Dal primo gennaio 2019 entra in vigore l'obbligo della fatturazione elettronica anche per gli avvocati.
Se sei già propenso ad entrare nel panico, meglio mantenere la calma perché da questa importante rivoluzione fiscale probabilmente ti arriveranno più vantaggi che disagi.
Ecco come fare per realizzare la fattura elettronica e quali aspetti del tuo lavoro possono cambiare.
Obbligo di fattura elettronica per l'avvocato: premessa
La prima cosa da dire è che l'obbligo di fatturazione elettronica non è una novità, infatti dal 2015 le fatture emesse nei confronti della Pubblica Amministrazione devono necessariamente essere in formato elettronico. Ciò vuol dire che devono arrivare alla PA interessata attraverso il Sistema di Interscambio SdI nel formato XML.
Di conseguenza se hai già rapporti con le Pubbliche Amministrazioni e hai emesso fatture nei loro confronti, probabilmente sei già abituato al sistema e di conseguenza non avrai particolari difficoltà ad adeguarti alla nuova disciplina.
Sei un avvocato e di conseguenza ti sarà capitato di avere clienti ammessi al gratuito patrocinio, anche in questo caso, visto che deve pagare lo Stato, hai dovuto emettere fattura elettronica. Proprio per questo ora che devi emettere tale formato anche nei confronti dei privati non dovresti avere particolare difficoltà.
La seconda cosa da sottolineare è che la normativa prevede delle eccezioni, cioè prevede che alcuni soggetti (professionisti e imprese) non siano soggetti all'obbligo di emettere la fattura elettronica.
Questi non sono individuati per campo di azione, cioè non vi è una norma che stabilisce che i falegnami possono evitare di emettere fattura elettronica, ma in base al regime fiscale. Possono infatti evitare la fatturazione elettronica coloro che sono assoggettati al regime fiscale forfettario o di vantaggio.
Per rientrare in tali regimi vi sono però dei requisiti di tipo economico, la soglia massima dei ricavi per i professionisti, ad esempio non deve superare i 30.000 euro (novità potrebbero esservi con la manovra finanziaria che dovrebbe innalzare il limite a 65.000 euro).
L'essere assoggettati ad un regime fiscale di vantaggio rende esenti dall'obbligo di emettere fattura elettronica, ma non dall'obbligo di ricevere le fatture in tale formato.
Questo vuol dire che se un avvocato in regime forfettario chiede la consulenza di uno specialista al fine di avere una perizia, nei suoi confronti viene emessa la fattura e lui deve essere in grado di riceverla in formato elettronico.
Tra i soggetti esentati devono essere ricordati coloro che svolgono attività di compravendita da e per l'estero. Fatte queste premesse, tanto vale che si inizi fin da subito a prendere familiarità con questi nuovi strumenti che sono molto più facili da utilizzare di quanto si possa pensare.
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Come emettere la fattura elettronica
Si arriva ora alla parte più interessante e che tutti stanno aspettando di questa guida: come si emette una fattura elettronica?
Per gestire questa importante funzione è possibile avvalersi di intermediari oppure utilizzare un gestionale specifico.
La seconda soluzione è la più pratica e più economica. Il gestionale mette a disposizione un modello valido pre-impostato, lo stesso deve essere solo compilato nei diversi campi.
Il gestionale si occupa anche di calcolare il totale. Inoltre verifica che tutto sia stato correttamente compilato in modo che una volta trasmessa la fattura non siano rilevati errori. In modo semplice sarà possibile apporre la firma digitale e quindi procedere alla trasmissione del file attraverso il Sistema di Interscambio predisposto dall'Agenzia delle Entrate e Riscossione.
Il sistema a sua volta esegue un controllo automatico sulla regolarità della fattura emessa e nel caso in cui non siano riscontrati errori, la fattura viene inviata al destinatario che potrà ritrovarla nel suo cassetto personale.
La fattura viene inoltre registrata in modo da essere conservata per i termini previsti da legge e quindi per 10 anni. Infine, la stessa viene inviata nuovamente all'emittente così che possa anche lui conservarla per 10 anni.
Questi passaggi sembrano molto tecnici, ma in realtà sono molto semplici ed intuitivi da eseguire. Per chi è abituato alla conservazione anche tradizionale si può stampare la fattura e archiviarla con metodi tradizionali.
Vantaggi della fatturazione elettronica
Il sistema di fatturazione elettronica per l'avvocato costituisce una vera e propria semplificazione dell'attività burocratica, infatti, per chi riesce a guardare con ottimismo a questa novità i vantaggi possono essere tanti.
L'obiettivo del legislatore non è semplificare la vita dell'avvocato, ma combattere l'elusione fiscale tramite un tracciamento delle fatture ab origine cioè nel momento dell'emissione e della ricezione del pagamento.
