Avvocato ed abitudini: come gestire l'agenda legale?

Quello dell'avvocato è una missione piuttosto che un mestiere.

Perché fra i mille impegni, le riunioni, lo studio di una causa e gli appuntamenti con i clienti la giornata dovrebbe durare 48 ore. Non 24. Pensaci un attimo: esci di casa verso le nove, arrivi in ufficio e, in men che non si dica, fai ritorno che è quasi l'ora di cena.

E non hai nemmeno fatto in tempo a telefonare quell'amico che ti aveva chiesto un parere in merito ad una causa.

Fare l'avvocato non è semplice come si vede in televisione, poiché la realtà è fatta di persone e situazioni che richiedono tantissima concentrazione e un tempo che non può essere definito a priori.

Ma è possibile rivalutare la professione forense in un'ottica basata sul'efficienza del proprio lavoro e sull'ottimizzazione del tempo. Basta saper gestire l'agenda legale per rivoluzionare la professione di avvocato e le sue abitudini.

Avvocato ed abitudini: perché il tempo non basta mai

La giornata tipo di un avvocato comincia non appena costui varca la soglia del proprio ufficio. Si guarda l'agenda e si analizzano gli appuntamenti già fissati con largo anticipo da chi è addetto alla segreteria.

La mattinata è un continuo via vai fra uffici di cancelleria e tribunali, fra udienze e rinvii: il traffico in pieno centro ci mette del suo per peggiorare la tensione del professionista.

Perché a spaventare un avvocato non è l'esito negativo di una causa o il malumore del giudice di turno.

A spaventare l'avvocato sono proprio gli imprevisti, quelli che fanno capolino così, senza preavviso, facendo perdere preziosi tempo a chi tempo non ne ha molto.

Imprevisti diversi potrebbero essere il cliente (o, peggio ancora, il testimone) che non si presenta in tribunale, il funzionario che trova grane sul fascicolo depositato, il giudice che rinvia l'udienza per qualche minima ragione, un malfunzionamento del sistema informatico che manda in tilt tutti gli uffici.

E se il tempo è prezioso per gli esseri umani, lo è ancor di più per un avvocato su cui grava gran parte dell'organizzazione del proprio ufficio: d'accordo che assistenti e praticanti danno una grossa mano, ma alla fin fine chi ha l'ultima parola è sempre e soltanto il dominus.

Consumato un pasto veloce con alcuni colleghi nel ristorante vicino allo studio, il lavoro di un avvocato prosegue nel pomeriggio che si prospetta essere pieno di impegni. Così pieno da non avere tempo per analizzare l'ultimo orientamento dei giudici ermellini in merito alle cause di separazione dei coniugi.

Arriva il primo cliente, che chiede una consulenza in merito ad un vicino un po' troppo rumoroso, poi giunge il secondo, quello più temibile. Costui è il tipico soggetto da voler tutto e subito e basta poco per capire che l'appuntamento con lui non sarà dei migliori.

Segue quindi una breve riunione con i soci dello studio, magari per discutere delle spese di gestione e dell'assunzione di un nuovo dipendente ed in men che non si dica è già ora di tornare a casa. La cena sarà consumata davanti al pc, aperto sul programma Word per la redazione di un contratto chiesto da un cliente (solo con questo ci si può pagare mezza rata del mutuo).

Un segnale acustico dello smartphone avvisa che la sentenza della Cassazione è in download, giusto il tempo di lavare i denti e leggerla distesi sul letto. Il sonno imperversa e l'attenzione cala: l'increscioso compito di aggiornarsi sulle novità del settore è rimandato a domani, magari durante la pausa pranzo.

Perché per un avvocato il tempo non basta mai? La risposta è semplice: perché mancano delle priorità.

Qualsiasi professionista che si rispetti lavora principalmente nell'ottica del profitto che non è esclusivamente economico, ma può essere anche lavorativo. Un avvocato pensa che lavorare tanto significhi riuscire a fare molto, ma un vecchio adagio recita: chi troppo vuole nulla stringe. Perché allora non pianificare la propria attività?

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Avvocato ed abitudini: la scelta di una strategia

Se la professione dell'avvocato è principalmente intellettuale, rivalutare il lavoro da un punto di vista imprenditoriale potrebbe rivelarsi utile su diversi fronti.

Un imprenditore opera nel breve, nel medio e nel lungo periodo optando per scelte che dovranno avere ripercussioni positive nel presente e nel futuro. Chi fa impresa pianifica tutto, anche i dettagli, e non lascia nulla al caso, nemmeno gli imprevisti.

