Come usare e ottimizzare la PEC?


Dalla sua entrata in vigore la PEC ha portato diversi vantaggi, soprattutto in termini di tempo, ti permette di organizzare meglio i tuoi impegni ma ha dei limiti che non devono essere presi sottogamba

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Con l’entrata in vigore del DPR n. 68 dell’11 febbraio 2005 la tecnologia ci permette di inviare “raccomandate” elettroniche, ovvero PEC, la posta elettronica certificata.

Questo ti ha portato sicuramente diversi vantaggi, ti ha semplificato il lavoro, almeno in termini di tempo, e ti permette di organizzare meglio i tuoi impegni. Tuttavia, la casella di posta certificata ha dei limiti e se non sai come superarli potresti non sfruttarla al meglio delle sue potenzialità.

PEC, quali sono i suoi limiti?

Pec come ottimizzarla

Per quanto sia comoda la posta PEC, purtroppo ha un grande limite: lo spazio concesso (a meno che non si decida di pagare il servizio di spazio aggiuntivo) è generalmente di 1 gb, quindi puoi facilmente immaginare come tenda a esaurirsi piuttosto rapidamente.

Basta inviare o ricevere alcune PEC con allegati e ciao, lo spazio è colmo. A questo punto viene spontaneo pensare di agire come si fa con una normale casella di posta elettronica, cancellando quindi tutti i vecchi messaggi, ma qui ci troviamo davanti a un grande problema.

La gestione della posta PEC, infatti, è diversa da quella della normale posta elettronica, se tu cancelli i vecchi messaggi, sia quelli ricevuti che inviati, stai distruggendo la prova della spedizione di quei documenti che hai inviato.

Ti faccio un esempio. Immagina di aver inviato una raccomandata cartacea, magari con ricevuta di ritorno. A fine mese, quando hai accumulato un bel po’ di ricevute, decidi di buttare via quelle più vecchie. Poi, dopo qualche mese, ti si presenta la necessità di aver effettivamente inviato quel documento e tu non hai più le prove perché hai buttato le ricevute.

Ok, è vero, con la documentazione cartacea viene più spontaneo tenere per un tot di anni la documentazione, ma con i documenti digitali è un po’ meno automatico questo processo. Quindi, se tu cancelli le vecchie PEC per liberare spazio stai buttando via le ricevute di avvenuto invio (e ricezione) di quel documento che hai inoltrato. Questo può essere molto rischioso, per una piccola “leggerezza” puoi trovarti in difficoltà.

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Come funziona la PEC?

Abbiamo quindi appurato che i messaggi non devono essere cancellati. Ma allora l’alternativa è quella di passare obbligatoriamente da una PEC gratuita, o meglio, da uno spazio incluso nel tuo abbonamento, a uno maggiore che paghi di più? Ovviamente no. Vediamo nel dettaglio come funziona la mail PEC e come puoi agevolmente superare i suoi limiti di utilizzo.

Quando tu (mittente) invii un messaggio dalla tua casella PEC, questo viene preso in carico dal dominio certificato, il punto d’accesso, che vi applica una certificazione elettronica che ne garantisce sia la provenienza che l’inalterabilità.

Se dovessimo fare nuovamente il confronto con il cartaceo, immagina la tua raccomandata che porti allo sportello delle poste dove vi viene apposto il timbro e poi spedita al destinatario. La PEC funziona all’incirca allo stesso modo.

Una volta certificata, la tua mail viene inviata al gestore della PEC del destinatario. Questi, a sua volta, verifica la firma apposta e la inoltra al punto di consegna che altri non è che il ricevente. A questo punto il mittente riceve la notifica dell’avvenuta consegna al destinatario, sempre per posta elettronica.

Vengono così emesse due ricevute che attestano e garantiscono il corretto funzionamento del sistema. In tutto, però, vengono emesse tre ricevute, quella di accettazione del messaggio, quella che attesta la presa in carico da parte del gestore, ma che non viene visualizzata dagli utenti del servizio, e quella di consegna al destinatario.

