La fatturazione elettronica è stata introdotta nell'ordinamento in modo graduale e dal primo gennaio 2019 quasi tutti i professionisti e quasi tutte le prestazioni saranno assoggettate al nuovo regime fiscale.
Il primo settore che ha visto questa importante rivoluzione è stata la Pubblica Amministrazione, infatti già da alcuni anni quando devono essere emesse fatture nei confronti di PA, deve essere utilizzata la fatturazione elettronica.
Ecco come funziona la fattura elettronica PA.
Fatturazione elettronica nei confronti della Pubblica Amministrazione
Se hai uno studio legale già avviato probabilmente in questi anni ti è già capitato di dover emettere fatture PA, questo perché hai prestato servizio nei confronti di enti pubblici, magari consulenze o difese in giudizio o perché hai avuto clienti ammessi al gratuito patrocinio.
Di conseguenza sei già abituato al nuovo regime. In caso contrario, se questa è per te una novità, ecco cosa devi sapere.
La fattura PA risponde all'esigenza di digitalizzare il servizio di emissione, trasmissione e conservazione delle fatture. L'uso inizia nel 2015, da questo momento per la prestazione di servizi o la fornitura di beni è necessario utilizzare la fattura dematerializzata. La stessa deve essere realizzata in formato XML(eXtensible Markup Language). Al fine di assicurarne l'originalità deve essere firmata con firma elettronica qualificata da parte di chi emette la stessa.
L'Amministrazione ricevente viene identificata con un codice univoco che deve essere obbligatoriamente reso noto dalle PA. Il documento deve contenere tutte le informazioni rilevanti a fini fiscali in base alla normativa vigente, devono quindi essere correttamente identificate le parti, l'oggetto della fattura, il prezzo da pagare e le somme da imputare a imposizione fiscale.
Si possono inoltre aggiungere ulteriori informazioni, ad esempio quelle relative al sistema di pagamento o altre specifiche notizie che le parti hanno stabilito dover essere inserite all'interno della fattura.
Le cose dette fin qui possono sembrare di difficile comprensione, in realtà non è così perché per emettere la fattura è necessario avere un gestionale e questo fornisce un modello da compilare in modo semplice e intuitivo.
Di conseguenza la fattura PA è semplice da realizzare, solo apparentemente i termini tecnici possono sembrare difficili, basterà conoscere un po' il computer e tutto sarà semplice.
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Trasmissione fattura elettronica PA
La parte più rilevante della riforma non è certo la compilazione della fattura, ma la sua trasmissione che consente al Fisco di tenere sotto controllo le entrate e dci conseguenze evita che vi sia elusione fiscale.
Tradizionalmente si è abituati a stampare la fattura e consegnarla a mano al destinatario, in caso di PA era necessario procedere anche alla protocollatura, oppure inviarla tramite servizio postale o con la posta elettronica certificata.
Con l'obbligo di fattura elettronica tutto cambia perché è necessario utilizzare il Sistema di Interscambio, SdI.
La fattura deve essere trasmessa al Sistema, in realtà questa operazione può essere eseguita anche tramite PEC, ma un gestionale rende tutto più semplice. SdI procede ad un controllo formale automatico della fattura e se vi sono errori tecnici evidenti viene rimandata indietro in modo che possa essere corretta. Se invece è idonea viene inviata alla PA che deve riceverla.
In questo passaggio si procede anche alla registrazione del documento al fine della sua conservazione. Dopo vi è la notifica della ricezione che dalla PA arriva al SdI e infine all'emittente, da questo momento la fattura si intende emessa.
I dati della fattura vengono comunicati anche all'Agenzia Entrate e Riscossione e alla Ragioneria Generale dello Stato.
Attraverso SdI è possibile far viaggiare due tipi di documenti, oltre alle fatture, possono essere trasmessi anche i File contenenti messaggi, tra questi ad esempio vi sono la ricevuta di consegna, l'avviso di mancata consegna, una notifica di esito o di decorrenza dei termini.
Il sistema è in grado di affidare ad ogni file un codice diverso in base al contenuto. La fattura viene anche registrata e conservata per 10 anni, proprio come previsto dalla legge, inoltre anche l'emittente è tenuto alla conservazione in forma dematerializzata per lo stesso periodo.
Devi a questo punto sapere che per poter accedere a queste funzioni è necessario avere il codice PIN rilasciato dall'Agenzia delle Entrate, oppure la carta nazionale dei servizi CNS o, infine, lo SPID, cioè il PIN identità digitale.
Una delle novità da ultimo entrate in vigore per semplificare la vita di chi deve emettere fatture digitali è l'App con QR Code, questo consente di acquisire i dati identificativi del destinatario, in modo da procedere in seguito ad un'elaborazione semplificata della fattura con lo stesso destinatario.
