Quello dell'avvocato è un lavoro che non ha fasce orarie, tempo libero o pause. L'avvocato è quel libero professionista che stacca dall'ufficio ma riprende la propria attività una volta giunti a casa, magari per controllare la PEC, qualche email, studiare con tranquillità le carte di un cliente o, addirittura, aggiornarsi.
A differenza di un dipendente, l'avvocato deve garantire la massima reperibilità in ogni momento della settimana. Il suo mestiere si basa su una continua interazione con i clienti, i colleghi e chiunque abbia a che fare con la sua professione.
Per questo oggi più di ieri l'avvocato ha bisogno di rimanere sempre connesso, per poter lavorare in maniera competente e con un notevole risparmio di tempo.
Ad aiutarlo intervengono i device, ossia smartphone e tablet, che riducono la mole di impegni semplificando numerose pratiche. E qualora si aggiungesse un software gestionale di ottima qualità, fare l'avvocato sarà molto più facile.
L'utilità della tecnologia nella vita quotidiana
Negli ultimi dieci anni si è potuto assistere ad un'evoluzione tecnologica senza pari: si è passati dal tradizionale telefonino con tasti ai moderni smartphone la cui peculiarità consiste nell'essere validi sostituti addirittura dei laptop.
Uno smartphone è contemporaneamente un computer, un telefono, un GPS, un'agenda elettronica, un diario e tutto quello che può essere realizzato attraverso l'installazione di una app.
Queste ultime possono essere in versione promo o previo abbonamento, arricchiscono lo strumento con numerose funzioni e variano a seconda delle esigenze personali.
Grazie alla tecnologia la nostra quotidianità è cambiata in meglio sotto ogni aspetto. Essere sempre connessi significa interagire in qualsiasi momento della giornata, rimanere sempre aggiornati, essere pronti e attenti a soddisfare tutte le necessità.
Internet, assieme ai device, si è rivelato un valido strumento soprattutto per chi lavora e desidera organizzare la propria attività nell'arco di tutta la giornata. Basta trovare cinque minuti liberi per rivedere il bilancio della società, per gestire le fatture, inviare una comunicazione il tutto con un semplice dispositivo.
Inoltre smartphone ed tablet hanno avuto la capacità di essere soprattutto funzionali e di ottimizzare tempo e spazio all'interno di un semplice prodotto.
Chi lavora sempre connesso non ha bisogno di portare dietro un laptop con il rischio di divenire ingombrante durante la giornata: in un solo click lo smartphone fornisce tutte le informazioni necessarie in pochissimo tempo.
La semplificazione è il frutto del connubio di device sempre più tecnologici con l'installazione di software personalizzati, in grado di rispondere adeguatamente alle esigenze del professionista.
Il nome tecnico è ''software gestionali'' perché la caratteristica principale è data dal fatto di essere programmi deputati alla gestione (amministrativa, economica, contabile, patrimoniale) dell'intera attività del professionista.
Ai software si aggiungono i servizi in cloud di Google e degli altri colossi dell’informatica, come Outlook e Apple, che forniscono strumenti di lavoro di diverso genere.
Il risultato? Le persone possono tenere sotto controllo il lavoro, attimo dopo attimo, avendo modo di ottimizzare tempo e risorse con uno strumento di pochissimi pollici.
Lo spazio occupato è ''digitale'', non ci sarà bisogno di cartelle e di 24 ore e basterà una semplice connessione ad internet per consultare istantaneamente anche archivi di diversa specie. Più semplice di così!
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I device multitasking
Per essere funzionali sia smartphone che tablet sono progettati per essere multitasking, ossia svolgere contemporaneamente diverse funzioni in maniera estremamente ottimale.
Il cellulare si trasforma in tablet, in e-book, in computer, in archivio ma addirittura in agenda, in assistente digitale, in segreteria e molto altro ancora. Stesse funzionalità sono presenti nei tablet, con la differenza dei servizi di chiamata che possono essere recuperati con app del calibro di Hangout e Messenger.
Il tablet ha maggiori potenzialità per diventare a tutti gli effetti un computer e sono in molti a sfruttarne le diverse funzioni eliminando completamente il laptop.
Se il multitasking è la principale caratteristica di questi device, ne esistono altrettante in grado di ergerli a validi collaboratori per la propria attività di lavoro.
