Il gestionale studio legale in cloud: dove si trovano i dati


I dati sono memorizzati e archiviati nel cloud, fisicamente posizionato in un luogo diverso dal tuo ufficio, posti al sicuro da malintenzionati

Al giorno d'oggi la gestione dei dati all'interno di aziende e uffici avviene prevalentemente attraverso i cloud e così è anche per uno studio di avvocati.

Ti sei mai chiesto quanto valgono i dati in tuo possesso?

Prova a pensare all'interno del tuo ufficio legale quante informazioni sensibili e di valore hai a disposizione, verso cui sei ovviamente responsabile. Gran parte di questi dati non sono nemmeno tuoi, ma appartengono ai tuoi clienti che per te rappresentano il vero patrimonio.

Se il rapporto tra avvocato e cliente deve essere di tipo fiduciario, devi assicurare al tuo interlocutore la sicurezza necessaria e avere un gestionale in cloud è sicuramente un primo passo importante e Legaldesk ne è una conferma.

Cosa significa gestire i dati in cloud

Cosa significa gestire i dati in cloud

Sono sempre di più i tuoi colleghi avvocati che stanno vagliando l'idea di affidare la gestione dei loro studi legali a software gestionali in cloud, col vantaggio di poterli gestire da ovunque, sia con dispositivi mobili che con normali computer.

Utilizzare un cloud vuol dire che materialmente vai a depositare files (testi, immagini, video, audio) presso un server della rete presso cui ti viene concesso uno spazio accessibile soltanto a te e ai membri del tuo studio o a chiunque tu vorrai rendere partecipe.

Il vantaggio principale è proprio la gestione più dinamica, flessibile e sicura di questa massa di informazioni.

Se ti avvali di Legaldesk, in un cloud proprio vengono salvate tutte le informazioni relative ai dati in agenda, alle pratiche, all'anagrafica e per sicurezza il backup viene effettuato più volte al giorno in automatico. Documenti e atti puoi invece salvarlo su cloud come Dropbox o Google Drive, garantendoti più sicurezza.

Gestione dati in cloud: caratteristiche

Se lavori basandoti su di un cloud hai la certezza di ridurre alcuni rischi ai quali andresti incontro tenendo dati importanti salvati all'interno dei computer dell'ufficio. 

LA SICUREZZA DEI DATI

I dati sono memorizzati e archiviati nel cloud, fisicamente posizionato in un luogo diverso dal tuo ufficio, posti al sicuro da malintenzionati.

Un server in grado di contenere grandi masse di informazioni e capace di resistere agli attacchi di virus ed hacker viene costantemente controllato e monitorato in modo puntuale, al fine di garantire una protezione completa e totale di ciò che tu hai deciso di archiviare.

Prendendo l'esempio di Legaldeskil software gestionale per studi legali, esso riesce a gestire in perfetta sincronizzazione OneDriveDropbox e Google Drive, tre cloud importantissimi e tra i più diffusi.

Sicuramente è più facile che un hacker o un virus attacchi un computer presente nel tuo studio piuttosto che sistemi pensati e gestiti da Microsoft, Dropbox oppure Google, giusto?

Ecco perché riporre i dati su un cloud è sempre più sicuro rispetto ad una soluzione casalinga e più domestica.

I RISCHI DELLO STUDIO LEGALE

Tenere i dati in studio salvati su diversi computer, anche se con un backup costante eseguito ogni settimana, significa avere comunque una base di rischio in grado di non lasciarti tranquillo.

Il rischio di avere il tuo materiale di lavoro salvato su un hard disk esterno, fisicamente presente all'interno di un armadio o di un cassetto della tua scrivania, è quello che potrebbe venirti sottratto da ladri che entrano all'interno del tuo ufficio legale.

Se lo salvi invece nel computer sei sottoposto al rischio (ultimamente molto serio) di attacchi di hacker e di virus, con la conseguenza che tutto il tuo lavoro, le tue ricerche, le tue memorie vadano perse o distrutte.

Basta anche un semplice blackout o una scarica elettrica per bruciare un pc e il suo disco fisso. Inoltre, un ulteriore rischio relativo ad avere le informazioni salvate fisicamente sul computer è dovuto alla mancata interazione tra le parti, ovvero tra te e i tuoi colleghi o impiegati.