Il fine della fatturazione elettronica
L'obbligo di fatturazione elettronica è stato introdotto con lo scopo di migliorare i rapporti con il Fisco e in particolare di evitare l'elusione fiscale tramite l'acquisizione della fattura già al momento dello scambio della stessa.
Questo offre al contribuente anche la possibilità di migliorare i rapporti con l'Agenzia delle Entrate visto che vi è un rapporto diretto. L'adozione graduale di questo sistema ha permesso alle imprese di adeguarsi con tempi piuttosto ampi e quindi ha reso più facile questo epocale passaggio.
Ovviamente all'inizio questa rivoluzione è stata guardata con un certo scetticismo dai professionisti convinti che queste novità potessero portare disagio o particolari difficoltà. Questo soprattutto per chi è un po' avanti con l'età e non ha particolare confidenza con le nuove tecnologie.
In realtà in commercio vi sono strumenti in grado di supportare tutte le mansioni necessarie per l'emissione, la trasmissione e la conservazione della fattura PA. Infatti solo per coloro che proprio non vogliono abbandonare i vecchi sistemi ci può essere l'esigenza di stampare e conservare la fattura.
Per tutti gli altri la dematerializzazione può essere di tipo completo riducendo anche gli spazi solitamente occupati dagli archivi che ovviamente possono essere sfruttati in altri modi.
Il risparmio inoltre è anche in carta, toner, manutenzione stampante, quindi anche scegliendo un gestionale non gratuito è possibile avere un risparmio economico.
I software a disposizione sono davvero numerosi e semplici da utilizzare, inoltre è possibile usare dei gestionali che semplificano ulteriormente la vita dei professionisti.
Per chi si occupa delle professioni legali, ad esempio c'è LegalDesk che è possibile provare per 30 giorni registrandosi sul sito.
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Dematerializzazione delle fatture PA nelle professioni legali
Per quanto riguarda le professioni legali la digitalizzazione non ha riguardato solo la fatturazione nei confronti di enti pubblici (dal primo gennaio l'obbligo sarà in vigore anche nei confronti dei privati), ma anche lo svolgimento del lavoro strettamente inerente alla professione.
Un avvocato oggi deve compiere molti atti del processo civile e amministrativo in modo telematico. Questo consente di ridurre al minimo i tempi morti e guadagnare di più.
In passato l'avvocato era costretto ad avere un collaboratore che passava giornate intere tra un tribunale e l'altro al fine di depositare e prelevare atti. Oggi questa perdita di tempo non è più necessaria perché può essere fatto tutto online, comodamente dallo studio.
In molti casi gran parte del lavoro può essere svolto anche comodamente da casa attraverso il portatile dell'ufficio o attraverso la funzione cloud che consente di avere accesso al processo telematico da più postazioni.
Questo vuol dire avere più tempo per i propri clienti, per lo studio e il perfezionamento della professione e anche per la famiglia. Per gestire contemporaneamente la fatturazione e tutte le funzioni del processo telematico con un unico software c'è LegalDesk, questo consente la creazione di un account per l'accesso al processo telematico.
Permette di apporre la firma digitale agli atti, funzione necessaria sia per compiere gli atti del processo telematico sia per la fatturazione elettronica. Il software è semplice da usare e consente di avere una gestione completa del proprio lavoro. Prevede la possibilità di usare la rubrica per salvare i dati dei propri clienti, in questo modo si ha l'opportunità di inviare notizie, chiarimenti o pianificare appuntamenti in modo veloce e pratico.
Non solo, la funzione può essere utilizzata anche per inviare newsletter, ad esempio in occasione delle festività, oppure nel caso in cui si vogliano comunicare interessanti novità legislative, scadenze appena introdotte, un aggiornamento delle proprie competenze professionali.
Si crea in questo modo un contatto continuo con i propri clienti da utilizzare in maniera semplice e veloce per fidelizzarli. Con l'agenda invece si possono tenere sotto controllo appuntamenti e scadenze per non perderne neanche uno.
Ovviamente, come già anticipato permette la redazione delle fatture elettroniche e la trasmissione verso la Pubblica Amministrazione ricevente con il Sistema di Interscambio. Con una gestione ottimale del gestionale i clienti saranno sicuramente stupiti della celerità e professionalità acquisita.
Inoltre premette anche la redazione dei preventivi, il tutto in modo veloce e senza particolari oneri.
Il sistema di controllo messo in piedi dal Sistema consente di verificare che le fatture siano regolari dal punto di vista formale e le restituisce al mittente in caso di errori.
In questo modo è possibile ridurre il rischio di sanzioni, ma anche il ricorso al commercialista e quindi i costi di gestione dello studio legale. Il risultato sarà un ufficio gestito in maniera ottimale e in grado anche di migliorare i ricavi grazie al tempo risparmiato per la gestione della burocrazia.
Infine, meglio ricordare che prima si emettono e trasmettono le fatture e più veloci saranno i pagamenti.
