Che la fattura elettronica sia obbligatoria già dal 2019 è oramai risaputo. Se ne parla su internet quotidianamente e moltissime testate giornalistiche ribadiscono l'obbligo dei commercianti di adeguarsi alle nuove normative.
Ad essere coinvolti sono quindi imprenditori, professionisti, industrie e negozi mentre ad esserne esclusi sono coloro che optano per il regime contabile forfetario.
Protagonista della fattura elettronica è, senza dubbio, l'Agenzia delle Entrate il cui database sarà intasato (si fa per dire) da centinaia di migliaia di dati che riguarderanno le transazioni fra privati.
La e-fattura, infatti, non è soltanto obbligatoria per i titolari di partita IVA (che scambiano l'un l'altro beni e servizi), ma dovrà essere utilizzata anche per gli acquisti del cliente finale, il cosiddetto consumatore.
Ma qual è il ruolo del Fisco nella fatturazione elettronica e quali sono le linee guida dell'Agenzia delle Entrate?
Fattura elettronica ed Agenzia delle Entrate: novità del 2019
L'Agenzia delle Entrate è sempre un passo avanti rispetto ai contribuenti. Il suo sito, accessibile da qualsiasi device, è ricco di informazioni che riguardano tutto ciò che concerne i rapporti fra Fisco e contribuente, che sia esso persona fisica, giuridica, impresa o professionista (di seguito operatori economici).
Nell'apposita sezione dedicata alla fatturazione elettronica (presente nell'area tematica dell'Agenzia) è possibile scaricare documenti e linee guida in merito alla e-fattura. Le informazioni sono sempre aggiornate e gran parte delle stesse riguarda chiarimenti e specifiche tecniche per la redazione e la gestione della fattura elettronica.
Una guida molto esaustiva enuclea le principali novità del settore che entreranno in vigore proprio il primo giorno del 2019: la e-fattura sarà obbligatoria non solo fra due operatori IVA, ma anche nei confronti del consumatore finale.
Requisito fondamentale per la fatturazione elettronica è che l'azienda (o il professionista) deve risiedere o essere stabilito in Italia, ragion per cui la normativa interesserà esclusivamente imprese, commercianti e lavoratori autonomi che operano nel nostro territorio.
Per la redazione, l'inoltro e l'archiviazione dell'e-fattura è possibile utilizzare due tipologie di software:
1- quello gratuito predisposto dall'Agenzia delle Entrate.
2- quelli forniti da software houses accreditate i cui programmi devono rispettare le specifiche tecniche dettate dall'Agenzia delle Entrate.
La fattura elettronica sostituirà completamente quella cartacea che rimarrà in vigore (ed in concomitanza) solo per le transazioni fra operatore economico e consumatore. In tutti gli altri casi la fattura cartacea non potrà essere in alcun modo accettata e, allo stesso tempo, non avrà valore legale.
I vantaggi della fattura elettronica sono tanti ed alcuni sono proprio menzionati dall'Agenzia delle Entrate. Oltre al risparmio economico che ne deriverebbe (in termini di costi per redazione, archiviazione, spedizione della documentazione cartacea), ulteriori incentivi sono riconosciuti ad esempio agli operatori IVA che adottano il regime contabile semplificato. In questo caso verrà meno l'obbligo di tenuta dei registri IVA.
Di conseguenza si ridurranno i tempi di accertamento fiscale che saranno 2 per gli operatori che emettono e ricevono fatture IVA con valore superiore ai 500 euro, mentre i consumatori finali avranno l'opportunità di consultare le varie fatture direttamente online.
Qualora non si abbiano le conoscenze necessarie (oppure il tempo a propria disposizione) per la redazione e la gestione delle fatture elettroniche gli operatori economici potranno avvalersi, previa delega biennale, di intermediari abilitati (come ad esempio un commercialista) che avranno il compito di consultare, acquisire, redigere ed archiviare le fatture elettroniche dei propri clienti.
La delega dovrà avvenire seguendo una procedura ad hoc, disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate o, in alternativa, compilando un apposito modulo da consegnare allo sportello.
Per risparmiare sui costi della e-fattura gli operatori economici potranno usufruire dei servizi gratuiti disponibili sul sito dell'Agenzia e consistono in un portale web (denominato Fatture e Corrispettivi), in un software per PC e in un'app disponibile per sistemi iOS e Android (conosciuta come FatturAE).
LEGGI ANCHE: Calcolo interessi legali
Fattura elettronica ed Agenzia delle Entrate: cosa sono le specifiche tecniche?