Smartphone e tablet hanno un design accattivante, sono leggeri, sempre più sofisticati ed in grado di essere riposti ovunque. Il ché li rende ancor più appetibili da tutti coloro che odiano girare con ingombri o, semplicemente, non amano la confusione.
Se decine di documenti possono essere digitalizzati e conservati in un telefono, immagina le potenzialità che può avere uno strumento del genere per il tuo lavoro.
Smartphone, tablet e strumenti in cloud
Per te che sei avvocato l'incombenza maggiore non è solo quella di gestire il tuo studio professionale. Quanto invece archiviare fascicoli, documenti, atti che dovresti portare dietro ad ogni udienza.
Oltre al peso, il problema maggiore si valuta in termini di ordine e di organizzazione, poiché solo in questo modo potrai avere sotto controllo la tua attività.
I colossi di Internet, quali appunto Google, Apple e tante altre, hanno messo a disposizione dei propri utenti una serie di strumenti specializzati nella gestione delle incombenze quotidiane.
Spicca, primo fra tutti, Google Drive, un servizio di cloud computing finalizzato all'archiviazione ed alla sincronizzazione dei documenti che desideri conservare.
Lo spazio Drive è disponibile qualora tu sia in possesso di un profilo Google, richiesto nella gran parte dei casi per il funzionamento dei device che adottano come sistema operativo l'Android.
Drive ti permette di memorizzare centinaia di file di diverso formato, ma la caratteristica che lo rende unico è la possibilità di sincronizzare tutti i documenti ivi depositati. Se collabori con diversi professionisti, puoi rendere accessibile il tuo archivio ad un certo numero di utenti che avranno modo di consultare lo schedario in ogni momento.
Lo stesso Google Drive ha un'altra caratteristica, fondamentale per il corretto funzionamento dei tuoi device: la possibilità di salvare tutti i dati contenuti dei tuoi dispositivi ogni qualvolta intendi fare il backup.
Anche Dropbox è un servizio di cloud computing, che ha caratteristiche simili al Google Drive.
Anche in questo caso chi usa Dropbox cerca un sistema hosting in grado di fornire tutto lo spazio necessario per l'archiviazione e la condivisione dei documenti che potranno essere memorizzati e catalogati con estrema facilità.
Sai bene quanto sia importante per te possedere a portata di mano tutta la documentazione dei tuoi clienti, ed avere l'opportunità di digitalizzarla in un piccolo dispositivo ti aiuterà ad organizzare meglio la tua giornata.
Ulteriori strumenti a disposizione degli utenti sono OneDrive, della Microsoft, per il cloud storage ed il backup dei file, Google Calendar per la gestione degli appuntamenti e delle date più importanti, GMail ed Outlook per l'invio di email e notifiche, Skype per le comunicazioni, a cui si aggiungono strumenti di uso quotidiano simili in tutto ai programmi di un computer.
Excel, Word, Publisher e molti altri li ritrovi all'interno di app che hanno funzioni intuitive per la scrittura di documenti e la compilazione di fogli di calcolo.
Con pochi click potrai annotare appunti, redigere fatture, tenere sotto mano conteggi di diverso genere ovunque ti trovi ed in qualsiasi momento della giornata.
Archiviazione in cloud: di cosa si tratta?
Il cloud è un sistema che ti permette di risparmiare spazio attraverso l’archiviazione dei file in una memoria virtuale che potrai consultare ogni qualvolta ti connetterai su internet.
A differenza delle schede di archiviazione e dei GB presenti nel tuo device, il cloud non occupa spazio su smartphone e tablet, la cui memoria rimarrà libera per la conservazione di altri dati.
Lo spazio a tua disposizione è, appunto, virtuale, perché non è tangibile come potrebbe essere una pennetta USB o un hard disk: la conservazione dei documenti avviene su internet, in appositi service forniti dalle società che promuovono questi strumenti.
Le positività dell’archiviazione in cloud sono tante e per tale ragione questi strumenti sono sempre più richiesti soprattutto dai professionisti. Vediamo alcuni aspetti positivi:
- la memorizzazione esterna è più sicura rispetto a quella interna. Una scheda di memoria, una penna USB o un hard disk sono soggetti all’obsolescenza ed all’usura e potrebbero essere smarriti con maggiore facilità.
- lo spazio in cloud può essere condiviso con altri utenti presenti, ad esempio, nella lista delle e-mail. Le persone che otterranno il tuo permesso avranno la possibilità di consultare, estrapolare e in alcuni casi anche modificare i file all’interno dell’archivio.
