In un'era in cui l'ottimizzazione del tempo sembra essere una chimera, il time management è la soluzione ideale per conciliare lavoro e vita privata. Puoi chiamarlo gestione del tempo o tabella di marcia, ma il significato è uno soltanto.
Ogni attimo è prezioso se si vuole ottenere il massimo dalla propria vita.
E se qualcuno ha detto che ogni cosa ha il suo tempo, mai come oggi la pianificazione della propria attività passa proprio dal time management.
Non ci credi? Dai tempo al tempo e vediamo insieme come sfruttare al massimo il proprio lavoro partendo proprio dalla pianificazione quotidiana.
Che cos'è il time management?
Da qualche tempo a questa parte nel mondo del lavoro si sono affacciate differenti tecniche utili ad ottimizzare un'attività seguendo obiettivi di efficacia, efficienza e produttività.
Si è iniziato con la PNL, ossia la Programmazione Neuro Linguistica, per giungere al Time Management, cioè la programmazione del proprio tempo.
In linea di massima il time management riguarda tutte quelle strategie utili a pianificare il tempo necessario per eseguire una o più attività, che siano esse legate al proprio lavoro, alla professione, alla vita quotidiana, ecc...
Per alcuni gestire il tempo a disposizione è una passeggiata, mentre per altri diventa un ostacolo difficile da superare: per questo motivo sono state sviluppate strategie utili a migliorare la capacità di saper amministrare il proprio tempo.
Esistono diversi livelli di gestione del tempo, dal più semplice al più complesso. Pensa all'utilizzo dei promemoria sullo smartphone per ricordarti che alle 16 hai un appuntamento importante presso il tuo studio legale.
Anche la tua agenda legale pullula di promemoria ordinati diligentemente a seconda dell'orario e del tipo di causa.
Come se non bastasse hai assunto una segretaria laureata in qualcosa che ha a che fare con il Management, quindi dovrebbe essere in grado di amministrare l'ufficio archivio, gestire le relazioni con i clienti, fissare gli appuntamenti per poi sincronizzarli sul tuo telefono ed avere sotto controllo ogni istante del tuo lavoro.
Nonostante sembri un argomento ad appannaggio di CEO e manager, la questione del time management coinvolge anche te, che ti destreggi fra lo studio legale ed una consulenza, la redazione di un atto giudiziario e l'assistenza di un cliente in tribunale.
Senza accorgertene pratichi il time management anche solo quando scrivi che il giorno X, alle ore Y hai un'udienza importante presso la Corte Z. Magari hai anche incollato un post-it per ricordare di studiare bene le ultime pronunce della Cassazione, in maniera tale da impostare perfettamente la difesa del tuo assistito.
Ogni mattina punti la sveglia alle 7 per raggiungere lo studio legale alle 9. Prepari nella 24 ore i fascicoli delle cause che presenzierai lo stesso giorno e anticipi la partenza da casa 10 minuti prima per incontrare un collega al bar in piazza. Hai già programmato la pausa pranzo con i soci del tuo studio e nel pomeriggio dedicherai l'ora libera nel visionare la PEC per preparare gli atti giudiziari da inoltrare telematicamente in cancelleria.
La sera porterai a casa parte del lavoro e studierai i documenti fra la pausa di un film e un boccone mangiato di fretta. Gli occhi ti si chiuderanno dalla stanchezza, ma hai programmato un bel caffè espresso giusto per non sprecare altro tempo.
Cercherai di andare a dormire poco prima della mezzanotte, per recuperare la stanchezza del giorno, ma prima di addormentarti ti ricordi di puntare la sveglia dello smartphone alle 7 del mattino. Così ricomincerà la tua giornata.
Tutto ciò ti sembrerà normale, eppure anche tu stai gestendo il tuo tempo per cercare di fare quanto più possibile nell'arco delle 24 ore. La tua è una routine ma sicuramente ti starai chiedendo se il tempo può essere ottimizzato ulteriormente con strategie ad hoc utili a garantire maggior profitto.
Esistono infinite tecniche per fare time management con il massimo del proprio potenziale: vediamo di saperne qualcosa in più sulla capacità di coordinare il proprio tempo.
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Time management: a cosa serve?
Il time management può rivelarsi utile in moltissime evenienze, soprattutto se riguarda l'ambito lavorativo e quello professionale.
