Fattura elettronica per l'avvocato: la guida completa

Le fatture elettroniche sono documenti fiscali generati secondo un procedimento informatico, firmati digitalmente, verificati e trasmessi attraverso il Sistema di Interscambio (SdI) gestito dall’Agenzia delle Entrate e conservati, in forma dematerializzata, per un periodo di 10 anni, così come previsto dalle vigenti disposizioni normative.

Il processo di fatturazione elettronica consente di verificare, ad ogni effetto di legge, le informazioni contenute nel documento e permette di ridurre in maniera significativa i tempi di registrazione dei dati, senza necessità di trascrizione manuale delle informazioni.

A partire dal 31 marzo 2015, le fatture elettroniche in formato XML PA (formato specifico per la Pubblica Amministrazione) rappresentano i soli documenti accettati dagli Enti Pubblici, nei rapporti con imprese e professionisti.

Fatturazione elettronica tra soggetti privati

La Legge di Bilancio 2018 ha previsto l’obbligo di fatturazione elettronica anche per i privati, in relazione ad ogni prestazione di servizio e cessione di beni tra soggetti dotati di partita IVA e residenti in Italia. Le nuove disposizioni entreranno in vigore dal 01 gennaio 2019.

Saranno altresì soggette a fatturazione elettronica le operazioni, nei confronti di soggetti IVA, di vendita di combustibile per veicoli a motore presso le stazioni di rifornimento, con conseguente abolizione della scheda carburante.

Le recenti disposizioni normative prevedono alcune deroghe all’obbligo di fatturazione elettronica per i privati che si avvalgono dei regimi cosiddetti "di vantaggio" e "forfettario".

Risultano, inoltre, non tenuti all’assolvimento dell’onere di fatturazione digitale i soggetti che svolgono attività di compravendita di prodotti e servizi creati o ricevuti all’estero. In ogni caso, anche in tali circostanze, è richiesto l’invio, in modalità telematica, dei dati riguardanti fatture e corrispettivi entro il quinto giorno del mese successivo e quello di emissione del documento.

In analogia con quanto già in uso per i pagamenti della Pubblica Amministrazione, i privati assoggettati all’obbligo di fatturazione elettronica sono tenuti alla conservazione dei documenti digitali in maniera da assicurarne la validità legale e permettere controlli fiscali anche a distanza da parte delle competenti autorità.

Le fatture emesse da un’impresa verso un’altra impresa o da un’impresa nei confronti di un soggetto privato vengono identificate con la sigla B2B e possono essere di tre tipi:

fatture aventi caratteristiche simili a quelle emesse verso Pubblica Amministrazione (prodotte in formato strutturato, firmate digitalmente e conservate a norma di legge).
fatture inviate via EDI (non necessariamente firmate in maniera digitale, ma realizzate in formato strutturato e conservate a norma di legge).
fatture "non cartacee" (non necessariamente firmate né prodotte su formato strutturato).

Fatturazione elettronica per l'avvocato: come funziona?

Il processo di fatturazione elettronica può essere eseguito mediante l’ausilio di intermediari specializzati e di software dedicati, in grado di garantire il rispetto di tutti gli standard richiesti, a partire dal momento della generazione sino a quello della trasmissione delle fatture elettroniche.

In particolare, le risorse digitali specialistiche disponibili sul mercato gestiscono, in maniera automatica, i seguenti passaggi fondamentali del procedimento di fatturazione:

calcolo del totale della fattura.
generazione del file relativo alla fattura in formato XML.
controllo preventivo, necessario per il corretto invio e ricezione del documento.
trasmissione del file generato al Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate (SdI).
monitoraggio e gestione delle notifiche ricevute.

Il soggetto emittente dovrà, dunque, curare il solo inserimento dei dati relativi al cliente ed ai prodotti o servizi da contabilizzare, procedere alla firma digitale del documento ed alla conservazione sostitutiva in conformità alle norme di legge.

Fattura elettronica: vantaggi per gli operatori economici

L’introduzione della fatturazione elettronica persegue l’obiettivo di incentivare le imprese ed i professionisti ad emettere documenti fiscali in formato digitale totalmente tracciabile e di immettere, così, nel sistema economico generale, un efficace strumento di controllo di eventuali fenomeni di evasione di tasse e tributi.

Non si tratta, tuttavia, solo di una modalità di semplificazione procedurale e di un valido sistema di contrasto all’elusione delle norme in materia fiscale, ma anche di una risorsa sia per i privati, sia per la Pubblica Amministrazione.