- l’avere un unico archivio che racchiude tutti i documenti, accessibile tramite un unico account, ti permetterà di gestirli, visionarli ed utilizzarli ovunque tu sia connesso e a prescindere se stai utilizzando uno smartphone, un tablet o, addirittura, in computer.
- avrai modo di portare sempre con te tutto ciò che ti serve, in un dispositivo di pochi grammi che puoi riporre dentro la tua tasca.
Anche per la memorizzazione in cloud esistono aspetti negativi: l’intromissione di virus e maleware potrebbe danneggiare i file e, se non fossero adottate misure adeguate, anche la privacy sarebbe violata.
Ma le aziende hanno sviluppato sistemi sofisticati in grado di disincentivare ogni tipo di problema: a te rimane il compito di adottare qualche accortezza in più per rendere sicuri i tuoi documenti.
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I software gestionali per i tuoi device
Tablet e smartphone sono sempre più padroni della nostra quotidianità perché, oltre ad essere utili, si rivelano soprattutto necessari. Senza di essi gran parte del tuo lavoro andrebbe svolto in altri momenti che potresti dedicare invece al tempo libero ed alle attività che più desideri.
Per questo i device oramai fanno parte della nostra vita e appartengono ad un immaginario collettivo che ci vede lavorare sempre connessi ed in continua interazione con il mondo. Senza internet non avremmo modo di accedere ad un mercato più ampio, ci verrebbe preclusa la possibilità di farci conoscere al resto del mondo.
Ragion per cui ottimizzare il tuo lavoro non significa solo usare un dispositivo che ti consente di rimanere sempre aggiornato ed avere i documenti a portata di mano.
Aspetti come l’amministrazione, la segreteria e la contabilità possono essere efficienti grazie all’uso di software gestionali. Vediamo insieme di cosa si tratta.
Per software gestionale si intende un programma per dispositivi elettronici fornito di differenti funzioni interattive deputate alla risoluzione di diverse finalità.
Peculiarità del software gestionale è quella di sincronizzare agenda, fogli di calcolo, strumenti per gli appunti, e-mail e PEC interagendo contemporaneamente con gli strumenti presenti sul dispositivo.
In altri termini il software gestionale, oltre a essere funzionale da solo, si ''adegua'' a tutti i software utilizzati dall’utente che potrà riunirli in un unico programma dalle infinite potenzialità.
Tutto questo avviene perché alcuni strumenti appena elencati non hanno funzioni contabili o amministrative, e non sono creati su misura per te che sei avvocato.
La tua attività è versatile, perché spazia dal presenziare alle udienze all’essere reperibile per il cliente, fino a toccare aspetti economici come la definizione delle parcelle e la gestione delle notifiche.
Dove per notifica il riferimento è a quei documenti a carattere ufficiale che vengono inoltrati tramite sistema PEC, con tanto di firma digitale per accertare la veridicità del contenuto.
Ed ancora, i contatti in ambito lavorativo sono ben diversi dai contatti della vita privata: nel primo caso si parla di clienti, professionisti, colleghi che collaborano con te in diverse circostanze. Ed allora avrai bisogno di un registro ''anagrafica'' per rubricare i contatti distinguendoli a seconda se trattasi di clienti o di collaboratori.
Potrai condividere le pratiche ed i documenti, creare preventivi, parcelle e fatture ed inoltrarle direttamente agli interessati il tutto in formato telematico ed in maniera immediata. Inoltre, collegando la carta di credito o il conto online potrai effettuare pagamenti in tutta sicurezza utilizzando un unico e semplice software progettato a misura di un avvocato.
Ed allora, lavorare sempre connessi ha il suo lato affascinante, perché rende il tuo lavoro accattivante e facile da organizzare.
E’ vero che smartphone e tablet oramai fanno parte della tua vita, ma come faresti senza uno strumento che ti permette di svolgere la tua attività in maniera efficiente?
Se poi unisci software gestionali e servizi di diverso genere, il gioco è fatto! L’intero archivio del tuo studio è all’interno di un dispositivo, che potrai portare ovunque e tenere sotto controllo in qualsiasi momento.
E la tua strategia di avvocato 3.0 è molto più che vincente: è al servizio dei clienti per rispondere professionalmente e con la massima competenza.
