Un vero professionista si dice si riconosca innanzitutto dall'iter lavorativo, da quelle azioni di routine che permettono un'ottimizzazione del lavoro e un organizzazione efficiente.
Ecco quindi che in questo articolo esamineremo le abitudini più importanti degli avvocati, dando anche consigli utili e suggerimenti per lavorare sempre meglio e snellendo alcune pratiche ordinarie.
Utilizzo dell'agenda legale
Tra le consuetudini giornaliere dell'avvocato ecco che spicca la consultazione dell'agenda legale che, in versione digitale, consente di ottimizzare, annotare e programmare con facilità appuntamenti, udienze, note, ecc.
Legaldesk ad esempio offre un software impeccabile ed intuitivo, di cui è disponibile anche una versione prova, perfetto per snellire parte del lavoro legale d'ufficio, anche se si è fuori sede. Molte volte durante la giornata si consulterà l'agenda legale, che diverrà un vero punto di riferimento, un calendario dinamico e facile da utilizzare.
Sfruttando questi software appositi verranno evidenziati gli impegni in funzione della data di scadenza e per livello di priorità. Non solo, ogni appuntamento o nota è collegabile ai documenti specifici ed inerenti: davvero una funzione efficiente e necessaria che limita anche possibili errori o dimenticanze.
L'agenda legale è fondamentale e, soprattutto per chi ha un piccolo studio, potrà assolvere alle funzioni di una segretaria. Mentre negli studi più grandi fungerà da supporto ai dipendenti e potrà essere consultabile da tutti i professionisti dello studio.
Si tratta in definitiva, specie per i software avanzati e ben realizzati, di uno strumento versatile e personalizzabile secondo le proprie reali esigenze ed abitudini. Ad ogni modo è fondamentale basare il proprio metodo lavorativo su un agenda e, proprio come spesso di usa dire dei negozi, tutto parte dal retro, dall'organizzazione.
Un'attività commerciale si rivela vincente e ben organizzata se ha un magazzino altrettanto efficiente e funzionale, così per l'avvocato è indispensabile avere abitudini radicate e che ottimizzino tutti gli step pratici propri del mestiere legale.
Inoltre, un supporto informatizzato è importantissimo anche per far fronte alle innovazioni legislative e legate anche all'aspetto finanziario, per non scordare e automatizzare scadenze, pagamenti e simili.
LEGGI ANCHE: Come trasformare le tue parole in soldi
Fatturazione digitale
Il processo di fatturazione e, in generale, tenere sotto controllo entrate e uscite e il bilancio totale del proprio lavoro, è un altro aspetto importante del lavoro di professionista.
Ogni legale, dipendente o libero professionista autonomo, dovrà necessariamente avere un commercialista che tenga conto delle sue finanze e documenti burocratici fiscali, ma lui stesso dovrà occuparsi di una parte strettamente economica.
Punto importante è l'entrata in vigore della fatturazione elettronica a partire dal primo gennaio 2019, che ancora non è ben stata spiegata. In pratica si indica il processo digitale legato alla gestione delle fatture commerciali durante il loro intero ciclo di vita.
In particolare le fasi codificate e da tenere sotto controllo sono: la creazione, l'emissione, la ricezione e la conservazione. Le fatture elettroniche sono in sostanza veri documenti fiscali creati sfruttando un processo informatico.
Questi documenti sono anche firmati digitalmente e, non meno importante, verificati e trasmessi tramite il SdI, cioè il Sistema di Interscambio, gestito direttamente dall'Agenzia delle Entrate. Infine, le fatture digitali sono conservate per un minimo di 10 anni, sempre in formato digitale.
Ciò che viene spesso sottolineata è la riduzione delle tempistiche di registrazione dei dati fiscali ed un sensibile risparmio di carta, manodopera e, tra l'altro una maggior sicurezza e tracciabilità dei documenti.
Secondo molti, grazie alla digitalizzazione, sarà anche più difficile evadere fiscalmente, o incorrere in sanzioni per eventuali perdite di documenti cartacei.
Fatturazione elettronica per l'avvocato
Dall'1 gennaio 2019 entrerà tra le abitudini più importanti dell'avvocato anche la fatturazione elettronica. Lo stesso legale potrà lasciare l'incarico ad uno studio di commercialisti o intermediari, o ancora usufruire di un software apposito.
In entrambi i casi è necessario che siano rispettati gli standard richiesti e che le operazioni siano svolte correttamente e nei tempi stabiliti. Sono proprio i software a riscuotere nell'ultimo periodo grande successo, anche perché consentono un risparmio economico e di tempo notevole al professionista, oltre ad una precisione senza eguali.
Non solo, i programmi digitali specializzati si occupano automaticamente dei passaggi fondamentali della fatturazione ed escludendo ogni possibile errore umano.
In particolare sono studiati per il calcolo totale delle fatture emesse, la creazione di fatture con file in formato XML, il controllo preventivo pre invio del documento.
E infine si occupano anche della trasmissione della fattura tramite file all'Agenzia delle Entrate e del monitoraggio e della gestione delle notifiche ricevute in relazione alle fatture emesse.