In effetti gran parte degli esperti del settore propongono tecniche di gestione del tempo con lo scopo di migliorare la produttività della persona minimizzando le risorse a disposizione.
Tutto questo ha uno scopo: riuscire a migliorarsi per essere efficienti sul mercato, in maniera tale da diventare più competitivi senza necessariamente investire del denaro.
Immagina il tuo lavoro e fai mente locale di tutte le attività che svolgi giorno dopo giorno. Spesso ti ritrovi ad essere contemporaneamente segretario, cacciatore di teste, professore, amministratore, archivista, autista e chi più ne ha più ne metta. Se solo riuscissi a destreggiarti meglio fra un'incombenza ed un appuntamento avresti risparmiato tempo da dedicare ad altro, anche in maniera profittevole.
Ad esempio, anziché perderti nello studio delle ultime sentenze per trovare informazioni utili al tuo caso, potresti dedicarti a quel cliente importante la cui vittoria rappresenterebbe un valore aggiunto per il tuo studio.
Questo è un esempio semplice, ma utile per farti capire a cosa serve la gestione del tempo. Il profitto che potresti trarre dal time management potrebbe avere ripercussioni positive sulla carriera, sui guadagni, sulla nomea dello studio legale e sulle risorse utilizzate.
Il fatto stesso di raggiungere un obiettivo con gli espedienti giusti potrebbe renderti competitivo soprattutto a livello economico. I clienti sceglierebbero te perché capace di fornire risposte chiare in pochissimo tempo e magari perché sei in grado di saper meglio accogliere anche le richieste più ostiche.
Il time management si divide in diversi livelli: si parte dal più semplice (la gestione della giornata mediante l'uso di agende, app e device) per arrivare al livello complesso che permette di pianificare la propria attività nel medio - lungo periodo.
Il tutto basandosi su elementi come gli obiettivi da raggiungere, le priorità a cui dare seguito, le strategie da adottare e gli strumenti necessari per ottimizzare il lavoro.
Il time management nell'ambito legale acquista ulteriore importanza in virtù delle tempistiche processuali che coinvolgono gli avvocati. Per quanto un professionista possa fare tanto affinché una causa vada a buon fine, spesso si finisce con l'essere succubi di tempi troppo lunghi prima di ottenere la pronuncia definitiva. Ed in questo lasso di tempo l'avvocato non aspetta, non si ferma ad attendere la risposta del giudice.
L'avvocato acquisisce altro lavoro, assiste altri clienti, cerca di rendere profittevole il tempo a disposizione non solo per migliorare i guadagni, quanto piuttosto per migliorare sè stesso. Perché a beneficiare di uno studio legale proficuo non è solo il portafoglio del professionista, ma la carriera di chi, in un modo o nell'altro, avrà l'opportunità di collaborare con lo stesso.
Uno studio legale rinomato attira i migliori futuri avvocati, ma anche i clienti con le cause che rendono maggiore soddisfazione. Ed il lavoro del legale si trasforma in una continua avventura di cui sarà impossibile stancarsi.
E se questo è l'obiettivo della tua professione, imparare a gestire meglio il tempo potrà ritornarti utile anche per migliorare te stesso in qualità di avvocato.
Quali sono le tecniche del time management?
Le tecniche del time management sono tantissime: basta girare su internet e scoprire le migliori strategie per gestire il proprio tempo. Ogni coach insegna la propria tecnica prendendo a riferimento le necessità delle persone.
In questo modo sono state studiate tecniche di time management per ottimizzare il tempo riservato allo studio delle materie di scuola, per pianificare del proprio lavoro, per svolgere qualsiasi attività quotidiana, anche casalinga.
In linea di massima le tecniche suggerite dagli esperti variano in base ad alcuni fattori:
- capacità di amministrare il tempo.
- raggiungimento degli obiettivi.
- tipologia di attività.
- risorse a disposizione.
Una volta scelta la migliore tecnica essa viene personalizzata in funzione alle esigenze della persona. Alcuni, ad esempio, riescono meglio a concentrarsi, altri hanno la capacità di memorizzare i concetti nel breve tempo, altri ancora sono in grado di trovare la soluzione migliore in un solo attimo.
Per tale ragione non esiste un modello universale di time management.
Fra le tecniche più gettonate vale la pena sottolineare quella del pomodoro, recensita da tantissimi blogger esperti di time management.