Non puoi avere alcuna garanzia che il messaggio sia stato effettivamente letto dal ricevente. Invece ricevi, eventualmente, la notifica della mancata consegna (si riceve entro le 24 ore), di mancata accettazione o della presenza di virus. Tutto questo processo ha un peso, un peso in termini di giga ovviamente.

Ducumenti via PEC hanno un peso, ecco perché finisci subito il tuo spazio

Quando invii una posta certificata con allegati dei file ricevi la stessa identica mail di ritorno come ricevuta di avvenuta consegna. Esempio: la mail che stai inviando ha un peso di 10 mb. Quando la inoltri questa viene conservata in automatico nel tuo spazio che, come abbiamo visto, è solitamente di 1 gb.

Hai quindi due mail identiche, una conservata e una che ti è arrivata come ricevuta. Il peso totale di questo invio è in totale di 20 mb che “pesano”, appunto, sul tuo server di posta elettronica.

Basta inviare poche PEC per esaurire velocemente tutto lo spazio che hai a disposizione. L’unica soluzione è quella di cancellare le mail man mano, ma solo dopo averle salvate.

Qui ti si presenta un altro problema, se le salvi sul tuo device, mettiamo su PC, e dovessi avere bisogno di controllarne una mentre non sei in studio, potresti avere delle difficoltà. Magari sei in Tribunale e devi tornare in studio per guardare quella PEC che ti serviva, oppure sperare che in studio ci sia qualcuno che possa controllarla per te, ma se si tratta di documenti riservati allora tutto si complica.

Saturazione del server, ecco come puoi evitarlo

pec server pieno

Per evitare la saturazione del server di posta certificata puoi sfruttare Gmail “trasformandola” in una casella di posta PEC. Google, infatti, fornisce 15 gb di spazio che puoi sfruttare come backup della tua posta certificata che, in questo modo, potrai visualizzare in qualsiasi momento, da qualsiasi device, ovunque ti trovi. Inoltre con il gestionale per gli studi legali puoi utilizzare un solo strumento per visualizzare con un touch le tue mai, sia quelle certificate che quelle semplici.

Tornando quindi al procedimento, ecco cosa devi fare. Per prima cosa devi configurare Gmail per importare la tua PEC. Hai bisogno di alcuni parametri, ma il procedimento non è complicato. Ti serve POP3 (server di posta in entrata) e SMTP (server di posta in uscita) della PEC, inoltre ti servono user name e password.

Dalle impostazioni di Gmail, quindi dall’icona a forma di ingranaggio, accedi al menu e clicca su “account e importazione”, quindi clicca su “aggiungi un account email”. Ora si apre una finestra dove vai a inserire, negli appositi spazi, l’indirizzo mail della tua PEC, la password, il server POP che ti è stato fornito dal provider e la porta che deve essere 995 dato che dovrai mettere la spunta sulla casella “utilizza sempre una connessione protetta (SSL)”.

Ora devi etichettare tutte le mail, per esempio puoi mettere come tag la dicitura “PEC” e spuntare la voce “lascia copia dei messaggi sul server”, in questo modo avrai sempre una copia salvata. Il tuo account è pronto. Puoi utilizzare Gmail anche per inviare la PEC. Anche in questo caso devi andare su impostazioni, “account e importazione”, poi clicca su “aggiungi un altro indirizzo email” nella sezione “invia messaggio come:”, quindi inserisci la mail e successivamente, nel prossimo passaggio, inserisci password e controlla che l’opzione “connessione protetta tramite SSL” sia stata selezionata.

Infine, clicca su “aggiungi account” e Gmail invierà un messaggio alla casella di posta elettronica certificata con un codice di verifica che dovrai inserire nello spazio apposito. Ora il tuo account Gmail è completo per ricevere e inviare messaggi di posta elettronica certificata. Potrai quindi liberare lo spazio del tuo provider di posta certificata.

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Categoria

PEC


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