Mediante questi software, l'avvocato dovrà unicamente inserire i dati del cliente, i servizi da contabilizzare, la firma digitale. La procedura è molto semplice e veloce, intuitiva e snella.
Costi della fatturazione elettronica
La fatturazione tradizionale, cioè cartacea, ha un prezzo singolo che varia da circa 10 a 50 euro da quando viene creata fino ad essere distrutta, ma ciò cambia da stato a stato.
La fatturazione elettronica promette un notevole risparmio economico sotto più fronti, primo fra tutti quello relativo all'attività manuale. Non solo, a livello di impatto ambientale verranno diminuiti gli scarti ed il consumo generale di carta, con conseguente diminuzione nell'uso di francobolli, buste, ecc.
Il professionista impiegherà anche molto meno tempo nelle pratiche di archiviazione, che con un software potrà fare totalmente in autonomia senza dover ingaggiare un dipendente. Quindi più tempo da investire nell'attività o nello svago a seconda dei casi.
Secondo alcuni calcoli il risparmio economico generale si aggira attorno al 60, 80% in meno rispetto alla fatturazione cartacea tradizionale. Però se si opterà per una fatturazione solo in parte digitale, allora il risparmio economico e di tempo sarà nettamente inferiore di quello pronosticato.
Per poter comprendere il funzionamento dei software è necessario provarli, magari sfruttando le versioni di prova gratuite e prendere confidenza con il processo elettronico.
In alternativa è bene muoversi per tempo ed ingaggiare un addetto alla fatturazione informatizzata: un praticante, un famigliare, una segretaria di studio, o un dipendente assunto appositamente per assolvere a questa mansione.
Ad ogni modo il primo gennaio 2019 l'entrata in vigore delle fatture elettroniche cambierà alcune abitudini dell'avvocato e di molto altri professionisti.
Pratiche giornaliere
Le abitudini più importanti degli avvocati sono molte e, altrettante, quelle personali e soggettive. In via generale, dopo aver analizzato l'importanza dell'agenda digitale e aver sottolineato l'entrata in vigore della fatturazione elettronica obbligatoria, è bene soffermarsi su altri iter indispensabili e che vanno regolati al meglio.
L'organizzazione è fondamentale, non solo per velocizzare i tempi e lavorare serenamente, ma anche per non incorrere in errori o dimenticanze. Stabilire quindi un calendario, distribuirsi i compiti con i colleghi si rivela un ottimo modo per organizzare l'intera settimana lavorativa.
Anche chi lavora in totale autonomia è bene stabilisca delle giornate dedicate ad esempio a specifiche faccende, pianificando le scadenze, ecc. Ci sono servizi poi che riescono ad ottimizzare notevolmente il tempo a disposizione come il servizio postale privato. Alcuni enti si recano direttamente presso l'ufficio del legale e prelevano la posta, la spediscono e rispettano di gran lunga i tempi previsti.
Non solo, alcuni servizi sono anche molto, molto economici e la privacy è sempre garantita. Sempre trattando l'aspetto informatico, ci sono molti professionisti che dispongono di un sito vetrina ideale per farsi conoscere e procacciarsi nuovi clienti. Sempre rispettando l'etica e le normative in ambito pubblicitario legate al mestiere di avvocato, è indispensabile curare queste pagine web, tenerle attive e ricche di contenuti: ecco che un esperto addetto al portale si rivela fondamentale.
La gestione del sito o pagina social può essere delegato ad un professionista, i contenuti e gli articoli possono essere scritti da un ghostwriter o copywriter e così via.
Come per molti altri mestieri, è importante delegare e rivolgersi a personale specializzato, discreto ed efficiente, che è un po' il principio della fatturazione elettronica se ne guardiamo la parte meramente pratica.
LEGGI ANCHE: Marketing automatico: nuovi clienti per l'avvocato online
Organizzazione: consigli e strumenti
Come detto e sottolineato più volte, organizzarsi al meglio è importantissimo per lavorare bene, senza errori, quanto più tranquillamente possibile, evitando anche disguidi e limitando gli imprevisti.
Per farlo, non solo è bene circondarsi di collaboratori svelti, svegli, puntuali ed abili, ma è anche opportuno affidarsi a software e strumenti informatici ad hoc.
Innanzitutto un buon computer sarà molto utile, ma andrà fatto controllare periodicamente da un tecnico e lo stesso vale per gli altri apparecchi collegati come la stampante, lo scanner e simili. Utile è anche il programma di invio fax da computer: sul mercato ne esistono di diverse versioni e facili da usare anche da smartphone.
Infine, particolarmente utile è un software specifico per avvocati, capace di organizzare al meglio le consuete attività lavorative. Legaldesk ad esempio, leader in campo informatico legale, offre un programma specifico e intuitivo, in cloud e integrato agli strumenti giù in uso come Google Drive, Google calendario, OneDrive, Dropbox e simili.
Si tratta di un'agenda legale elettronica perfettamente ottimizzata e completa, personalizzabile sulle specifiche esigenze dell'avvocato e sicura. Il nostro consiglio è quello di provarla per 30 giorni e valutare direttamente i tanti servizi offerti. Snellire il lavoro, organizzarlo al meglio è una delle abitudini principali degli avvocati e in grado di convogliare al meglio l'intero planning e la mole di lavoro.