Un operatore economico può essere una grande azienda che fattura milioni di euro, una catena commerciale, un noto imprenditore o un piccolo artigiano.
Ma l'operatore economico potrebbe essere altresì un professionista i cui requisiti non consentono di optare per il regime forfetario, oppure il negoziante sotto casa, quello di cui ci serviamo quando ne abbiamo bisogno. A seconda delle esigenze l'operatore economico potrebbe optare per la fatturazione elettronica:
- per i servizi gratuiti forniti dall'Agenzia delle Entrate.
- per i servizi a pagamento delle software houses.
Nel primo caso non si pone alcun problema circa la validità della e-fattura. Nel secondo i servizi di provider devono rispecchiare le specifiche tecniche dettate dall'Agenzia delle Entrate.
Le specifiche tecniche servono principalmente a dare validità al documento emesso dall'operatore economico che, una volta compilato e inoltrato mediante il Sistema di Interscambio (SdI) avrà valore fiscale e legale alla stregua di una qualsiasi fattura cartacea.
In questo modo l'operatore economico che acquista o noleggia un software diverso da quello predisposto dall'Agenzia delle Entrate non dovrebbe incontrare alcun tipo di problema ogni qualvolta emetterà (invierà ed archivierà) la propria fattura elettronica.
Le specifiche tecniche servono inoltre a definire delle linee guida univoche per tutte quelle aziende che si occupano della somministrazione di servizi telematici utili per la comunicazione fra utente e pubblica amministrazione.
Si pensi ad un provider che fornisce servizi di PEC o, addirittura, alle software houses che producono i redattori da utilizzare nel processo civile telematico. Se non ci fossero delle specifiche tecniche in tutti i casi appena menzionati, potrebbe succedere che ogni provider produrrebbe software diversi e creerebbe confusione circa l'utilizzabilità e la validità legale degli stessi.
Soffermiamoci sulla PEC che sostituisce egregiamente la tradizionale raccomandata A/R. L'e-mail inoltrate con PEC hanno valore legale molto più delle e-mail tradizionali (la cui validità è addirittura discutibile in sede processuale) ma per essere tali esiste una normativa che detta le specifiche tecniche per la produzione di servizi PEC.
Le specifiche tecniche per la fatturazione elettronica sono dettate dall'Agenzia delle Entrate e definite a livello normativo dall'allegato B del DM 55 del 3 aprile 2013.
Il decreto in questione regola l'emissione, la trasmissione ed il ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche, ma gli elementi in esso individuati vengono applicati anche alla fatturazione elettronica fra operatori economici e nel commercio B2C (Business to Consumer).
Le specifiche tecniche sono disponibili nell'area telematica dell'Agenzia delle Entrate ma sono in continuo aggiornamento per via dei problemi che si riscontrano fra fatturazione elettronica e normativa della privacy. Ed effettivamente la questione privacy è quella che, poco tempo addietro, aveva paventato una sospensione temporanea dell'obbligo alla fatturazione elettronica.
Fattura elettronica e Agenzia delle Entrate: la questione della privacy
Con l'entrata in vigore del nuovo regolamento GDPR (che ha adeguato il regolamento in materia della protezione dei dati personali alle direttive europee) il Garante della Privacy si è posto una serie di problemi.
1. La raccolta dati da parte dell'Agenzia delle Entrate risulta sproporzionata rispetto all'effettivo uso. Tutto questo si evince dalla stessa compilazione della fattura elettronica all'interno del quale vengono specificati il tipo di bene o servizio acquistato ed il quantitativo. Questa tipologia di dati poco servono ai fini fiscali se l'obiettivo principale rimane quello di contrastare l'evasione fiscale.
2. Qualora l'operatore economico si servisse di un intermediario abilitato, rimane la questione della tutela dei dati personali. Stesso problema si pone per chi preferirà utilizzare servizi a pagamento rispetto a quelli gratuiti dell'Agenzia delle Entrate. Quali saranno le misure di sicurezza adoperate dai provider?
3. Proprio perché la e-fattura contiene una serie di dati personali, l'Agenzia delle Entrate avrebbe dovuto coinvolgere il Garante della Privacy sia nella definizione delle specifiche tecniche operative, sia nella realizzazione dei servizi per la fatturazione elettronica. Tutto ciò non è avvenuto ed il Garante ne ha preso atto.
Il Garante della Privacy ha interpellato l'Agenzia delle Entrate esercitando un potere correttivo di avvertimento che però non ha alcuna incidenza circa l'obbligatorietà della fatturazione elettronica.