La gestione digitale delle fatture consente, in primo luogo, la riduzione degli adempimenti burocratici a carico dell’Amministrazione Finanziaria e determina, di conseguenza, non trascurabili risparmi di risorse pubbliche.
In particolare, l’invio telematico dei dati semplifica i controlli a distanza da parte delle autorità preposte, mediante il confronto fra gli importi delle fatture emesse e ricevute con quelli contenuti in altre banche dati gestite dall’Agenzia delle Entrate o da altre Pubbliche Amministrazioni.

La digitalizzazione dei documenti fiscali permette anche la diminuzione dei i margini di errore nell’intero ciclo di vita delle fatture, con importanti risparmi di tempo e costi per gli operatori economici.

L’informatizzazione e l’automazione dei procedimenti amministrativi rappresentano, in generale, una significativa opportunità di crescita per imprese e professionisti sotto il profilo della competitività.

Le possibilità offerte dalle innovazioni nei sistemi informativi costituiscono un punto di partenza fondamentale nell’ottica del miglioramento del grado di efficienza e flessibilità sia degli operatori economici, sia degli Enti Pubblici, consentendo l’applicazione di nuove e più funzionali forme di organizzazione del lavoro.

I vantaggi del processo di fatturazione elettronica non sono circoscritti alle imprese di grandi dimensioni ed, in generale, possono essere catalogati sotto tre profili principali:

riduzione dei costi.
aumento dell’efficienza.
miglioramento dei rapporti verso terzi.

Fatturazione elettronica per l'avvocato: costi

Con riguardo ai costi, bisogna considerare che la spesa totale per l’intero ciclo di vita di una fattura cartacea, dalla creazione alla distruzione finale, varia, in Europa, fra i dieci ed i cinquanta euro.

La dematerializzazione dei documenti fiscali consente di raggiungere risultati importanti sotto il profilo del risparmio economico quali, ad esempio, la riduzione dell’attività manuale ed il conseguente aumento della produttività della manodopera, la diminuzione dei materiali di consumo (carta, buste e bolli), l’eliminazione del tempo dedicato all'archiviazione ed alle ricerche, la soppressione del costo di distruzione delle fatture e l’annullamento delle spese relative agli spazi destinati all’archiviazione.

La dematerializzazione del ciclo amministrativo e la riduzione delle attività a basso valore aggiunto permettono di ottenere risparmi sino al 60-80% rispetto alle corrispondenti operazioni manuali.

Il risparmio economico è raggiungibile, concretamente, solo quando l’intero processo di fatturazione elettronica è gestito in formato digitale, dal momento dell’emissione sino alla conservazione dei documenti.

Procedimenti ibridi, in parte digitali, in parte cartacei possono, infatti, determinare costi di gestione anche superiori rispetto a quello della fatturazione tradizionale.

Software per la fattura elettronica

Sotto il profilo dell’efficienza, la fatturazione elettronica consente l'accesso in rete ai documenti fiscali di acquisto e di vendita da parte delle diverse aree aziendali, determina l’abbattimento dei tempi di esecuzione delle attività ed, in particolare, di quelli relativi agli incassi da clienti.

Il procedimento digitale, inoltre, minimizza i ritardi ed i disguidi connessi all'inoltro cartaceo delle fatture, riduce le situazioni di contenzioso derivanti da errori di fatturazione, contribuisce al contenimento delle perdite sui crediti e permette la maggiore integrazione tra fatturazione e pagamenti-incassi elettronici.

La digitalizzazione dei processi di gestione aziendale consente, altresì, l’incremento della produttività del personale in quanto, riducendo il numero delle attività manuali e ripetitive, permette la riqualificazione e l’impiego dei dipendenti in mansioni a maggiore valore aggiunto per l’impresa.

La dematerializzazione della filiera delle relazioni cliente-fornitore aumenta i risparmi di spesa, in misura proporzionale alla lunghezza della filiera stessa (percorso ordine-pagamento). I benefici, a livello complessivo di filiera, si riflettono in un aumento di competitività per ogni impresa coinvolta nei confronti del proprio cliente.

Fatturazione elettronica: rapporti verso terzi

Nel contesto dei rapporti verso soggetti terzi, la fatturazione elettronica costituisce un segno di innovazione, testimonia conformità alle regole che disciplinano i rapporti con la Pubblica Amministrazione e garantisce trasparenza e risposta rapida in relazione ai controlli fiscali.

In tale ambito, la digitalizzazione dei processi di gestione aumenta la qualità e l’efficienza della relazione con la clientela, favorendo sia l’acquisizione di nuove unità, sia la soddisfazione dei clienti già presenti.

Basti pensare alle possibilità di avviare relazioni commerciali con grandi imprese o Pubbliche Amministrazioni che già utilizzano abitualmente la fatturazione elettronica e che richiedono il medesimo requisito ai propri interlocutori, per la necessaria integrazione dei processi amministrativi.