Per tale ragione un imprenditore riesce ad organizzare un'attività che, esternamente, appare complessa: la realtà imprenditoriale non è fatta solo del lavoro di operai o funzionari, ma abbraccia ambiti come l'amministrazione, la contabilità, la logistica, ecc...

Un avvocato può scegliere la strategia più adatta per organizzare il proprio lavoro, partendo dalle scelte di lungo termine fino ad arrivare alla pianificazione della propria giornata.

Per il futuro si fissano obiettivi valutabili in merito ai risultati da raggiungere (soddisfazione del cliente, fidelizzazione, ampliamento della propria attività, pubblicizzazione dello studio secondo i canoni previsti dal Codice Deontologico Forense). Per il breve periodo si parte proprio dalla riorganizzazione della propria agenda legale.

Riorganizzare non significa esclusivamente stabilire cosa fare e non fare nell'arco di una giornata.

Riorganizzare la propria agenda legale è un qualcosa che richiede skills trasversali, non sempre accettati dallo stesso professionista. Che sia per mancanza di fiducia o per un pizzico di ego, spesso l'avvocato tende a riservare per sé tutte le incombenze della sua attività, rischiando così lasciarsi sfuggire tempo prezioso da dedicare ad altre cose.

Un buon modo per gestire l'agenda legale è quello di scegliere una strategia che punti sulla capacità di ottimizzare il lavoro servendosi del sostegno dei propri collaboratori.

Si parla di ''delega'', ossia di un istituto abbondantemente sfruttato (in ogni suo aspetto) soprattutto dall'imprenditore. Quest'ultimo delega ai vari uffici i diversi ambiti che riguardano l'azienda: la logistica viene affidata al reparto magazzino, la gestione dei dipendenti all'ufficio risorse umane, la contabilità all'ufficio amministrazione.

In questo modo l'imprenditore ottimizza il tempo da dedicare alla ricerca di nuovi prodotti e di servizi che possono migliorare la sua impresa. Solo così riuscirà ad essere competitivo ed in grado di reggere la concorrenza.

Un avvocato può delegare più di un compito, a maggior ragione se collabora con dei soci. Non si tratta di rinunciare ad una parte del proprio profitto, quanto invece di rivalutare in maniera diversa i compiti che ciascun professionista si riserva per sé.

Nel limite di quanto dice la legge, un avvocato può delegare i compiti di amministrazione e di contabilità ad altre persone, ma anche l'attività di ricerca che potrebbe essere svolta, ad esempio, dai praticanti.

La gestione degli appuntamenti viene riservata alla segreteria, ma perché non chiedere pareri ad un collega in merito ad una causa difficile da risolvere?

Avvocato ed abitudini: come scegliere le priorità?

Definiti gli ambiti da delegare, il successivo step sarà quello di darsi delle priorità, ossia di stabilire cosa sia importante fare nell'arco della giornata. Se da un lato le udienze e le visite in cancelleria sono obbligatorie, dall'altro le priorità potrebbero essere:

ottimizzare gli appuntamenti con i propri clienti, dando importanza oggi a chi ne ha più bisogno. Il pomeriggio potrà essere gestito con maggiore facilità, perché non è detto che rimandare un appuntamento significhi perdere quel cliente.
valorizzare il tempo a disposizione cercando di sfruttarlo al meglio senza sprecare troppe energie. Questo eviterebbe di portarsi il lavoro anche a casa, sottraendo momenti preziosi ai propri affetti.
darsi dei limiti, oltre i quali è necessario affidarsi ad altri, magari mediante collaborazioni in team. Il non raggiungere un traguardo non deve essere visto come una sconfitta. ''Non è meglio ottenere un buon risultato piuttosto che arrivarci in anticipo ma con grandi rischi?''.
cercare di capire in anticipo quello che si vuole ottenere. Un cliente ci ha affidato il compito di concludere un buon affare con un'azienda importante e dobbiamo tutelarlo da ogni possibile tranello. L'obiettivo non sarà solo la soddisfazione del cliente, ma anche la capacità di saperlo capire, di fargli intendere cosa effettivamente vuole raggiungere con quell'accordo.
fare del tempo un prezioso alleato. Non un qualcosa che sfugge di mano. Si parte dal concentrarsi su una cosa alla volta, evitando di accumulare il lavoro. Stiamo seguendo una causa civile in tema di risarcimento danni e ci stiamo documentando a riguardo, ma nel frattempo un cliente ci chiede aiuto per una questione penale. Va bene essere versatili e poliedrici, ma riserviamo la consulenza in un momento a parte, da dedicare solo ed esclusivamente al parere legale. Qui, ad esempio, potrebbe venire in aiuto lo strumento della delega.
rinunciare a qualcosa per migliorarne un'altra. Oltre ad essere avvocato un'altro studio ha chiesto una tua collaborazione, e in contemporanea hai in progetto di fare un concorso che potrebbe essere utile per la tua carriera. Anche in questo caso devi darti delle priorità, partendo dalla domanda ''cosa potrebbe soddisfarmi di più?''.
non rinunciare al proprio tempo. Siamo persone umane e come tali abbiamo delle esigenze che non possono rimanere sottaciute a lungo. In primis vengono gli affetti, in secundis i bisogni. Come quello di staccare un po' la spina per ristorare mente e corpo pensando a tutto ciò che non ha a che fare con le incombenze legali. Evadere ogni tanto fa bene ed aiuta a recuperare le forze e le energie necessarie per il proprio lavoro. Ogni tanto sarebbe buono chiudere libri e atti in una stanza per dedicare qualche ora alle proprie passioni.