Un cloud, infatti, ti consente di disporre sempre della versione più aggiornata possibile del file, rendendolo disponibile, a tua discrezione, anche al lavoro di chi sta portando avanti con te quella causa o quella ricerca.

DISCHI RAID COME VIA DI MEZZO?

Il RAID è un sistema che prevede la presenza di più dischi che vengono però riconosciuti dal sistema come un'unica unità, utile proprio per garantire una maggior sicurezza in caso si debbano gestire grandi quantità di dati.

Il funzionamento prevede una continua duplicazione dei dati all'interno dei dischi (funzione mirroring, ossia specchio).

Ciò significa che per avere ad esempio 128 Gb di spazio reale utilizzabile, servono dischi che portano 256 Gb, con conseguenze di rallentamenti sull'intero sistema, soprattutto se non si hanno computer performanti in grado di gestire tali spazi di archiviazione.

Inoltre è sempre qualcosa di fisico, che sotto l'aspetto della sicurezza può ricondurre ai rischi di possedere un hard disk esterno.

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Normativa europea sui dati personali per gli studi legali

Il Regolamento Europeo sulla Privacy prevede una normativa ferrea e particolarmente severa in materia trattamento dei dati personali.

Gli studi legali sono in genere esclusi dall'obbligatorietà di tenere un registro ufficiale, a patto che le dimensioni dello studio legale siano medio-piccole e che la tipologia di dati trattati non riconducano a rischi per la libertà dell'interessato e non siano definibili come dati sensibili.

In qualunque altro caso, sei tenuto, come responsabile del tuo studio di avvocato, ad avere il registro idoneo all'iscrizione delle informazioni relative ai tuoi clienti.

Il documento puoi realizzarlo semplicemente attraverso un foglio di calcolo in cui andrai ad inserire i dati relativi al tuo cliente (ma anche ai colleghi e dipendenti del tuo studio), lo scopo del trattamento, le modalità e la durata della conservazione e, in ultimo, se si renderà necessario comunicare a terze parti i dati in questione.

Tra Legaldesk ed Excel vi è perfetta compatibilità e puoi dunque realizzare il lavoro mediante questo programma e poi decidere di salvarlo su Drive o Dropbox, ossia un cloud per mantenere al sicuro il tuo registro.

L'articolo 34 del Decreto Privacy prevede per i professionisti legali che i dati e eventuali strumenti elettronici dei clienti siano adeguatamente protetti e qualora dovessero verificarsi problemi di qualunque genere, come smarrimenti o distruzioni, è necessario provvedere immediatamente al ripristino di quanto andato perduto, pena sanzioni pecuniarie comminate dalle autorità allo studio legale (secondo quanto previsto dal DPCM del 13.11.2014).

Il cloud in questo contesto, rappresenta il posto migliore per poter dormire sonni tranquilli.

Software gestionale in cluod per studio legale: vantaggi

Software gestionale in cluod per studio legale: vantaggi

Sono molti i vantaggi che potrai ottenere qualora dovessi decidere di utilizzare un cloud per la tua attività legale.

  • Sicurezza: uno dei fattori cardine è rappresentato senza dubbio dalla sicurezza di cui puoi disporre servendoti di un cloud. Metodi anti-intrusione efficienti e sempre aggiornati a tua disposizione, accesso tramite password e soprattutto deposito crittografato dei dati, come alcuni offrono. La conservazione informatica di dati e informazioni è al sicuro. Siccome è possibile accedere anche con dispositivi mobili, puoi predisporre l'accesso alla piattaforma attraverso la scansione dell'impronta digitale, il riconoscimento facciale oppure dell'iride del tuo occhio, sfruttando appieno ciò che i nuovi smartphone e tablet ti concedono.
  • Versatilità: puoi decidere di archiviare in cloud qualunque tipo di file, dall'audio al video, dalla relazione in pdf al formato word, da immagini a presentazioni. Inoltre hai modo di gestire il file da postazioni differenti con diversi dispositivi. In questo modo non avrai più il problema di aver dimenticato una chiavetta usb in ufficio oppure di aver dimenticato di stampare un file per riguardartelo a casa. Dal tuo tablet o smartphone l'accesso è abilitato e se sei in tribunale e ti serve un documento, puoi tranquillamente vederlo sul cloud.
  • Risparmio economico: anche se può apparentemente sembrare che la soluzione cloud sia più dispendiosa rispetto a quella tradizionale, la realtà è invece ben diversa. Prendendo come riferimento il software legale Legaldesk, la compatibilità con i principali cloud è inclusa e non è necessario pagare di più. Qualora si desideri avere dei profili più completi su Dropbox, Drive o OneDrive, avendo quindi più spazio a disposizione oppure più servizi disponibili, il supplemento da corrispondere a chi fornisce il servizio è comunque relativamente basso. Inoltre non sono richiesti costi di manutenzione o di aggiornamento.
  • Semplicità di gestione: un cloud non prevede l'installazione di un software apposito e nemmeno la collocazione di un server in studio, ma tutto viene gestito da computer oppure da dispositivo digitale. Non essendoci manutenzione non uscirà mai un tecnico per dover fare dei lavori su computer o su altri supporti fisici.
  • Lavoro condiviso: un altro enorme vantaggio di affidarsi a un cloud riguarda l'organizzazione del lavoro. Hai disponibilità del file che ti interessa ovunque tu ti trovi e se desideri condividere quanto realizzato con un collega basta che salvi il documento nel cloud e gli invii il link o lo metti in condizione di accedere al profilo (o solo a quel singolo file o a quella precisa cartella). In questo modo ti è più facile, ad esempio, controllare ciò che ha fatto un tuo dipendente, correggere direttamente una bozza o prevedere un team di lavoro.