La tecnica del pomodoro vuole che gli obiettivi inseriti in una lista siano completati servendosi di un timer impostato a 25 minuti. Le pause sono di 5 minuti, aumentati a 15 dopo aver concluso 4 sessioni da 25 minuti.
Seconda, ma non per questo meno importante, è quella che richiede 5 minuti da dedicare al mattino per organizzare il lavoro da concludere in giornata. Si procede sempre stilando una lista all'interno del quale saranno inseriti gli obiettivi più importanti da portare a termine prima della sera.
Qualcuno preferisce dedicarsi alla pianificazione della giornata 5 minuti prima di andare a dormire: pare che tale attività consenta di conciliare il sonno.
Un'altra tecnica presa ad esempio è quella che applica i principi di Pareto ai compiti da svolgere in un arco temporale. In questo modo è possibile dare priorità agli impegni (di solito molto pochi) la cui risoluzione richiede maggior tempo ma che, contemporaneamente, consentono di ottenere più produttività.
Dello stesso orientamento è il Metodo Eisenhower, che punta sulla gestione delle priorità in base all'urgenza e all'importanza dei vari obiettivi. Con tale tecnica sarebbe più facile eliminare le attività meno importanti e meno urgenti per lasciar spazio agli impegni dotati di una certa importanza e di una certa urgenza.
Applicare ai casi concreti le tecniche appena menzionate non è difficile. Ad esempio:
- la tecnica del pomodoro si rivela utile per lo studio in generale, che sia esso quello accademico, quello scolastico o quello lavorativo.
- la pianificazione della giornata viene fatta già in agenda, quando appuntiamo gli appuntamenti e gli orari più importanti.
- i principi di Pareto sono forse quelli più difficili da utilizzare perché spesso siamo portati a ritenere importante un'attività che per altri potrebbe essere superflua.
- il Metodo Eisenhower incontra le stesse difficoltà dei principi di Pareto e per questa ragione è necessario uno sforzo in più ed un'analisi obiettiva delle proprie priorità.
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Come gestisce il tempo un avvocato?
Coniamo un nuovo termine: ''time management legal'', ossia gestione del tempo legale. Dove per tempo legale consideriamo l'attività del professionista svolta all'interno ed all'esterno del proprio studio.
Un avvocato che vuole gestire in maniera profittevole il proprio tempo può adottare le tecniche appena menzionate, in base al tipo di lavoro svolto:
- stai studiando una causa difficile? Applica la tecnica del pomodoro.
- non sai da dove cominciare? Pianifica la giornata la sera prima.
- hai tante incombenze e non sai come venirne a capo? Svolgi per prima quelle che richiedono più tempo ma che possono garantirti maggior profitto.
- ogni lavoro assegnato ha per te delle priorità? Poniti come soggetto esterno e valuta le attività pensando quali (per una persona comune) siano più importanti rispetto ad altre.
Svolgendo un lavoro così poliedrico, le strategie che dovrai adottare richiederanno un quid pluris rispetto alle tecniche appena menzionate.
Ragion per cui oltre a fissare gli obiettivi e stabilire delle priorità, il tuo compito sarà quello di servirti di due semplici strumenti quali la collaborazione e la delega. In questo modo gran parte del lavoro (magari il meno importante o quello che non richiede il tuo intervento in prima linea) può essere affidato a terze persone, come assistenti e collaboratori.
Della delega se ne servono moltissimi professionisti, fra cui amministratori d'azienda, commercialisti, manager, ecc... La delega fa si che i compiti meno importanti (e che farebbero perdere tempo al professionista) siano risolti da persone fidate che, con un contributo di non poco conto, possono migliorare la produttività del tuo studio.
Pensa allo studio di un nuovo orientamento giurisprudenziale o alla pubblicazione di una nuova legge: delegare l'attività di analisi ai migliori assistenti potrà essere un buon modo per coinvolgere gli altri traendo il meglio dalla loro partecipazione.
Anche la collaborazione è utile al time management: cooperare con esperti di diversi settori per una medesima procedura potrebbe garantire risultati certi ed un profitto assicurato.
Immagina una causa complessa che ha ripercussioni nell'ambito civile, penale e amministrativo. Avvalerti della collaborazione di persone specializzate significa non solo risparmiare tempo, quanto invece dare un valore aggiunto al tuo di tempo.