A rispondere per prima è stato il Ministero dell'Economia e delle Finanze che ha rassicurato il Garante sulla sicurezza nei protocolli utilizzati per la trasmissione e la conservazione delle fatture elettroniche.
Insomma nessun terzo soggetto potrebbe appropriarsi ingiustificatamente di tutti i dati contenuti nelle e-fatture, ma rimane ancora aperta la questione dell'irrilevanza di alcuni dati ai fini fiscali.
Leggendo la guida sulla fatturazione elettronica disponibile sul sito dell'Agenzia delle Entrate ci si imbatte in una sezione che specifica come compilare una e-fattura. Oltre ai dati identificativi del commerciante e del cliente emergono altri dati che dovranno essere inseriti obbligatoriamente nella fatturazione.
Ad esempio il tipo di prodotto acquistato che potrebbe essere una fornitura qualsiasi ma anche un servizio particolare.
Pensiamo ad una fattura elettronica inoltrata ad un consumatore finale che si avvale di un dottore per una visita medica specialistica. Il fatto stesso di dover indicare un servizio di assistenza sanitaria poco serve ai fini fiscali. Quello che serve è, invece, il prezzo pagato, l'ammontare dell'IVA, la modalità di pagamento e così via.
I dati sensibili potrebbero riguardare una visita medica, ma anche una bolletta della luce aumentata della mora per ritardato pagamento, un servizio di consulenza tecnica, l'acquisto di prodotti per uso personale non proprio tipici della gente comune. Per quanto questi dati non saranno utilizzati dal Fisco, rimangono comunque alla mercé di tutti quei soggetti che lavorano per il Fisco: come tutelarsi, in questo caso, da eventuali ingerenze?
LEGGI ANCHE: Assistenza legale online, possibile servizio on demand?
Fattura elettronica e Agenzia delle Entrate: quali sono i servizi dell'Agenzia?
Per venire incontro agli operatori economici l'Agenzia delle Entrate ha predisposto tre tipologie di servizi che possono essere utilizzati in alternativa a quelli dei provider. Questi servizi funzionano esclusivamente via web (è necessaria quindi una connessione internet ogni qualvolta dovrà essere inviata una fattura elettronica) o accedendo ad un apposito portale, oppure scaricando un software o un'app sui propri device.
Il primo servizio si chiama ''Fatture e Corrispettivi'' e consiste in un portale web accessibile dal sito dell'Agenzia delle Entrate. Non è necessario scaricare alcun programma perché basterà inserire le proprie credenziali nell'apposita pagina per procedere alle operazioni della fatturazione elettronica.
Il portale è riservato esclusivamente agli operatori economici muniti di partita IVA che dovranno essere in possesso delle credenziali SPID o, in alternativa, della Carta Nazionale dei Servizi o dei dati Fisconline / Entratel. Il portale consente di effettuare la fatturazione elettronica, ma anche di trasmettere i dati dei corrispettivi e comunicare periodicamente la liquidazione IVA.
Il secondo servizio consiste in un programma che può essere scaricato dal sito dell'Agenzia delle Entrate. Il software in questione è adatto esclusivamente per il PC e consente all'operatore economico di redigere la fattura elettronica anche in assenza di connessione internet.
Per poter inoltrare i dati al Fisco è necessario, però, collegarsi al portale ''Fatture e Corrispettivi'' e utilizzare il servizio di trasmissione presente sulla pagina personale. In questo modo l'operatore economico potrà sì gestire le sue fatture in qualsiasi momento e senza web, ma dovrà comunque adempiere alla trasmissione online entro termini prestabiliti.
Innovativa è invece l'app ''FatturAE'' che può essere installata sul proprio smartphone scaricandola da Play Store e da App Store (rispettivamente per i sistemi Android e iOS). L'applicazione è gratuita e per accedere alle funzionalità è necessario utilizzare le stesse credenziali richieste dal portale ''Fatture e Corrispettivi''.
A differenza del software per PC, FatturAE permette di generare fatture e di inoltrarle direttamente con il sistema SdI, mentre la conservazione dei documenti può avvenire in cloud o direttamente sul proprio sistema operativo. È possibile aderire al servizio di conservazione delle fatture predisposto dall'Agenzia delle Entrate, previa accettazione dei Termini e delle Condizioni disposte dal Fisco.
Attualmente chi ha già fatto uso dell'app FatturAE lamenta i continui disservizi del programma fra cui la mancata sincronizzazione dei dati con il proprio smartphone.