D'accordo. La professione dell'avvocato vede una concorrenza elevata e bisogna ingegnarsi per sbarcare il lunario. Ma chi va piano va sano e va lontano, diceva qualcuno, e forse sarebbe meglio rivalutare il proprio tempo.

Avvocato ed abitudini: come gestire l'agenda legale?

Gestire l'agenda legale sembra semplice: in commercio sono in vendita tantissime rubriche prestampate appositamente per gli avvocati. Per ogni giorno sono indicati l'ora, la sezione, l'autorità competente, il numero di ruolo, il giudice istruttore, la provenienza, il nome del cliente e dell'avversario, nonché il provvedimento.

In fondo a ciascuna pagina un settore è interamente dedicato all'attività pomeridiana, quindi alla gestione degli appuntamenti e delle riunioni.

Ma l'ottimizzazione del lavoro di un avvocato passa anche dalla tecnologia, che fornisce più di un aiuto per la gestione della propria agenda legale. Si parte con i servizi offerti dai sistemi operativi installati su computer, tablet e smartphone, per giungere ai software gestionali forniti dagli esperti del settore.

In questo modo l'attività del professionista è a portata di mano, racchiusa all'interno di un device che può essere portato ovunque, anche fuori dal lavoro. I software gestionali, assieme ai sistemi operativi, entrano in sincronizzazione fra loro per permettere l'immediato aggiornamento dell'uno e dell'altro.

Leggi un'email? Annoti l'appuntamento sull'agenda elettronica e, immediatamente, fissi l'evento sul calendario indicando come tag il nome di un cliente. Contemporaneamente apri un file in riferimento allo stesso cliente, all'interno del quale archivi documenti ed atti che lo riguardano.

Oltre alla sua email per le comunicazioni veloci, crei la fattura con la parcella, che invierai a destinazione non appena se ne presenterà l'occasione.

Grazie al salvataggio in cloud dei documenti, puoi visionare ciò che vuoi dal computer di casa, nonostante gran parte del lavoro sia stato creato dai device dell'ufficio. Basta avere le credenziali giuste, un ottimo antivirus (per evitare tentativi di randsomware) e nei cinque minuti liberi puoi visionare immediatamente il documento che ti serve.

Il software gestionale ha ulteriori peculiarità che possono agevolarti in gran parte delle incombenze. Pensa all'archiviazione dei dati appartenenti ai tuoi clienti: un'archiviazione digitale, facile da consultare, ti consentirà di smaltire gran parte del lavoro in pochissimo tempo.

Le priorità possono essere fissate anche nell'agenda digitale, sfruttando proprio la versatilità di questo strumento. Con il processo telematico puoi addirittura scaricare i documenti che ti servono, senza necessariamente recarti in Tribunale per estrarne copia.

Puoi consultare le cause in corso, accedere ad una serie di informazioni risparmiando quel tempo che potrebbe ritornarti utile per altre priorità. Come se non bastasse l'agenda digitale può essere controllata ovunque, e sincronizzata in maniera tale da renderti visibile nell'immediato le priorità più importanti.

La digitalizzazione del processo civile ha semplificato di molto le incombenze dell'avvocato: perché non fare propri questi principi per migliorare il lavoro professionale?