Ecco in sintesi i principali vantaggi relativi ad un gestionale per studio legale in cloud.

  • Non serve acquistare un server o un disco fisso.
  • Non servono chiavette, schede di memoria o cd room.
  • Sicurezza di protezione da virus e attacchi di hacker attraverso sistemi sempre aggiornati.
  • Backup dei dati realizzato automaticamente.
  • Accesso da qualunque dispositivo e da qualunque luogo.
  • Protezione dei dati anche in caso di blackout.
  • Risparmio memoria sui dispositivi in studio (Computer, hard disk, tablet).
  • Condivisione in tempo reale con altri membri dello studio o con clienti.
  • Sincronizzazione con agenda.
  • Nessuna manutenzione richiesta.
  • Nessun acquisto di software speciali.

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Come cambia il tuo lavoro di avvocato con un gestionale cloud

La presenza di un cloud cambia radicalmente il tuo lavoro di avvocato rendendolo più dinamico e attivo.

Se sei abituato a stare in ufficio e gestire tutto dalla tua scrivania, ti troverai sconvolto nel momento in cui avrai a che fare con un cloud, ma quasi certamente, se avrai l'impegno per poter cambiare mentalità e abitudini, ecco che otterrai grandi risultati, vantaggi e soprattutto una resa migliore, con una riduzione delle perdite di tempo.

Il lavoro di avvocato è oggi più improntato sulla tecnologia, su nuove dinamiche in grado di agevolarti molti compiti. Se trovi un errore in un documento puoi correggerlo tu direttamente, oppure basta che chiedi alla tua segretaria di correggere una tua bozza scritta di una lettera.

Immagina di avere sempre con te una grande borsa che contiene tutti i documenti che vuoi, senza però avvertirne il peso. Questo è il grande vantaggio di operare utilizzando un cloud.

Cloud e professione legale si sposano in un connubio perfetto, capace di dare sicurezza, affidabilità, dinamicità e reattività, ma soprattutto praticità.

La gestione del lavoro attraverso questo sistema è molto pratica e fortemente incentivante.

Se hai un'idea, se sei in treno e pensi ad una strategia che ritieni possa darti beneficio in tribunale, non hai altro da fare che scrivere con il tablet o col telefonino degli appunti e dire poi ai membri dello studio di sviluppare le tue indicazioni. Essi accedono alla cartella e tu stesso puoi vedere come stanno operando e in che modo seguono le tue direttive.

Lavorando in cloud, ad esempio con Legaldesk, è tutto più semplice perché potrai renderti conto di come il tuo personale possa remare insieme a te dalla stessa parte.

Hai un gestionale semplice ed efficace che ti pone a disposizione diversi strumenti per ottimizzare il tuo lavoro all'interno dello studio legale, inoltre ben si adatta alla gestione attraverso il cloud dandoti la massima sicurezza sia col server proprio che con l'interazione con Dropbox, Google Drive e One Drive.

Matteo Migliore - Fondatore di LEGALDESK

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Categoria

Gestionale avvocato


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