Ovviamente se tutti pagano le tasse, nel tempo si pagheranno sempre meno tasse perché il sostegno al sistema welfare è meglio distribuito tra i contribuenti. Questo tipo di gestione inoltre va a rendere anche più efficiente la Pubblica Amministrazione e se questa è efficiente è anche economica.
Questi finora indicati possono essere considerati vantaggi indiretti per l'avvocato-contribuente, e soprattutto vantaggi nel lungo periodo, ma attraverso la fatturazione elettronica vi sono anche vantaggi diretti. In primo luogo il sistema di controlli visto (da parte del gestionale e del sistema) consente di ridurre il margine di errori che possono essere presenti nelle fatture, questo vuol dire che si è meno esposti a sanzioni o a costi inerenti la correzione dell'errore attraverso commercialisti.
La digitalizzazione della fatturazione porta anche ad un risparmio di tempo e di conseguenza ad un risparmio economico, pensa a quante volte un tuo collaboratore ha dovuto passare ore a sistemare fatture, archiviarle secondo metodi tradizionali e quindi manualmente, per poi portarle al commercialista per le varie dichiarazioni.
Lo stesso collaboratore può ora dedicare quel tempo ad altro, infatti, il gestionale consente di numerare in modo automatico le fatture e ad archiviarle su supporto digitale il tutto contestualmente e quindi senza dover eseguire manualmente tutte le operazioni.
Questo migliora il servizio prestato ai tuoi clienti che possono così avvalersi di uno studio legale sempre puntuale a rispondere a richieste, e-mail e riesce anche a fissare un maggior numero di appuntamenti con i clienti che hanno sempre bisogno di rassicurazioni.
La dematerializzazione offre anche un altro vantaggio, infatti si risparmia in carta, toner, uso della stampante e non sarà necessario comprare faldoni per contenere le diverse fatture o avere un locale dello studio dedicato alla conservazione del cartaceo.
Vuol dire che quello spazio potrà essere usato in altro modo e, perché no, potrà essere anche dato in locazione ad un altro professionista che magari ha bisogno di una stanza per poche ore a settimana. In questo modo si possono incrementare i guadagni.
La fatturazione elettronica contribuisce anche a ridurre eventuali contenziosi con i clienti quindi rende più facile recuperare i crediti.
Questi sono solo alcuni del motivi che dovrebbero portare uno studio legale ad attivarsi la fine di mettersi in regola con gli obblighi derivanti dalla fatturazione elettronica.
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Scegliere il gestionale giusto per la fatturazione elettronica
Per gestire al meglio il proprio studio il consiglio è di affidarsi ad una piattaforma evoluta in grado di offrire molteplici servizi. Se hai uno studio legale sai bene che alcuni atti dei processi sono stati digitalizzati.
Cioè devono essere compiuti attraverso gestionali autorizzati che consentono l'accesso, tramite credenziali, al sistema Polisweb per il processo civile e SIGA per il processo amministrativo. Questa importante novità consente di risparmiare molto tempo perché evita i tempi morti legati alla fila in cancelleria per estrarre o depositare un atto.
Tempo che può essere utilizzato anche per diversificare i servizi offerti ai clienti, ad esempio incrementando l'attività di consulenza che può portare notevoli introiti. I gestionali però non sono tutti uguali, alcuni sono completi e consentono anche di adempiere agli obblighi relativi alla fatturazione elettronica. Tra questi vi è Legaldesk che è possibile provare per 30 giorni.
Legaldesk è in grado di supportare la firma digitale, essenziale per la fatturazione. Inoltre consente di realizzare facilmente preventivi e fatture. Queste ultime potranno essere inviate al sistema di Interscambio e quindi di assolvere a tutti gli obblighi previsti dalla normativa.
La piattaforma consente anche di gestire la propria agenda e quindi essere avvisati quando c'è un appuntamento o una scadenza a rispettare. Prevede la possibilità di sfruttare la rubrica per contattare facilmente tutti i clienti.
L'insieme di tutte queste funzioni consente anche di elaborare statistiche, tenendo in considerazione diverse query, ad esempio è possibile valutare l'aumento di entrate nei vari anni, oppure di creare una facile classifica dei clienti che hanno permesso maggiori introiti, di aggregarli in base alla tipologia di problemi che hanno dovuto affrontare (liti condominiali, lavoro, problemi fiscali).
Il cloud invece consente di avere accesso alla piattaforma anche attraverso altri dispositivi, ovviamente selezionati. In questo modo è possibile sia usare tablet, smartphone e pc, sia dare accesso alla piattaforma ai propri collaboratori attraverso l'identificazione dei loro dispositivi. Un modo per lavorare in maniera semplice ed efficiente.
A questo punto visto che un gestionale per l'accesso al processo telematico è assolutamente necessario per poter esercitare la professione, non ti resta che averne uno in grado di supportare in toto il tuo lavoro sotto tutti i punti di vista e in questo Legaldesk è di sicuro uno dei migliori.
