Oggi il tuo più grande problema è la concorrenza. Il numero degli avvocati è sempre in crescita e se vuoi avere un buon riscontro in termini economici devi essere più bravo e più efficiente degli altri. Il punto su cui ti devi concentrare è soprattutto l’efficienza. Sembra una cosa scontata per un avvocato, invece ci sono tanti piccoli errori che commetti ogni giorno che non ti consentono di essere efficiente al 100%. Il problema maggiore è la gestione del lavoro. Oggi la tecnologia ti può dare un grande aiuto e probabilmente lo hai già notato semplicemente utilizzando un servizio di PEC in cloud. E se ti dicessi che puoi fare molto di più?
Cloud per avvocati, come migliora il tuo lavoro
Adesso ti chiedo di pensare a come lavorava un avvocato solo pochi anni fa. Probabilmente la prima cosa che ti viene in mente è un mucchio di scartoffie sul tavolo dello studio, grossi faldoni ingombranti, e tanto tempo perso a cercare manualmente tutta la documentazione del caso. Uno dei problemi più evidenti di questo modo di gestire il lavoro era lo spazio. Inoltre per organizzare tutto in modo ordinato era indispensabile l’aiuto di una segretaria che non doveva solo prendere gli appuntamenti, ma sistemare i documenti e gestirli in modo che l’avvocato potesse occuparsi del suo lavoro senza altre incombenze. Questo significava maggiori spese.
La tecnologia però ha notevolmente semplificato le cose. Un servizio che sta trovando largo impiego tra gli avvocati è il cloud computing, la nuvoletta che può ospitare un determinato numero di dati che vengono memorizzati ed elaborati per conto del cliente. Si tratta di una soluzione perfetta per studi di piccole e medie dimensioni che possono sfruttare servizi di posta elettronica e pec, fatturazione elettronica e appunto conservazione dei dati. In base a una ricerca svolta dall’osservatorio Professionisti e Innovazione digitale del Politecnico di Milano, oggi il modello di cloud più utilizzato è il SaaS, software come servizi. Ben l’88% dei professionisti che hanno partecipato alla ricerca utilizza per lo meno un applicativo in cloud, il più utilizzato è la Pec, il 66% la posta elettronica e il 13% altri applicativi gestionali.
I vantaggi del cloud computing
Salvare i dati in un cloud per avvocati significa, in poche parole:
- gestire lo studio in modo più economico ed efficiente, in questo modo l’avvocato si può concentrare sulla sua attività senza distrazioni;
- avere garanzie sulla sicurezza dei dati per quanto concerne il backup e il ripristino;
- avere la possibilità di lavorare in mobilità, quindi avere tutto sempre sotto controllo, esattamente come se fossi in studio o in Tribunale senza spostarti dal luogo in cui ti trovi;
- mettere alcuni documenti, o anche dati, a disposizione del cliente evitandogli di venire in studio ogni volta.
Tutto questo non solo ti permette di concentrarti meglio, ed esclusivamente sul tuo lavoro, ma ti rende più competitivo anche dal punto di vista della fidelizzazione dei clienti.
Perfetto, ma come faccio a scegliere il gestionale cloud migliore?
Il mercato oggi offre un’ampia possibilità di scelta, ma per paradosso questo può essere più uno svantaggio che un vantaggio perché scegliere il meglio per se stessi non sempre è una cosa semplice.
In linea generale il punto da cui devi partire è la valutazione della tipologia del tuo studio. Le domande che ti devi fare sono “quanto è grande il mio studio?” quindi numero di collaboratori o dipendenti, e “che tipologia di clientela ho?” Una volta che hai sviluppato questo punto puoi iniziare a considerare i vari tipi di servizi in cloud più adatti alle tue necessità e a quelle del tuo studio.
Una cosa che devi necessariamente considerare è la sicurezza dei dati. Su questo punto non si può fare una valutazione di massima perché si tratta di uno step fondamentale. I dati devono essere sicuri e integri e tutelati da normative per il controllo dell’identità di chi vi accede, per questo motivo attualmente si tende a preferire dei gestori cloud che siano stabiliti in Italia e che rispettano le misure di sicurezza sancite dal D.lgs 196/2003, e dal D.lgs n.679/2016 del 25 maggio 2015. Se però vi è la necessità di utilizzare un servizio cloud situato in altre nazioni è meglio chiedere al cliente l’autorizzazione per lo spostamento dei dati, sebbene con l’utilizzo di altri servizi, come sms, mail, chat, WhatsApp, OneDrive ecc, i suoi dati sensibili vengano comunque spostati in automatico.
Quindi è indispensabile trovare un cloud che possa garantire il rispetto delle normative sulla sicurezza dei dati personali, anche per quanto concerne il rischio di perdita o distruzione degli stessi. Devi quindi avere delle garanzie sul livello di protezione dei dati e valutarle attentamente anche in base a quello che potrebbe essere un eventuale risarcimento nel caso dovessi subire un danno in tal senso. Sempre a riguardo, un’altra cosa che devi considerare è la copertura assicurativa in caso di perdita dei dati.
Oltre al problema della sicurezza, un altro aspetto importantissimo è quello dell’accessibilità dei dati. Ti serve un servizio che sia facilmente fruibile in ogni circostanza e che al contempo ti offra garanzie nel caso l’attività del provider dovesse cessare, ma anche sulla possibilità di cancellare i dati nel caso in cui sia tu a voler rescindere il contratto.
Gestionale per studi legali, sicuro e mobile
Il gestionale per studi legali LEGALDESK ti permette di lavorare con tranquillità ovunque ti trovi facendoti risparmiare almeno tre ore sulla tua giornata lavorativa. Se stai pensando “Fantastico, da dove comincio?” puoi intanto chiedere informazioni e provare la demo. Col cloud per avvocati puoi rendere molto più efficiente il tuo lavoro perché hai la possibilità di importare le pratiche dal Polisweb, semplicemente con un touch, quindi anche se ti trovi in viaggio o a un appuntamento di lavoro con un cliente fuori dal tuo studio, ma puoi anche gestire tutti i tuoi dati con un cloud sicuro sotto tutti gli aspetti che abbiamo esaminato. Tra i servizi a disposizione hai la Pec, la posta elettronica, l’agenda elettronica), e la possibilità di condividere i documenti con i tuoi colleghi o col cliente in qualsiasi momento.
Essere migliori e più efficienti degli altri oggi nella tua professione è vitale, così come lavorare al massimo del tuo potenziale senza spendere tutta la giornata in studio.