L’informatizzazione dei procedimenti di gestione contribuisce, inoltre, al miglioramento della qualità dei rapporti con la clientela grazie alla riduzione degli errori, alla facilità di accesso ai dati contabili ed alla diminuzione dei tempi dedicati all’accertamento del percorso della fattura verso il destinatario (arrivo, presa in carico e pagamento).

Tra i vantaggi della digitalizzazione dei processi amministrativi, merita una menzione particolare l’impatto che la stessa produce sulla responsabilità sociale ed ambientale degli operatori economici.

Il minor utilizzo di risorse materiali permette, infatti, ad imprese e professionisti di adottare comportamenti coerenti con le prassi di responsabilità sociale e tutela dell’ambiente, in grado di valorizzare il ruolo e la reputazione degli operatori nei confronti delle comunità di riferimento.

In base alla vigente normativa, infine, la dematerializzazione dei documenti fiscali cartacei ed il passaggio alla fatturazione elettronica offre, ai titolari di Partita IVA, i seguenti vantaggi:

esonero dalla comunicazione delle fatture ai fini dello spesometro.
non necessità di comunicazione delle operazioni effettuate nei confronti di soggetti passivi IVA domiciliati in Stati "black list".
esonero dal modello Intrastat per gli acquisti intracomunitari e le prestazioni di servizi ricevute da soggetti stabiliti in un altro paese comunitario.
deroga dalla comunicazione degli acquisti effettuati dagli operatori di San Marino, con assolvimento dell’IVA mediante autofattura.
esonero dalla comunicazione dei dati inerenti i contratti delle società di leasing (soggetti che svolgono attività di locazione e noleggio).
priorità dei rimborsi IVA ottenuti entro 3 mesi dall’invio della dichiarazione.
riduzione del periodo di accertamento per l’IVA e le imposte dirette da 5 a 4 anni.

Fatturazione elettronica: vantaggi per il sistema paese

L’introduzione e l’applicazione diffusa della fatturazione elettronica rappresentano elementi centrali dell’Agenda Digitale Italiana, ricorrendo quale argomenti determinanti in alcuni grandi temi che impattano sullo sviluppo competitivo del cosiddetto "Sistema Paese".

Tra gli aspetti positivi più significativi, in tale contesto, vale la pena di ricordare:

il più agevole monitoraggio della spesa pubblica, grazie all’incrocio fra i dati digitali di fatturazione e quelli di ordinato.
la riduzione dei tempi di pagamento e la precisa misurazione degli stessi.
il nuovo ruolo dell’Agenzia delle Entrate, che, oltre a svolgere le mansioni di soggetto verificatore, assume il ruolo di consulente tributario.
il contenimento dell’evasione fiscale, che porta trasparenza nelle relazioni commerciali e nei flussi di fatturazione, grazie al monitoraggio del cosiddetto Gap IVA.
la crescita digitale del Paese, tanto negli indicatori europei, quanto nella cultura di imprese, PA e cittadini.
la migliore gestione strategica dei procedimenti burocratici, finalizzata alla semplificazione progressiva della macchina amministrativa.
la complessiva maggiore attrattività dell’intero sistema in misura inversamente proporzionale al grado di burocratizzazione dello stesso.

Con riguardo al cosiddetto "Sistema Paese", l’estensione dei principi ispiratori della fatturazione elettronica a tutti i documenti del cosiddetto "Ciclo dell’Ordine", porta a stimare, nelle sole relazioni tra imprese e Pubblica Amministrazione, un risparmio di circa 1 miliardo e mezzo di euro all’anno, di cui 1 miliardo a beneficio degli Enti Pubblici ed il resto a vantaggio degli operatori economici.

Maggiori economie possono essere conseguite mediante l’estensione dei processi di digitalizzazione B2B a tutte le transazioni commerciali anche fra gli operatori economici privati.

Conclusioni

La gestione elettronica dei documenti fiscali è uno strumento assai importante per la collaborazione e l’integrazione tra i soggetti economici coinvolti nelle filiere dei rapporti commerciali (produttori, fornitori, operatori logistici, distributori e clienti finali) e rappresenta un fondamentale elemento di sviluppo e competitività nell’ottica di un’innovazione sostenibile.

Il progresso dei sistemi informativi relativi alle relazioni commerciali determina un’evoluzione anche delle strutture manageriali ed organizzative degli operatori economici.

L’impiego della fatturazione elettronica può costituire la base per la creazione di rapporti di cooperazione tra imprese e professionisti che, estendendosi potenzialmente anche ad altri ambiti o iniziative che promuovono l’integrazione di filiera, possono favorire la competitività di tutti i soggetti economici, compresi quelli di minori dimensioni e, con essi, dell'intero Sistema Paese.