia condivisa all’intero gruppo di lavoro.
Non a caso le occasioni in cui si “perde più tempo” sono proprio quelle dove si interagisce con clienti e collaboratori. Quante volte ti è capitato di essere presente ad una riunione, sapendo genericamente l’argomento da discutere che inevitabilmente “scivola” in altre questioni, fino a diventare una chiacchierata (che non è da demonizzare, ci mancherebbe)?
Potrebbe allora essere utile stabilire preliminarmente il tempo destinato alla riunione o all’incontro con il cliente, definire l’ordine del giorno (o le tematiche da discutere) e i risultati che si vogliono ottenere.
Ti ho elencato qualche strategia che utilizzo quotidianamente per gestire al meglio il mio tempo e quello delle persone che collaborano con me.
Ma, come intuirai, le strategie servono a poco se poi non si misurano concretamente i risultati ottenuti. Generalmente potresti utilizzare la formula: output/input, ad esempio importo fatturabile/costo orario, con le opportune varianti per ogni collaboratore e per il lasso di tempo scelto.
Ad esempio, se un avvocato junior viene remunerato nel mese 3000€, ma grazie al suo lavoro lo studio riesce ad addebitare ai clienti 5000€, il collaboratore ha reso +66% rispetto al suo costo. Non male!
E per gestire al meglio i tuoi collaboratori creando loro un ambiente di lavoro efficace, hai bisogno anche di strumenti che ti assistano a far ciò.
